Analiza y confirma las expectativas<\/strong><\/p>\nNormalmente al inicio de un proyecto de evaluaci\u00f3n, las organizaciones tienen grandes preocupaciones acerca de si tendr\u00e1n que implementar todas las recomendaciones o bien si tienen alguna elecci\u00f3n respecto a qu\u00e9 hallazgos tomar en cuenta y cu\u00e1les no.<\/p>\n
Si la evaluaci\u00f3n fue solicitada por un organismo externo, otras preocupaciones pueden incluir el que los hallazgos afecten el futuro de la organizaci\u00f3n o de alguna forma lo pongan en riesgo, o la forma en que estos descubrimientos afecten la estabilidad del trabajo o que como resultado se pierdan posiciones de trabajo.<\/p>\n
Por todo eso, una parte importante del trabajo es identificar las expectativas de los actores clave, respecto a c\u00f3mo ser\u00e1 usada la informaci\u00f3n que surja como producto de conducir el an\u00e1lisis.<\/p>\n
Una vez que esta actividad se ha concluido, es necesario incluir los mensajes apropiados en el plan de comunicaci\u00f3n. Es muy recomendable establecer y comunicar con toda claridad la forma en que ser\u00e1 usada la informaci\u00f3n resultante y c\u00f3mo esto puede afectar el futuro de la organizaci\u00f3n y la forma de trabajo actual. Si el personal de la organizaci\u00f3n anticipa riesgos derivados de esta iniciativa, t\u00edpicamente no participar\u00e1n activa y voluntariamente, esto puede tener como consecuencia que no compartan la informaci\u00f3n o que se \u201cguarden\u201d detalles respecto a c\u00f3mo se lleva el trabajo actualmente.<\/p>\n
S\u00ed tanto el patrocinador como el personal se ponen de acuerdo en cuanto a las implicaciones de los hallazgos y las expectativas y preocupaciones de los distintos grupos de inter\u00e9s est\u00e9n claras, la ruta hacia una evaluaci\u00f3n exitosa estar\u00e1 despejada.<\/p>\n
Una evaluaci\u00f3n debe ser percibida como la forma m\u00e1s apropiada y un paso cr\u00edtico hacia el progreso de la organizaci\u00f3n o como una jornada de aprendizaje; y no como una cacer\u00eda de brujas que solo busca identificar culpables de las situaciones que se encuentren.\u00a0<\/p>\n
Lo m\u00e1s deseable es que los resultados del proyecto de evaluaci\u00f3n sirvan para establecer una l\u00ednea base contra la cual comparar si los cambios que se decidan implementar para mejorar a la organizaci\u00f3n est\u00e1n dando resultado o no. Esto supone que la evaluaci\u00f3n debe ser percibida como un programa continuo y no como un esfuerzo de \u00fanica vez.<\/p>\n
2.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/strong>Amplitud y profundidad de habilidades necesarias <\/strong><\/p>\n\u00a0<\/strong>Un aspecto cr\u00edtico para conducir una evaluaci\u00f3n y obtener los mejores resultados de esta naturaleza es poder colaborar con gente que sea sensible, imparcial, experimentada y que cuente con las habilidades necesarias.<\/p>\nT\u00edpicamente, los consultores deber\u00edan de contar con experiencia organizacional, conocimiento de la industria y tener las habilidades necesarias. Idealmente un grupo de evaluaci\u00f3n tendr\u00e1 dos miembros para contar con\u00a0 un rango m\u00e1s amplio de experiencia y asegurar que no se omiten los incidentes que seguramente se presentar\u00e1n. Los miembros del equipo que cuenten con gran experiencia de desarrollo organizacional y conocimiento de la industria no s\u00f3lo tendr\u00e1n mayor capacidad para identificar y manejar los incidentes que se presenten, sino que contar\u00e1n con un mayor nivel de credibilidad con los diversos actores de la organizaci\u00f3n que est\u00e9 siendo evaluada. Esta credibilidad es un activo importante para el equipo del proyecto pues ayudar\u00e1 a crear una buena relaci\u00f3n con los actores clave de la organizaci\u00f3n e incrementara la profanidad del an\u00e1lisis de los desaf\u00edos y fortalezas con que cuenta la organizaci\u00f3n.<\/p>\n
\u00a03. Soporte y nivel de compromiso de la alta direcci\u00f3n<\/strong><\/p>\nEste tema puede ser una amenaza especialmente grande cuando se requiere que la evaluaci\u00f3n sea ofrecida como condici\u00f3n para obtener un contrato o alguna prerrogativa para la organizaci\u00f3n, no obstante est\u00e1 presente en la mayor\u00eda de los proyectos de evaluaci\u00f3n, sin importar quien lo haya solicitado.<\/p>\n
