{"id":165,"date":"2010-10-18T07:04:00","date_gmt":"2010-10-18T13:04:00","guid":{"rendered":"http:\/\/proyectum.wordpress.com\/?p=165"},"modified":"2010-10-18T07:04:00","modified_gmt":"2010-10-18T13:04:00","slug":"fundamentos-de-la-gestion-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/proyectum.com\/cl\/fundamentos-de-la-gestion-de-documentos\/","title":{"rendered":"Fundamentos de la gesti\u00f3n de documentos"},"content":{"rendered":"<h1>\u00a0_______________________________________________<\/h1>\n<p>Copyright\u00a9 2007-2010 TenStep Latinoam\u00e9rica S.A. de C.V. Todos los derechos reservados.<\/p>\n<p>\u00a0Los componentes del proceso de gesti\u00f3n de documentos se describen en esta secci\u00f3n. Estos procesos pueden ser modificados conforme a las necesidades del proyecto y se pueden insertar en el plan de Direcci\u00f3n del Proyecto elaborado durante el paso de Definici\u00f3n del Trabajo. Muchos de estos componentes son necesarios para darle soporte al proceso de un documento desde su creaci\u00f3n para su aprobaci\u00f3n.<\/p>\n<p>De hecho, la gesti\u00f3n de documentos no es un proceso secuencial sino m\u00e1s bien un conjunto de t\u00e9cnicas para la gesti\u00f3n de documentos.<\/p>\n<p>Entre m\u00e1s grande sea un proyecto, m\u00e1s rigor y estructura se requiere para gestionar documentos. Podemos terminar con un gran desorden para almacenar y encontrar documentos si no consideramos con anticipaci\u00f3n un buen plan de gesti\u00f3n de documentos. Las siguientes \u00e1reas deben considerarse parte de todo plan de gesti\u00f3n integral de documentos. Estos elementos no reflejan un proceso, per se, ya que muchos de los elementos pueden ser considerados e implementados en cualquier orden.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Determinar el repositorio de documentos: <\/strong>Esta puede ser un \u00e1rea o directorio com\u00fan para los miembros del equipo de trabajo, una aplicaci\u00f3n para la administraci\u00f3n de documentos, alguna herramienta de trabajo en grupo, un archivero de documentos f\u00edsicos, etc. El gerente de proyecto debe estar al pendiente de que no sean almacenados con base en las preferencias de cada miembro del equipo. Si eso sucede, el equipo tendr\u00e1 dificultades para encontrar documentos importantes cuando sean necesarios, especialmente si hay rotaci\u00f3n entre los miembros del equipo.<\/li>\n<li><strong>Determinar los tipos de documentos que van a ser incluidos en el plan de gesti\u00f3n de documentos:<\/strong> Los miembros del equipo tambi\u00e9n necesitan determinar que tipo de documentos ser\u00e1n agregados al repositorio de los documentos. Es posible que el repositorio pueda guardar cada documento en cada etapa de su ciclo de vida, incluyendo borradores y documentos en el \u00e1rea de cada miembro del equipo. Sin embargo, tambi\u00e9n es com\u00fan que cada persona en el equipo tenga un \u00e1rea para sus propios documentos y que en el repositorio del proyecto solo se mantengan versiones finales de los documentos ya aprobados.<strong><\/strong><\/li>\n<li><strong>Definir una estructura f\u00edsica y l\u00f3gica para almacenar documentos:<\/strong> Una vez sabemos donde vamos a almacenar los documentos, debemos determinar la estructura de las carpetas. Esto dir\u00e1 a los miembros del equipo donde guardar los documentos y ayudar\u00e1 a que \u00e9stos sean encontrados r\u00e1pidamente cuando sean necesarios.