Gestión Estratégica: Cómo las XMO Están Cambiando el Juego Empresarial
“El propósito de un sistema es lo que hace (POSIWID)”[1] .- Anthony Stafford Beer
Por: Jorge Valdés Garciatorres, MDO, PMP
Tiempo de lectura: 12 minutos
Cuando estaba desarrollando el capítulo de tendencias de mi libro El Camino Ágil hacia la PMO, hablaba que a lo largo de nuestras intervenciones con diversos clientes, en algunas ocasiones hemos apoyado en el diseño de algunas XMOs.
Durante nuestras intervenciones, algunos clientes se van dando cuenta de que la PMO puede acelerar la habilitación de una organización en sus prácticas de dirección profesional de proyectos. De ahí se han derivado ampliaciones del alcance para generar, oficinas de Estrategia y Proyectos, Oficinas de Proyectos y Procesos de Negocio y Oficinas de Innovación Proyectos.
En el mundo en constante evolución, la gestión efectiva de diversos aspectos y activos se ha convertido en un desafío clave para las organizaciones modernas. En este contexto, ha surgido un enfoque innovador conocido como XMO, que se refiere a las Oficinas de Gestión de X, donde “X” puede ser cualquier área de enfoque, desde la estrategia hasta la innovación, las ideas, los datos, el conocimiento, la gestión de procesos de negocio e incluso la combinación de varios de estos aspectos en Oficinas de Gestión Multipropósito.
Estas oficinas especializadas están cambiando la forma en que las organizaciones gestionan y optimizan sus recursos y procesos clave. En este artículo exploramos ocho posibilidades:
XMO: ¿Qué Significa?
El término XMO se deriva de “Oficinas de Gestión de X”, donde “X” representa una función o área de gestión específica. Estas oficinas están diseñadas para abordar desafíos y oportunidades particulares dentro de una organización, alineando estratégicamente las iniciativas y los recursos para lograr los mejores resultados. A continuación, exploraremos algunas de las áreas de enfoque más comunes para las XMO y cómo están transformando la gestión de las organizaciones:
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Oficina de Gestión de Ideas (IdMO):
Las ideas son el punto de partida para la innovación. Un IdMO se enfoca en la recopilación, evaluación y desarrollo de ideas valiosas. Estas ideas pueden provenir de colaboradores, clientes o cualquier persona interesada en contribuir a la mejora de la organización. El alcance de esta es establecer la mecánica de trabajo y centralizar un conjunto de herramientas y técnicas para capturar el mayor numero de ideas posible.
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Oficina de Gestión de Innovación (Innovation IMO):
La innovación en la actualidad es lo que a principios del siglo pasado era la operación. Una IMO se dedica a impulsar y facilitar la innovación dentro de la organización. Esto incluye la captura y valoración de ideas, la gestión de proyectos de innovación y la creación de una cultura que fomente la creatividad y la experimentación.
La IMO abarca la oficina de gestión de las ideas y va más allá, asegurándose de que las ideas seleccionadas estén alineadas con la estrategia organizacional y que sean correctamente.
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Oficina de Gestión de Estrategia (SMO):
La gestión estratégica es esencial para guiar a una organización hacia el éxito a largo plazo. Un SMO se dedica a la formulación, ejecución y supervisión de la estrategia organizacional. Esto incluye la identificación de objetivos estratégicos, la alineación de proyectos con la estrategia y el seguimiento de los indicadores, ya sea KPIs o OKRs, para garantizar que la organización avance hacia sus metas.
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Oficina de Gestión de Procesos de Negocio (BPMO):
La eficiencia operativa es esencial para la competitividad de una organización. Una BPMO se dedica a la identificación, diseño, mejora y automatización de los procesos de negocio. Esto garantiza que los procesos existan, se ejecuten de manera eficiente, se optimicen, se automaticen y que se cumplan los estándares de calidad entre otras cosas.
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Oficina de Gestión de Datos (DMO):
Dice mi amigo Ramón Hernández que los datos son la nueva tierra, haciendo alusión a los tres factores fundamentales de la economía: Tierra, Trabajo y Capital. Los datos, al igual que la tierra son reutilizables, son fértiles y pueden representar una fuente inagotable de riqueza para las organizaciones.
En nuestros tiempos, los datos son un activo invaluable. Una DMO se encarga de habilitar las prácticas de gobierno y gestión de datos de la organización. Esto incluye un universo de prácticas que dependiendo de las necesidades de cada organización se van integrando a la DMO.
