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 Los componentes del proceso de gestión de documentos se describen en esta sección. Estos procesos pueden ser modificados conforme a las necesidades del proyecto y se pueden insertar en el plan de Dirección del Proyecto elaborado durante el paso de Definición del Trabajo. Muchos de estos componentes son necesarios para darle soporte al proceso de un documento desde su creación para su aprobación.

De hecho, la gestión de documentos no es un proceso secuencial sino más bien un conjunto de técnicas para la gestión de documentos.

Entre más grande sea un proyecto, más rigor y estructura se requiere para gestionar documentos. Podemos terminar con un gran desorden para almacenar y encontrar documentos si no consideramos con anticipación un buen plan de gestión de documentos. Las siguientes áreas deben considerarse parte de todo plan de gestión integral de documentos. Estos elementos no reflejan un proceso, per se, ya que muchos de los elementos pueden ser considerados e implementados en cualquier orden.

• Determinar el repositorio de documentos: Esta puede ser un área o directorio común para los miembros del equipo de trabajo, una aplicación para la administración de documentos, alguna herramienta de trabajo en grupo, un archivero de documentos físicos, etc. El gerente de proyecto debe estar al pendiente de que no sean almacenados con base en las preferencias de cada miembro del equipo. Si eso sucede, el equipo tendrá dificultades para encontrar documentos importantes cuando sean necesarios, especialmente si hay rotación entre los miembros del equipo.
• Determinar los tipos de documentos que van a ser incluidos en el plan de gestión de documentos: Los miembros del equipo también necesitan determinar que tipo de documentos serán agregados al repositorio de los documentos. Es posible que el repositorio pueda guardar cada documento en cada etapa de su ciclo de vida, incluyendo borradores y documentos en el área de cada miembro del equipo. Sin embargo, también es común que cada persona en el equipo tenga un área para sus propios documentos y que en el repositorio del proyecto solo se mantengan versiones finales de los documentos ya aprobados.
• Definir una estructura física y lógica para almacenar documentos: Una vez sabemos donde vamos a almacenar los documentos, debemos determinar la estructura de las carpetas. Esto dirá a los miembros del equipo donde guardar los documentos y ayudará a que éstos sean encontrados rápidamente cuando sean necesarios. El primer paso es definir una vista lógica de la forma en que deben ser organizados los documentos. Esto se refiere a hacer un diseño en papel de modo que se pueda revisar con el equipo de trabajo y obtener retroalimentación. Una vez que se logra el consenso, entonces será necesario implementar el diseño final en la estructura de directorios o herramienta. La estructura resultante debe ser fácil de entender y fácil de usar cuando se necesita información relevante. Después de haber definido la estructura lógica de almacenamiento para algunos proyectos, se empezarán a identificar similitudes y entonces quizás se adopte una estructura similar para todos los proyectos.
• Definir estándares de nombramiento: Puede resultar difícil encontrar documentos incluso si se tiene una buena estructura organizacional. Un estándar común de nombramiento de archivos hará más fácil la búsqueda de archivos. Anteriormente se mencionó un ejemplo relacionado con los reportes de estado del proyecto. Una convención de nombramiento puede ser “20061201 Reporte de estatus de Juan Pérez. En este esquema, todos los reportes de estado para un periodo determinado se ordenarán en orden cronológico. Por otra parte, el reporte de estado de ‘Juan Pérez 20061201 agrupará los reportes por persona. El gerente de proyecto debe asegurarse que todos en el equipo están usando el mismo esquema de nombramiento. Aunque este ejercicio puede parecer tedioso, el tener un estándar común para la nomenclatura de documentos relacionados será muy valioso en la medida en que el equipo de trabajo genere docenas y quizás cientos de documentos conforme el proyecto avanza.
• Determinar si algunos documentos necesitan tomar en cuenta la versión: El gerente de proyecto debe determinar si se almacenarán múltiples versiones de los documentos o si solo quedará la última versión. Muchos documentos, tales como el Acta de Constitución del Proyecto, deben conservar todas las versiones aprobadas. Para estos documentos, la convención de nombramiento va a necesitar algún tipo de número de versión. Por ejemplo, el documento original puede nombrarse ‘Acta de Constitución del Proyecto ABC’ 1’. El nombre del documento puede cambiarse a ‘Acta de Constitución del Proyecto ABC v 2’ si es revisado posteriormente. Los participantes pueden entonces referirse a las versiones anteriores si es necesario. Por otra parte, los documentos como la bitácora de incidentes solo tienen una versión y la información histórica se almacena dentro del documento. La bitácora de incidentes siempre reemplaza la versión anterior de la misma y no hay razón para mantener versiones separadas. Si usted tiene un sistema de gestión de documentos probablemente provea una facilidad para el manejo de  versiones.
• Determinar si se dará seguimiento (y de qué manera) a la aprobación de documentos: Cuando los documentos necesitan ser aprobados, particularmente si el proceso de aprobación es extenso, es muy importante señalar el estado de aprobación del documento. Por ejemplo: Es trascendental saber si el documento que se está revisando es una versión aprobada o un borrador. El contar con directorios separados para almacenar los documentos en sus diferentes etapas de aprobación ayudará a saberlo. Los indicadores típicos para el ciclo de vida de la documentación son: “borrador” “trabajo en progreso” y “final”. Cuando el documento es creado está en calidad de “borrador”, cuando es circulado para su aprobación, entonces se considera “trabajo en progreso”. Una vez aprobado, el documento se mueve a la carpeta “final”.
• Definir formatos estándares de documentos: A la larga es más fácil leer y crear documentos si se sigue un formato estándar que defina por ejemplo el tipo y tamaño de letra que será usado. Además, se pueden definir encabezados, pies de página, carátulas y tablas de índices. Esto dará a toda la documentación una imagen similar.
• Utilizar herramientas estándares para documentar: El equipo necesita contar con un conjunto común y estándar para editar documentos. Normalmente esto no es un problema si el equipo de trabajo proviene de la misma área. Sin embargo, la falta de herramientas comunes puede ser un verdadero problema si el equipo está integrado con personas de diferentes organizaciones, países o empresas. Por ejemplo, algo tan simple como un procesador de textos estándar por lo general no es problema. Sin embargo sí hay proveedores en el equipo, puede resultar que algunos estén usando Microsoft–Word® y otros estén usando Corel–WordPerfect®. De la misma forma, todos los miembros del equipo deberían tener una hoja de cálculo común. Igualmente, será necesario asegurarnos que todo el equipo este manejando la misma versión de la herramienta. Algunos documentos solo podrán compartirse cuando el lector y el escritor estén usando la misma versión de software.  

 TenStep Project Management Process (“TenStep Process”)

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