La organizaci\u00f3n debe establecer como espera beneficiarse de la experiencia, antes de que el proyecto d\u00e9 inicio. La prestancia y apertura a aprender como parte del proceso es cr\u00edtica. Por esta raz\u00f3n, es mucho m\u00e1s efectivo si la evaluaci\u00f3n surge como una propuesta de la propia organizaci\u00f3n, o en el peor de los casos, debe ser realizada con un enfoque de evaluar en conjunto con la organizaci\u00f3n y no evaluar a la organizaci\u00f3n.<\/p>\n
El compromiso de la alta direcci\u00f3n y del personal maximizan las posibilidades de que se preste real atenci\u00f3n a los hallazgos y de que se implementen los cambios necesarios. Si el director ejecutivo es el \u00fanico representante involucrado profundamente en la evaluaci\u00f3n, entonces los hallazgos \u201cpertenecer\u00e1n\u201d al director ejecutivo. En caso de que \u00e9l falte, los resultados de la evaluaci\u00f3n se perder\u00e1n pues el resto del personal no sentir\u00e1 que los resultados son de su propiedad.<\/p>\n
\u00a0Involucrar a los actores clave de la organizaci\u00f3n, desde el inicio, es decir desde que se elije el m\u00e9todo de evaluaci\u00f3n y el consultor que la practicar\u00e1 as\u00ed como en las discusiones estrat\u00e9gicas al respecto, ayudar\u00e1 a que un mayor n\u00famero de personas se comprometa m\u00e1s profundamente con el proceso y con ello estar\u00e1s mitigando uno de los riesgos m\u00e1s significativos de un proceso de esta naturaleza. Algunos procesos de evaluaci\u00f3n consideran la participaci\u00f3n de dos o tres miembros de la direcci\u00f3n y otros dos o tres colaboradores dentro del equipo que en conjunto con los consultores para contribuir en la planeaci\u00f3n del proceso y en\u00a0 dise\u00f1ar el plan de comunicaci\u00f3n m\u00e1s apropiado para las caracter\u00edsticas de la empresa.<\/p>\n
Una participaci\u00f3n y compromiso amplios tambi\u00e9n benefician al proceso pues esto asegura que se toman en cuenta un mayor n\u00famero de observaciones, lo que a la larga contribuir\u00e1 a minimizar los problemas potenciales de resistencia al cambio.<\/p>\n
\u00a04. Un marco de referencia probado<\/strong><\/p>\nUn marco de referencia y herramientas de evaluaci\u00f3n\u00a0 bien probadas asegurar\u00e1n que elementos cr\u00edticos no se escapen y que haya existan bases te\u00f3ricas o investigaci\u00f3n que sustente el an\u00e1lisis y las recomendaciones. <\/strong><\/p>\nUn marco de referencia para la efectividad de la organizaci\u00f3n deber\u00eda describir que componentes son vistos como cr\u00edticos para que la organizaci\u00f3n funcione y la forma en que estos componentes interact\u00faan y se desempe\u00f1an en una organizaci\u00f3n que funciona efectivamente. Actualmente existen distintos modelos en el mercado que han ido apareciendo porque la gente necesita enfatizar sobre componentes individuales o usan distinta terminolog\u00eda o han sido ajustados para un tipo particular de industria u organizaci\u00f3n. Por ejemplo TenStep Latinoam\u00e9rica usa videre\u00ae que es nuestro un de referencia para evaluar organizaciones desde el punto de vista de direcci\u00f3n de proyectos y abarcamos aspectos de: Liderazgo ejecutivo, la habilidad de la organizaci\u00f3n para trabajar en equipo de manera efectiva y el dominio individual de la disciplina y la existencia de un modelo de procesos comunes de direcci\u00f3n de proyectos\u00a0 y c\u00f3mo \u00e9ste es aplicado en la organizaci\u00f3n; lo\u00a0 que nos ofrecen una visi\u00f3n panor\u00e1mica de c\u00f3mo la organizaci\u00f3n est\u00e1 habilitada para conducir proyectos efectivamente.<\/p>\n
Si est\u00e1s en el proceso de elegir un consultor, aseg\u00farate de que discutes con los candidatos los distintos modelos y marcos de referencia que usan t\u00edpicamente. Si necesitas que diversos consultores trabajen dentro de un marco de referencia que tu has seleccionado, aseg\u00farate de que los consultores tiene un entendimiento com\u00fan de los est\u00e1ndares de la industria, es decir, lo que constituye un desempe\u00f1o sobresaliente, aceptable o inadecuado en cada \u00e1rea o indicador. Asimismo cerci\u00f3rate de que son capaces de comunicar clara, asertiva y contundentemente tanto el marco de referencia como los hallazgos.<\/p>\n
