¿Qué es la Administración de Carteras o Portafolios y qué tiene que ver con Dirección de Proyectos?
En varias presentaciones sobre dirección de proyectos nos mencionan la dirección de portafolios de proyectos o de carteras de proyectos, y no se profundiza sobre qué es la dirección de portafolios en el contexto de proyectos. A continuación presentaré brevemente de qué se trata este tema y su relación con la dirección de proyectos.
El concepto de dirección de portafolios nace en el ámbito empresarial para la optimización de las inversiones que una organización realiza, en otras palabras, las organizaciones definen en cuáles productos financieros invertir dependiendo del retorno financiero que cada producto pueda rendir, considerando el nivel de riesgo de estos productos. Este ejercicio permite a una organización entonces identificar la combinación de productos con el retorno y riesgos tales, que permitan optimizar la utilización de los recursos financieros con que cuentan para invertir.
De la misma forma, una organización para cumplir con su estrategia establece que debe realizar una serie de inversiones en proyectos de diferente índole para mejorar sus procesos, productos, estructura, infraestructura, geografía, etc.
Cada iniciativa estratégica puede lograrse por medio de uno o más proyectos y programas, y cada uno de ellos brindará un aporte en términos de valor para la organización en rentabilidad, crecimiento, eficiencia, diferenciación, alineamiento estratégico, y otras categorías de evaluación que son relevantes para la organización.
El logro de estos proyectos también tienen implicaciones de riesgo y dificultad de realización. La administración de portafolios o carteras de proyectos, consiste en la realización de varios procesos, algunos de ellos similares a los utilizados en la gestión de portafolios financieros, que con técnicas y herramientas específicas, se utilizan para identificar, evaluar, seleccionar, priorizar, aprobar y gestionar aquellos proyectos y programas que cumplan con los requerimientos de valor y riesgo que busca la organización, y que a la vez permitan optimizar el uso de los recursos limitados con los que cuenta.
La administración de portafolios de proyectos responde por ejemplo a las preguntas, ¿qué proyectos debo realizar? ¿qué proyectos no debería realizar? y en ambos casos tener claridad del porqué, ¿cuántos recursos tiene la empresa para realizarlos?, o bien ¿cuántos recursos necesito para x cantidad de proyectos?; el ámbito de la administración de portafolios es el de la estrategia, muchas organizaciones realizan plan estratégico e invierten muchos recursos en dicho plan, sin analizar, evaluar, seleccionar y priorizar sus iniciativas estratégicas para autorizarlas, aprobando iniciativas que tal vez no debieron realizarse, desperdiciando recursos valiosos. Las iniciativas y sus proyectos o programas se valoran a partir de casos de negocio y se identifican aquellas que pueden convertirse en proyectos debido a que cumplen con los criterios definidos en las categorías de evaluación que cada organización establece.
La administración de portafolios de proyectos o PPM como se le conoce en la industria de gestión de proyectos, ha tenido un auge en los últimos años, especialmente a principios del siglo luego de la burbuja de las .com, cuando la asignación de recursos de inversión en proyectos se hizo más estricta y requirió de un método para discriminar unos proyectos de otros, dadas las limitaciones en recursos.
Los proyectos entonces son parte de un portafolio, y eventualmente han sido valorados para poder ser autorizados. La aprobación de un proyecto como sabemos, se realiza por medio del project charter, luego del cual es necesario realizar un plan detallado del proyecto, para su posterior ejecución, monitoreo y control, de tal forma que se construyan los entregables comprometidos. Estos entregables, ya sean productos o servicios o bien una combinación de ambos, proveerán de ese valor a la organización que sumado al valor de otros proyectos, coadyuvarán al cumplimento de los objetivos definidos para el portafolio como parte de la estrategia de la organización.
Los procesos de administración de portafolios de proyectos, tocan procesos muy relevantes dentro de la organización tales como planeación estratégica, presupuestación, gobierno corporativo, cumplimiento y prevención de riesgos, entre otros dependiendo de la organización. La implementación de PPM debe tener al igual que la implementación de dirección de proyectos en una organización, un patrocinio de muy alto nivel para asegurar que sea aceptado en primera instancia, ya que es un cambio en la cultura organizacional, y luego que sea implementado, dado que puede representar valor importante en la realización de la estrategia de la organización.
En futuras entregas revisaremos algunos de los procesos y sus técnicas y herramientas con mayor detalle.
Sobre el autor: PMP Hector Pérez, Director General Proyectum Guatemala.
