¿Pueden las metodologías complementarias impulsar la gestión de proyectos Lean Six Sigma?
Recientemente me puse a pensar si sería posible aligerar la ejecución de un proyecto Lean Six sigma empleando la robusta metodología DMAIC y las herramientas Lean. A pesar de consistir en solo 5 fases, puede llegar a ser algo increíblemente retador, especialmente cuando se interponen diversos factores como la falta de planeación, obstáculos emergentes, riesgos no calculados y la falta de involucramiento del equipo central, por nombrar algunos. Sin embargo, una idea que logré hilar cambió mi perspectiva por completo.
DMAIC es una metodología desarrollada por Motorola en la década de los 80. Es conocida por ser altamente efectiva para incrementar la calidad por medio de la reducción de los defectos y la variabilidad de los procesos, mejorando considerablemente a la vez otros aspectos como la eficiencia operativa, los tiempos de ciclo, etc. Esta metodología tiene un componente estadístico fuerte lo que la hace extremadamente objetiva para la definición y análisis de causas raíz y el diseño de experimentos basado en datos.
Pero, en el mundo real la aplicación puede ser rígida, además que a pesar de recibir una excelente formación con expertos y tener la posibilidad de implementar proyectos con éxito, de inicio a fin notaba que algo faltaba y por más que lo pensaba era incapaz de articular una conexión para esa pieza faltante para la gestión de un proyecto Lean Six Sigma.
El momento de la revelación fue cuando gracias a la ayuda de mi buen amigo Jorge Valdés Garciatorres, me inscribí a tomar el curso de Scrum Essentials. Aún falta mucho por aprender y vaya que he sacado provecho a esta primer fase de aprendizaje por el largo camino hacia el dominio de SCRUM, aquí encontré la pieza que faltaba.
Así como Lean y Six sigma se complementaron, SCRUM puede ser un poderoso aliado cuando no sabemos por dónde comenzar nuestro proyecto. Utilizar la agilidad para gestionar el proyecto LSS es sumamente valioso, algo que he internalizado es que podemos ir gestionando el desarrollo de nuestro proyecto LSS con la prácticas más útiles de SCRUM.
SCRUM es el marco de trabajo ágil más popular a nivel mundial, en donde se trabaja en equipo con tareas auto gestionadas por el mismo equipo central basándose en principios como la auto organización, la priorización por valor entregado en periodos de tiempo fijos denominados sprints, por nombrar algunos. En los sprints es donde las tareas priorizadas se ejecutan. La forma en la que se gestionan los proyectos entrega de manera incremental valor al cliente y facilita la adaptación a los cambios que surjan en el camino.
Ambos empiezan con el cliente y terminan con el cliente por lo que tienen enfoques centralizados en maximizar la entrega de valor a través de un proyecto haciendo que el flujo constante de valor asegure la respuesta y flexibilidad a través de los plazos establecidos de cada fase DMAIC.
Algunas observaciones personales que he realizado son las siguientes:
Sprints DMAIC: Dividir cada fase de DMAIC en sprints permite trabajar en ciclos cortos, asegurando que cada avance sea revisado y ajustado antes de continuar. Esto hace que el proyecto sea menos rígido y más adaptable. Por su puesto al planear cada SPRINTes imprescindible la participación del cliente (Llamado Product Owner en Scrum) para que establezca las prioridades y ayude a despejar dudas.
Product Backlog en DMAIC: Crear un Product Backlog que contenga las tareas específicas de cada fase DMAIC (definir objetivos, recopilar datos, realizar análisis causa-efecto) y priorizarlas según su impacto en el objetivo final.
Reuniones diarias (Daily Scrum): Estas reuniones cortas permiten al equipo mantenerse sincronizado y abordar de inmediato cualquier impedimento que pueda retrasar el proyecto.
Revisión y Retrospectiva: Al final de cada Sprint, realizar una revisión del progreso y reflexionar sobre las lecciones aprendidas asegura que el equipo mejore continuamente.
La integración de Lean Six Sigma y Scrum no solo es posible, sino altamente prometedora, especialmente cuando se enfoca desde el pensamiento sistémico. Al identificar y establecer relaciones cruzadas entre metodologías aparentemente distintas, se crea un entorno donde las fortalezas de cada una potencian los resultados del proyecto.
Scrum aporta la flexibilidad y un enfoque incremental que muchas veces hacen falta en proyectos DMAIC. Mientras Lean Six Sigma ofrece un análisis riguroso y datos objetivos para tomar decisiones, Scrum asegura que los equipos puedan adaptarse rápidamente a los cambios y priorizar tareas que maximizan el valor de la mano del cliente. Este enfoque combinado permite gestionar el trabajo de manera más fluida, eliminando la rigidez que a menudo limita la ejecución.
En última instancia, combinar estas metodologías fomenta una mayor colaboración, mejor comunicación y un progreso constante hacia el cumplimiento de los objetivos. Este enfoque no solo garantiza la mejora continua, sino que también convierte los retos en oportunidades, facilitando un flujo constante de valor para el cliente y una ejecución más eficiente y efectiva de los proyectos Lean Six Sigma.
