A pesar de la creencia generalizada de que podemos manejar múltiples tareas al mismo tiempo, la realidad es muy diferente. Es por eso que, limitar el trabajo en curso WIP (Work in Progress), es esencial para no caer en la trampa de la multitarea.
Ahora con las herramientas virtuales quizá se esconden un poco, pero cuando veíamos los tableros en la oficina, en muchas ocasiones, la cantidad excesiva de papelitos con tareas por hacer, nos ponían a pensar que pronto íbamos a necesitar otra pared de la oficina.
Cuando vemos tableros como los que muestra la imagen de abajo, es claro que no hay límites en los WIP, no hay respeto por los plazos y esto provoca que el nivel de predictibilidad sea bajo.
En el desarrollo ágil, los límites de trabajo en curso (WIP, del inglés «work in progress») establecen la cantidad máxima de trabajo que puede existir en cada estado de un flujo de trabajo. Esta limitación permite optimizar la eficiencia en el flujo de un equipo.
Los límites WIP están, por lo general, asociados a Kanban, donde los tableros cuentan con números en la parte superior de cada columna y representan la cantidad máxima de trabajo permitido en el sistema en un momento determinado.
De forma implícita, también en Scrum tenemos nuestro límite WIP, representado en el backlog del Sprint, que es el compromiso del equipo para una determinada iteración. Sabemos que durante un sprint no se puede agregar ningún trabajo adicional, con lo que queda definido prácticamente un límite WIP por sprint.
La promesa de trabajar con límites WIP es, que la predictibilidad de la finalización del trabajo aumenta y los tiempos de ciclo disminuyen.
Seguimos pensando que las personas son capaces de realizar multitareas, cuando no puede existir algo más falso, ya que ello significaría que se puede trabajar de forma activa y con total concentración en dos cosas al mismo tiempo.
¿Realmente puedes hacer dos tareas completamente independientes entre sí y con total concentración, al mismo tiempo? Seguramente no. Presumimos que tenemos la capacidad de hacer multitareas, cuando en realidad lo que hacemos es estar cambiando entre tareas inconclusas.
Este cambio entre tareas nos perjudica por varias razones, por ejemplo, reduce el rendimiento del trabajo del equipo e impacta en su capacidad para pronosticar la entrega de manera consciente, se han detectado pérdidas de productividad entre 20% y 40%, además de que las personas son más propensas a cometer errores cuando realizan varias tareas a la vez.
Adicional a esto, el flujo de entrega de valor para nuestros clientes se ve afectado cuando una docena de tareas están en “curso”, pero de las cuales, solo una está siendo realmente atendida en un momento dado y el resto se encuentran en espera.
Si aplicamos los límites WIP adecuadamente evitaremos iniciar demasiadas tareas simultáneamente, logrando una máxima concentración en concluir lo que realmente importa, en lugar de estar saltando de una tarea a otra.
Conclusiones
Si estamos enfocados en la generación de valor para nuestros clientes es necesario voltear a ver nuestro flujo de trabajo. Seguro te darás cuenta de que, si no hay límites WIP, hay un desbordamiento de tareas por hacer y nada se concluye.
La respuesta no es la “multitarea”, lo cual, lejos de ayudarnos nos perjudica en varios sentidos. La mejor estrategia que podemos implementar es la de poner límites a nuestro trabajo en curso, atender una tarea a la vez hasta terminarla, en lugar de saltar de una a otra.
Referencias:
Leopold Klaus. (2019). Reconsiderando Agile. Por qué los equipos ágiles no tienen nada que ver con la Agilidad Empresarial.
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