5.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/strong>Informaci\u00f3n completa y precisa<\/strong><\/p>\nEl contar con informaci\u00f3n completa es tanto un reto como una necesidad. Es natural para el ser humano ser un poco celoso de informaci\u00f3n personal o sensitiva a gente que no les inspira seguridad y confianza. Es imperativo entonces crear esos elementos. Esto requiere tiempo y un equipo experimentado de evaluaci\u00f3n. Los pasos para asegurar que se cuente o se recopile informaci\u00f3n precisa incluyen:<\/p>\n
\n- \u00a0Selecci\u00f3n de consultores que sean capaces de inspirar confianza y aseguren un proceso imparcial.<\/li>\n
- Asegurar que la directiva y el personal est\u00e1n profundamente comprometidos con el proyecto de evaluaci\u00f3n y que fomentan que todos los participantes sean honestos, reflexivos en sus respuestas.<\/li>\n
- Recopilar informaci\u00f3n de distintas fuentes, directivos, gerencia media, colaboradores, grupos externos de inter\u00e9s como proveedores etc.<\/li>\n
- Ser transparente acerca de qu\u00e9 informaci\u00f3n va a ser compartida, con quien ser\u00e1 compartida y como ser\u00e1 compartida.<\/li>\n
- Garantizar el anonimato de quien est\u00e1 respondiendo ser\u00e1 muy favorable para evitar se\u00f1alamientos y represalias. Cierta vez, Jos\u00e9 el gerente de \u00e1rea de\u00a0 TI de un cliente, nos pidi\u00f3 citarlo al emitir un comentario. Es importante valorar la conveniencia de hacerlo para los prop\u00f3sitos del proyecto pues esto puede resultar contraproducente si sus comentarios resultan en agravio de alguna otra \u00e1rea o persona dentro de la organizaci\u00f3n. Es importante dejar\u00a0 claro que la informaci\u00f3n recopilada en cada entrevista, debe ser tratada como confidencial\u00a0 y s\u00f3lo para efectos de identificar \u00e1reas de oportunidad o fortalezas. \u00a0<\/li>\n<\/ul>\n
Es recomendable que los resultados finales sean revisados con un grupo selecto de participantes con el fin de validar la asertividad de la presentaci\u00f3n e identificar algunas mejoras en cuanto a como presentar los resultados de manera que impacten pero que no representen una amenaza para nadie en la organizaci\u00f3n.<\/p>\n
6.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/strong>Confidencialidad y propiedad de la informaci\u00f3n<\/strong><\/p>\nAunque muchas organizaciones est\u00e1n \u00e1vidas de recibir sus resultados, lo cierto es que al mismo tiempo existe mucho temor respecto a quien va tener acceso a la informaci\u00f3n y a qu\u00e9 nivel de detalle. La clave para evitar estas preocupaciones, es clarificar de antemano quien es el due\u00f1o de la informaci\u00f3n y la forma en que \u00e9sta ser\u00e1 compartida y usada.<\/p>\n
7.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/strong>Act\u00faa<\/strong><\/p>\n\u00a0<\/strong>Ya concluiste el proceso de evaluaci\u00f3n, ya tienes los resultados \u00bfy ahora qu\u00e9? Los resultados de la evaluaci\u00f3n son importantes porque sirven para establecer una l\u00ednea base de comparaci\u00f3n.<\/p>\nAdem\u00e1s de la l\u00ednea base que est\u00e1s generando, uno de los resultados m\u00e1s importantes del proceso de evaluaci\u00f3n, es el documento que describe la situaci\u00f3n actual y con ella los hallazgos m\u00e1s importantes. En este documento podr\u00e1s encontrar cuales son las fortalezas y las debilidades actuales y a partir de all\u00ed, desarrollar un plan de acciones a corto, mediano y largo plazo que permita mejorar la forma de trabajo y cerrar las brechas de desempe\u00f1o que pudieran encontrar.<\/p>\n
Riesgo alto \u2013 Beneficios Grandiosos<\/strong><\/p>\nNecesitas reflexionar y estar atento acerca de estos siete factores de \u00e9xito al llevar a cabo la planeaci\u00f3n y conducci\u00f3n de un programa de evaluaci\u00f3n. M\u00e1s all\u00e1 de las buenas intenciones, siempre que alguien de afuera entra a la organizaci\u00f3n, se enturbia la vida y el trabajo dentro de \u00e9sta. Ya sea que se haga de manera intensiva o discreta, una evaluaci\u00f3n puede provocar conflictos y frustraciones, baja de productividad y resentimiento dentro de la organizaci\u00f3n; pero si se hace bien, puede proyectarla hacia una etapa m\u00e1s fuerte en su evoluci\u00f3n.<\/p>\n
Un problema com\u00fan en las organizaciones es la ceguera de taller que impide identificar el \u201cpolvo que se va a cumulando bajo la alfombra\u201d haciendo que se acostumbren a trabajar de determinada forma. Quiz\u00e1s no se den cuenta que de que al andar con sistemas ineficientes y tener una gran cantidad de capacidades incumplidas no alcanzan su m\u00e1ximo desempe\u00f1o.<\/p>\n