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Oficina de Gestión de Conocimiento (KMO):
Yendo un poco más lejos, el conocimiento es la interpretación sistemática y sistémica de los datos en contexto.
El conocimiento es un recurso estratégico ubicuo, que debe aprovecharse plenamente. Un KMO se centra en la captura, organización y distribución del conocimiento dentro de la organización. Esto incluye la creación de bases de datos de conocimiento, la formación y la promoción de buenas prácticas en la organización.
La aspiración máxima de una KMO es que el conocimiento se convierta en aprendizaje colectivo y evolucione en sabiduría organizacional.
Una de mis frases favoritas es aquella de Peter Senge que dice: “La verdadera ventaja competitiva es la capacidad de una organización de aprender más rápido que su competencia” y una KMO puede ayudar a catalizar este proceso.
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Oficina de Gestión de la transformación (TMO)
La TMO se centra en que la organización integre en su ADN una cultura de cambio y mejora continua. Su objetivo principal es impulsar la evolución organizacional a través de la identificación y la implementación de estrategias y prácticas innovadoras. Esto implica no solo la gestión de proyectos de transformación, sino también la creación de las condiciones necesarias para que la organización se adapte continuamente y de manera ágil a un entorno volátil.
TMO puede abordar una variedad de áreas, desde la transformación digital hasta la mejora de procesos, la reestructuración organizacional y la gestión del cambio cultural. Su enfoque multidisciplinario permite a la organización navegar por las complejidades del comportamiento humano en un contexto de transformación organizacional.
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Oficina de Gestión Multipropósito (MPMO):
Además de las áreas de enfoque específicas mencionadas anteriormente, algunas organizaciones optan por implementar una Oficina de Gestión Multipropósito que tiene la flexibilidad de abordar diversas funciones y desafíos de gestión.
Esta MPMO se adapta a las necesidades cambiantes de la organización y puede intervenir en áreas como las expuestas anteriormente y por supuesto en aspectos como la gestión de proyectos, la gestión de recursos, la gestión de la calidad entre otros.
Su versatilidad la convierte en una solución valiosa para empresas que buscan una gestión integral de múltiples aspectos clave de sus operaciones, proporcionando coherencia y sinergia en la gestión de proyectos y procesos a través de toda la organización.
La XMO multipropósito es como un centro de excelencia que puede evolucionar y adaptarse para satisfacer las necesidades cambiantes de la organización en un mundo de negocios en constante efervescencia.
Beneficios de las XMO:
- Especialización: Cada XMO se especializa en su área de enfoque, lo que garantiza una gestión experta y efectiva.
- Enfoque Estratégico: Las XMO se alinean con los objetivos estratégicos de la organización, lo que contribuye a un mejor desempeño general.
- Optimización de Recursos: Estas oficinas ayudan a optimizar el uso de recursos y la toma de decisiones basada en datos.
- Cultura de Colaboración: Fomentan la colaboración entre departamentos y equipos, lo que puede llevar a soluciones más innovadoras.
- Agilidad: Las XMO pueden adaptarse rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado y a las necesidades de la organización.
Implementación de una XMO:
La implementación exitosa de una XMO requiere un enfoque estratégico y una inversión en recursos adecuados. Es esencial definir claramente los objetivos y alcance, así como establecer métricas de desempeño para evaluar su impacto.
Utilizar un enfoque iterativo com el de las 5Ds es valioso pues la XMO se puede ir evolucionando en iteraciones y si se tiene que adoptar y/o adaptar para integrar diversas de las funciones, como las señaladas anteriormente, se pueden ir incorporando a través de la ejecución de iteraciones.
Figura 1: Proyectum Agile Deployment Framework
El modelo de las 5Ds es el Marco de Despliegue Ágil (ADF) creado y usado por Proyectum en nuestras intervenciones de consultoría de desarrollo organizacional. Este enfoque fue galardonado en la categoría de Enabling Organization del World Agilty Forum en 2020.
Si te interesa saber más de cómo iniciar una XMO en tu organización usando el enfoque de las 5Ds, no dudes en contactarnos.
[1] Acrónimo de una frase acuñada por Stafford Beer que significa “El propósito de un sistema es lo que hace”; POSIWID es una forma de entender los sistemas de importancia crítica que, paradójicamente, ilustra que un sistema siempre tiene un propósito, pero que el “propósito” no es una parte necesaria de la definición de un Sistema: Fuente: Cabrera Research Lab, consultado el 24 de septiembre de 2023. https://help.cabreraresearch.org/posiwid