<strong> <\/strong>El primer paso es definir una vista l\u00f3gica de la forma en que deben ser organizados los documentos. Esto se refiere a hacer un dise\u00f1o en papel de modo que se pueda revisar con el equipo de trabajo y obtener retroalimentaci\u00f3n. Una vez que se logra el consenso, entonces ser\u00e1 necesario implementar el dise\u00f1o final en la estructura de directorios o herramienta. La estructura resultante debe ser f\u00e1cil de entender y f\u00e1cil de usar cuando se necesita informaci\u00f3n relevante. Despu\u00e9s de haber definido la estructura l\u00f3gica de almacenamiento para algunos proyectos, se empezar\u00e1n a identificar similitudes y entonces quiz\u00e1s se adopte una estructura similar para todos los proyectos.<\/li>\n<li><strong>Definir est\u00e1ndares de nombramiento: <\/strong>Puede resultar dif\u00edcil encontrar documentos incluso si se tiene una buena estructura organizacional. Un est\u00e1ndar com\u00fan de nombramiento de archivos har\u00e1 m\u00e1s f\u00e1cil la b\u00fasqueda de archivos. Anteriormente se mencion\u00f3 un ejemplo relacionado con los reportes de estado del proyecto. Una convenci\u00f3n de nombramiento puede ser \u201c20061201 Reporte de estatus de Juan P\u00e9rez. En este esquema, todos los reportes de estado para un periodo determinado se ordenar\u00e1n en orden cronol\u00f3gico. Por otra parte, el reporte de estado de &#8216;Juan P\u00e9rez 20061201 agrupar\u00e1 los reportes por persona. El gerente de proyecto debe asegurarse que todos en el equipo est\u00e1n usando el mismo esquema de nombramiento. Aunque este ejercicio puede parecer tedioso, el tener un est\u00e1ndar com\u00fan para la nomenclatura de documentos relacionados ser\u00e1 muy valioso en la medida en que el equipo de trabajo genere docenas y quiz\u00e1s cientos de documentos conforme el proyecto avanza.<\/li>\n<li><strong>Determinar si algunos documentos necesitan tomar en cuenta la versi\u00f3n:<\/strong> El gerente de proyecto debe determinar si se almacenar\u00e1n m\u00faltiples versiones de los documentos o si solo quedar\u00e1 la \u00faltima versi\u00f3n. Muchos documentos, tales como el Acta de Constituci\u00f3n del Proyecto, deben conservar todas las versiones aprobadas. Para estos documentos, la convenci\u00f3n de nombramiento va a necesitar alg\u00fan tipo de n\u00famero de versi\u00f3n. Por ejemplo, el documento original puede nombrarse &#8216;Acta de Constituci\u00f3n del Proyecto ABC\u2019 1&#8217;. El nombre del documento puede cambiarse a \u2018Acta de Constituci\u00f3n del Proyecto ABC v 2\u2019 si es revisado posteriormente. Los participantes pueden entonces referirse a las versiones anteriores si es necesario. Por otra parte, los documentos como la bit\u00e1cora de incidentes solo tienen una versi\u00f3n y la informaci\u00f3n hist\u00f3rica se almacena dentro del documento. La bit\u00e1cora de incidentes siempre reemplaza la versi\u00f3n anterior de la misma y no hay raz\u00f3n para mantener versiones separadas. Si usted tiene un sistema de gesti\u00f3n de documentos probablemente provea una facilidad para el manejo de\u00a0 versiones.<\/li>\n<li><strong>Determinar si se dar\u00e1 seguimiento (y de qu\u00e9 manera) a la aprobaci\u00f3n de documentos: <\/strong>Cuando los documentos necesitan ser aprobados, particularmente si el proceso de aprobaci\u00f3n es extenso, es muy importante se\u00f1alar el estado de aprobaci\u00f3n del documento. Por ejemplo: Es trascendental saber si el documento que se est\u00e1 revisando es una versi\u00f3n aprobada o un borrador. El contar con directorios separados para almacenar los documentos en sus diferentes etapas de aprobaci\u00f3n ayudar\u00e1 a saberlo. Los indicadores t\u00edpicos para el ciclo de vida de la documentaci\u00f3n son: \u201cborrador\u201d \u201ctrabajo en progreso\u201d y \u201cfinal\u201d. Cuando el documento es creado est\u00e1 en calidad de \u201cborrador\u201d, cuando es circulado para su aprobaci\u00f3n, entonces se considera \u201ctrabajo en progreso\u201d. Una vez aprobado, el documento se mueve a la carpeta \u201cfinal\u201d.