Todo esto es más común hoy en día, debido a los avances tecnológicos y de software. La gente puede acceder a la red de la empresa de manera remota con casi la misma velocidad que si estuvieran en la oficina. Existe software disponible que permite compartir documentos y hacer ajustes en tiempo real para el resto del equipo. El equipo puede reunirse siempre que sea necesario usando conferencias telefónicas. Incluso se pueden ver entre ellos si se usa una tele-conferencia usando tecnología de video sobre la red mundial.

Todo esto son buenas noticias. Las no tan buenas es que continúa siendo más fácil dirigir a un equipo que se encuentra ubicado físicamente junto. No hay tecnología que pueda reemplazar el contacto directo entre la gente o la comunicación cara a cara. Si se tiene un equipo de proyecto que se encuentra disperso, se debe identificar esto como un riesgo cuando se está integrando el equipo. No es un problema en la medida en que no se está generando dificultades en ese momento. Sin embargo, hay algún riesgo que esta situación puede causar problemas en el futuro. Entonces, al integrar un plan de gestión de riesgos, se deben identificar acciones que ayuden a mitigar esta situación y asegurar que no se presenten problemas en el futuro. Puede ayudar si se consideran las siguientes ideas:

• Asegurar que todo el equipo cuenta con la tecnología adecuada: Se debe asegurar que los miembros del equipo que trabajen de manera remota, cuenten con el equipo adecuado, el hardware y el software necesarios para poder completar sus tareas. Por ejemplo, si un grupo de colaboradores están trabajando desde casa, un  modem 14.4  probablemente no sea lo mejor. Realmente necesita una conexión de acceso rápida.

• Usar tecnología de colaboración: Hay gran cantidad de productos en el mercado que permiten una colaboración mucho más fácil para la gente que se encuentra en locaciones diferentes. Gran cantidad de esta tecnología se encuentra ahora en la red mundial. Por ejemplo, se puede obtener un software que permita que todos los colaboradores participen en una junta común en la red; incluyendo la posibilidad de revisar y cambiar documentos comunes.

• Asegurar que la gente tiene la actitud correcta: Tanto el gerente de proyecto como los miembros del equipo deben ser especialmente diligentes y sensibles a la colaboración y trabajo en equipo cuando parte del equipo está ubicado remotamente. Es muy fácil para miembros del equipo que estén ubicados en otras locaciones caer en aislamiento de lo que está sucediendo con el resto del equipo. La gente que está trabajando de manera remota, debe tener la habilidad de comunicación proactiva y deben ser particularmente buenos trabajando de manera independiente y disciplinados para cumplir con las fechas límite.

• Establecer procesos adecuados de comunicación: El gerente de proyecto debe desarrollar un Plan de Gestión de la Comunicación proactivo para asegurar que el equipo que se encuentra disperso trabaje bien en conjunto. Por ejemplo, de ser posible, debe haber juntas programadas regularmente en donde los miembros del equipo de distintas locaciones asistan personalmente. Si los miembros del equipo están en distintas ciudades o países, se deben buscar horarios comunes en donde se puedan sostener audio conferencias o bien video conferencias.

• Planificar los materiales de transferencia: Algunas veces, personas en distintas locaciones se encuentran trabajando en los mismos o entregables o en trabajos derivados. En estos casos, el gerente de proyecto necesita establecer reglas para los materiales de transferencia, especialmente si están involucradas diferentes zonas horarias. No se debe de dejar este aspecto al azar. Se deben establecer procesos que aseguren que el trabajo en entregables compartidos fluya suavemente de una persona (o equipo) a otra(o).

Lo importante es que los gerentes de proyecto deben reconocer que hay riesgos inherentes a los equipos de trabajo remotos. Hasta cierto punto, el riesgo se incrementa en la medida en que los equipos están más alejados entre sí pues no solo se tiene que lidiar con la distancia sino con diferentes husos horarios. Sin embargo, un gerente de proyecto proactivo puede trabajar con estas dificultades observando de manera holística las preocupaciones de la gente, los posibles problemas con los procesos y las incidencias asociadas con la tecnología. Se debe preparar un plan de gestión de riesgos para mitigarlos y asegurar que los equipos remotos de trabajo funcionen bien juntos por el bien común del proyecto y del equipo.

Reproducido y adaptado con autorización del autor.

TenStep Project Management Process (“TenStep Process”)

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