Para dejar de perder el tiempo en las reuniones: Anota y Vota
Las reuniones de trabajo pueden volverse maratónicas, aburridas y sin ningún sentido, aun aquellas donde se cree que todos participan en una tormenta de ideas.
En este mismo espacio hemos hablado sobre propuestas para hacer reuniones de trabajo más productivas, como es el caso de las reuniones tipo SCRUM. Hoy es momento de compartir un método de reuniones utilizado en el equipo de diseño de Google Ventures, llamado: “Note and Vote”, el cual se puede consultar en la Google Ventures Library.
En muchas ocasiones nos hemos encontrado en medio de una junta donde el objetivo era tratar de llegar a ideas o a la toma de decisiones, en lugar de eso, como resultado hemos obtenido una completa pérdida de tiempo, con ideas pobres y una decisión de la cual no estamos completamente seguros. Pero no todas las reuniones deben ser así.
A continuación la forma en que trabaja “Note and Vote”, para que la siguiente vez que necesitemos tomar una decisión o salir con una nueva idea, le demos una oportunidad.
1. Anotar. Se debe distribuir papel y lápiz a todos los asistentes a la reunión. Poner el cronometro de 5 a 10 minutos para que todo el mundo escriba tantas ideas como pueda, de forma individual y en silencio. Esta lista no será compartida con el grupo, así que nadie tiene que pensar que su idea sonará absurda.
2. Auto editar. Poner el cronometro a 2 minutos para que cada persona revise su propia lista y escoja uno o dos favoritos, de forma individual y en silencio.
3. Compartir y capturar. Uno a la vez, cada persona comparte sus ideas favoritas. Sin argumento de venta, solo la idea que se ha escrito. A medida que se va avanzando, una persona debe ir escribiendo en un pizarrón las ideas que van compartiendo todos.
4. Votar. Se coloca el cronometro a 5 minutos. De manera individual y en silencio, cada persona debe elegir una idea de las que se han colocado en el pizarrón y anotarla en su papel.
5. Compartir y capturar. Uno a la vez, cada persona comparte su voto. En este momento sí es permitido un argumento de venta corto, pero no se puede cambiar el voto. Se escriben los votos en el pizarrón, anotar un punto por cada voto funciona bien.
6. Decidir. ¿Quién es el que decide? Se puede respetar los votos o no. Esto es menos difícil de lo que parece, la voz de todos se escucho y la decisión será tomada a partir de la lista.
7. ¡Solo tomó 15 minutos! El método Anota y Vota no es perfecto, pero es rápido. Y es muy probable que sea mejor de lo que se obtendría con dos horas de “tormenta de ideas”.
¿Por qué funciona?
Por el tiempo en silencio para pensar. Las reuniones rara vez ofrecen a los individuos tiempo para concentrarse y pensar.
Las opiniones de todos en una reunión normal trabajan en serie, mientras que en una reunión de este tipo se trabajan en paralelo.
Escribir tu voto. Al escribirlo nos comprometemos a no dejarnos llevar por las opiniones de los demás.
Esta es una nueva forma de llevar reuniones exitosas sin perder el tiempo. No dudes en compartir con nosotros si estás dispuesto a usar el método “Note and Vote” en tus reuniones.
Sobre el autor: Omar García