<strong><\/strong><\/li>\n<li><strong>Definir formatos est\u00e1ndares de documentos: <\/strong>A la larga es m\u00e1s f\u00e1cil leer y crear documentos si se sigue un formato est\u00e1ndar que defina por ejemplo el tipo y tama\u00f1o de letra que ser\u00e1 usado. Adem\u00e1s, se pueden definir encabezados, pies de p\u00e1gina, car\u00e1tulas y tablas de \u00edndices. Esto dar\u00e1 a toda la documentaci\u00f3n una imagen similar.<strong><\/strong><\/li>\n<li><strong>Utilizar herramientas est\u00e1ndares para documentar: <\/strong>El equipo necesita contar con un conjunto com\u00fan y est\u00e1ndar para editar documentos. Normalmente esto no es un problema si el equipo de trabajo proviene de la misma \u00e1rea. Sin embargo, la falta de herramientas comunes puede ser un verdadero problema si el equipo est\u00e1 integrado con personas de diferentes organizaciones, pa\u00edses o empresas. Por ejemplo, algo tan simple como un procesador de textos est\u00e1ndar por lo general no es problema. Sin embargo s\u00ed hay proveedores en el equipo, puede resultar que algunos est\u00e9n usando Microsoft\u2013Word\u00ae y otros est\u00e9n usando Corel\u2013WordPerfect\u00ae. De la misma forma, todos los miembros del equipo deber\u00edan tener una hoja de c\u00e1lculo com\u00fan. Igualmente, ser\u00e1 necesario asegurarnos que todo el equipo este manejando la misma versi\u00f3n de la herramienta. Algunos documentos solo podr\u00e1n compartirse cuando el lector y el escritor est\u00e9n usando la misma versi\u00f3n de software.\u00a0\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n<div>\n<p>Reproducido y adaptado con autorizaci\u00f3n del autor.<\/p>\n<p>\u00a0_________________________________________________________________________<\/p>\n<\/div>\n<p>\u00a0<strong>TenStep Project Management Process (\u201cTenStep Process\u201d) <\/strong><\/p>\n<div>\n<p>Copyright \u00a9 2000 \u2013 2009 by Tom Mochal, TenStep, Inc.\u00a0<\/p>\n<p>Mochal, Tom, 1957\u2013<\/p>\n<p>TenStep Project Management Process \/ Tom Mochal.<\/p>\n<p>ISBN 0-9763147-0-3<\/p>\n<p>Proceso de Direcci\u00f3n de Proyectos TenStep v8.0<\/p>\n<p>Derechos reservados \u00a9 2006\u20132010 por Jorge Vald\u00e9s Garciatorres, para la edici\u00f3n en Espa\u00f1ol<\/p>\n<p>Vald\u00e9s Jorge, 1965 \u2013<\/p>\n<p>Proceso de Direcci\u00f3n de Proyectos TenStep \/ Tom Mochal<\/p>\n<p>Traducido y adaptado por Jorge Vald\u00e9s Garciatorres, BA, PMP, ITIL, CC<\/p>\n<p>Traducci\u00f3n y Adaptaci\u00f3n para la v6.0 por David Suro, Traductor Profesional<\/p>\n<p>Traducci\u00f3n y Adaptaci\u00f3n para la v7.0 por Jos\u00e9 Luis Flores P\u00e9rez, BA, MOD<\/p>\n<p>Traducci\u00f3n y Adaptaci\u00f3n para la v8.0 por Jos\u00e9 Luis Flores P\u00e9rez, BA, MOD<\/p>\n<p>Esta Edici\u00f3n en Espa\u00f1ol, Septiembre de 2009<\/p>\n<p>\u00a9 Todos los derechos reservados, TenStep Latinoam\u00e9rica S.A. de C.V.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00a0_______________________________________________ Copyright\u00a9 2007-2010 TenStep Latinoam\u00e9rica S.A. de C.V. 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