¿Cómo hacer una retrospectiva para fin de año?

La dinámica del trabajo diario nos impide hacer un alto en el camino para reflexionar. Pero si no te detienes a hacer una retrospectiva va a ser complicado que entres en un proceso de mejora continua.

Ahora que estamos por cerrar el año me parece un buen momento para realizar una retrospectiva anual. Aunque es lógico que pensemos que está dinámica de hacer una retrospectiva es exclusiva para nuestros equipos de trabajo o para el ámbito profesional, quiero dejar expresado en este artículo cómo es que podemos aprovechar una retrospectiva a nivel personal.

¿Qué es una retrospectiva?

Una retrospectiva es ese momento donde hacemos un alto en el camino para reflexionar sobre lo que hemos hecho recientemente y cómo podemos mejorar en el futuro cercano.

En entornos ágiles, una retrospectiva representa una oportunidad para que el equipo pueda mejorar. Son sesiones que se realizan frecuentemente, de forma recomendada, al finalizar cada ciclo de trabajo, por ejemplo cada 2 semanas.

En su mínima expresión, una retrospectiva atiende las siguientes preguntas:

• ¿Qué hemos hecho bien en el último ciclo de trabajo?
• ¿Qué debemos dejar de hacer?
• ¿Qué vamos a implementar para mejorar?

Una buena retrospectiva nos dará como resultado un par de ideas que implementaremos en el siguiente ciclo de trabajo y potencialmente un backlog de ideas que podemos ir implementando en futuros ciclos de trabajo.

Así es como entramos en un proceso de mejora continua, implementando pequeños cambios en cada ciclo de trabajo.

2 recomendaciones para hacer una retrospectiva exitosa

Cuando tus retrospectivas no están siendo exitosas el equipo inmediatamente lo percibirá como una pérdida de tiempo y ya no va a querer participar en sesiones de este tipo. Para que esto no te suceda te recomiendo lo siguiente:

1- Planear es la clave. Una sesión de retrospectiva que no fue planeada se percibe en los primeros minutos de haber iniciado. Si llegas a improvisar tu equipo se dará cuenta y no vas a obtener lo mejor de ellos.

Dentro de tu planeación debes contemplar la definición de un objetivo claro, un espacio al inicio de la sesión que sirva para que los integrantes del equipo se pongan en la misma sintonía, actividades para recabar información y por supuesto un espacio de la sesión para el cierre y los acuerdos.

2- Llevar a la acción. A veces las sesiones de retrospectiva se quedan en buenos momentos para socializar lo que hemos hecho bien o mal, incluso surgen buenas ideas para poder mejorar, sin embargo no se les da continuidad para llevarlas a la acción.

Esto también va minando el ánimo del equipo. Si no se llevan a la acción las ideas, no estamos mejorando como equipo y solamente estamos perdiendo el tiempo en las retrospectivas.

 ¿Cómo hacer una retrospectiva para fin de año?

Al entrar al fin de año me parece el momento más adecuado para hacer una retrospectiva. Sí, por supuesto, con tu equipo de trabajo. Pero, también, puedes aprovechar para hacer una retrospectiva personal.

El primer paso es darte el tiempo necesario para pausar tu dinámica de trabajo y reflexionar. Realmente no requieres de mucho tiempo. Lo digo porque seguramente ese será tu principal pretexto. “¿En qué momento si no tengo tiempo?”. Seguro que puedes hacer el esfuerzo de tomar unos 60 minutos de tu tiempo.

Aunque te puedes apegar solamente a responder las 3 preguntas que mencionaba más arriba, te recomiendo utilizar una técnica conocida como FLAT (Futuras Acciones, Lecciones Aprendidas, Logros y Agradecimientos).

Las veces que he ocupado está técnica, siempre he dejado las futuras acciones para el final. Me gusta comenzar por reflexionar sobre lo que hemos aprendido, para seguir con los logros y agradecimientos.

La idea es que escribas en cada uno de los recuadros. No importa si no tienes post-it o un tablero virtual. Lo realmente valioso es que escribas tus reflexiones, puede ser en una libreta o en un simple archivo de Word.

Una vez que tengas toda la información es momento de priorizar las futuras acciones. No puedes comenzar a implementar todo al mismo tiempo. Elige dos o máximo tres cosas para comenzar en las primeras semanas del año. Las demás quedarán en tu backlog para que las implementes poco a poco.

De preferencia, no esperes a que llegué el final del siguiente año para realizar otra retrospectiva. Recuerda que hacer estos altos en el camino te ayudan a entrar en un proceso de mejora continua.

Conclusiones:

En la filosofía Ágil las retrospectivas son las reuniones que se llevan a cabo al terminar un sprint, iteración o liberación. La siguiente definición de Diana Larsen nos permite comprender mejor estas reuniones: “Es una reunión especial en la cual un equipo decide hacer una pausa para reflexionar sobre el trabajo realizado, ver qué lecciones pueden capitalizar y decidir cómo aplicar lo que aprendieron en su futuro cercano.”

Me parece que esta recta final del año es un momento oportuno para poner una pausa a las actividades de tu día a día y hacer una retrospectiva que te encamine a mejorar de cara al siguiente año.

Si estás interesado en conocer más sobre cómo llevar a cabo una retrospectiva para este fin de año te invito al webinar que estaré realizando el miércoles 14 de diciembre. Es gratuito y te puede registrar aquí.