Una evaluaci\u00f3n puede tener diversos resultados. Puede incrementar la eficiencia, multiplicar los impactos positivos, revitalizar a la alta direcci\u00f3n y estimular al personal hacia nuevas direcciones. Una evaluaci\u00f3n puede ser como un motor que impulse a la organizaci\u00f3n hacia un espiral de mejora continua. Sin embargo como cualquier forma de poder, debe ser usada con cuidado y de manera inteligente.<\/p>\n
Reproducido y adaptado con autorizaci\u00f3n del autor.<\/p>\n
———————————————————————————————<\/p>\n
Jorge Vald\u00e9s Garciatorres<\/strong> es Socio Director de la firma de consultor\u00eda de negocios TenStep Latinoam\u00e9rica y Vicepresidente de Desarrollo Profesional en el PMI Cap\u00edtulo M\u00e9xico, es miembro de Toast Masters International en donde es Vicepresidente de Relaciones P\u00fablicas en el Club BIAM. Cuenta con m\u00e1s de 20 a\u00f1os de experiencia y tiene las certificaciones de Profesional en Direcci\u00f3n de Proyectos (PMP), la de ITIL Foundations por EXIN y la de Competent Communicator por TMI.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Una evaluaci\u00f3n organizacional es, en el mejor de los casos, un paso hacia un desempe\u00f1o mejor y m\u00e1s saludable. Permite a las organizaciones dar un paso hacia atr\u00e1s y revisar su desarrollo, sus fortalezas, sus desaf\u00edos y las alternativas que tienen de cara a labrarse un futuro exitoso. Una evaluaci\u00f3n puede ayudar a las empresas a entender como se est\u00e1n desempe\u00f1ando en comparaci\u00f3n con sus pares. Este puede ser el punto de lanzamiento para planear un cambio organizacional. Una iniciativa de esta naturaleza motivar a que un consejo directivo lento agilice sus decisiones o incluso ayudar a conseguir fondos para proyectos de transformaci\u00f3n y cambio cultural.<\/p>\n
Sin embargo, al ser conducida, una evaluaci\u00f3n organizacional tendr\u00e1 alg\u00fan impacto en la organizaci\u00f3n por lo que debe ser realizada con mucha inteligencia. El mejor enfoque para llevar a cabo una evaluaci\u00f3n organizacional es que el modelo de evaluaci\u00f3n sea capaz de ajustarse a las necesidades, recursos, metas y restricciones espec\u00edficas de tu organizaci\u00f3n. Para que la evaluaci\u00f3n tenga el mayor impacto, el proceso debe ser dise\u00f1ado como un mecanismo de aprendizaje y descubrimiento m\u00e1s que como un examen que enjuicie y busque culpables.<\/p>\n
Una evaluaci\u00f3n puede tener diversos resultados. Puede incrementar la eficiencia, multiplicar los impactos positivos, revitalizar a la alta direcci\u00f3n y estimular al personal hacia nuevas direcciones. Una evaluaci\u00f3n puede ser como un motor que impulse a la organizaci\u00f3n hacia un espiral de mejora continua. Sin embargo como cualquier forma de poder, debe ser usada con cuidado y de manera inteligente.<\/p>\n","protected":false},"author":26,"featured_media":10866,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[215],"tags":[],"class_list":["post-125","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-liderazgo"],"acf":[],"yoast_head":"\n
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Una evaluaci\u00f3n puede ayudar a las empresas a entender como se est\u00e1n desempe\u00f1ando en comparaci\u00f3n con sus pares. Este puede ser el punto de lanzamiento para planear un cambio organizacional. Una iniciativa de esta naturaleza motivar a que un consejo directivo lento agilice sus decisiones o incluso ayudar a conseguir fondos para proyectos de transformaci\u00f3n y cambio cultural. Sin embargo, al ser conducida, una evaluaci\u00f3n organizacional tendr\u00e1 alg\u00fan impacto en la organizaci\u00f3n por lo que debe ser realizada con mucha inteligencia. El mejor enfoque para llevar a cabo una evaluaci\u00f3n organizacional es que el modelo de evaluaci\u00f3n sea capaz de ajustarse a las necesidades, recursos, metas y restricciones espec\u00edficas de tu organizaci\u00f3n. Para que la evaluaci\u00f3n tenga el mayor impacto, el proceso debe ser dise\u00f1ado como un mecanismo de aprendizaje y descubrimiento m\u00e1s que como un examen que enjuicie y busque culpables. 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