No one told you when to run, you missed the starting gun, es una frase que se puede traducir como “nadie te dijo cuándo correr, te perdiste la pistola del arranque“. Salió de la canción Time de Pink Floyd, que tiene la idea implícita de aprovechar el instante, algo que muchos quieren lograr pero no saben cómo hacerlo.

Cuando se trabaja en un proyecto se necesita aprovechar cada instante, por eso tomar en cuenta los momentos del día en que el personal se concentra mejor o es más creativo ayuda al director a administrar las actividades.

Malgastar el tiempo es mal visto porque es un recurso limitado, por eso se planifica su uso lo más adecuadamente posible. Un proyecto tiene fechas de presentación de avances y entregas que son impostergables, por esto la gestión del tiempo es fundamental para cumplir con los plazos acordados.

Al proceso de definir las actividades que se requieren en un proyecto, su secuencia, recursos, costos y lapso que tomará en llevarse a cabo, se le conoce como gestión del tiempo, gracias al cual un equipo logra trabajar con eficiencia y entregar resultados en las fechas establecidas.

En enero de 2018, Daniel H. Pink, un experto sobre los negocios y los viros que estos dan constantemente, publicó The Scientific Secrets of Perfect Timing (Los secretos científicos del tiempo preciso). El libro trata acerca de cómo el tiempo influye en las actividades que hacemos.

Pink también escribe constantemente acerca de los empleos y las habilidades interpersonales, tiene publicados seis libros, de los cuales cuatro son best sellers sobre negocios, trabajo y comportamiento humano. Su ensayo sobre el tiempo se nutre de 700 estudios científicos consultados de biología, economía, antropología o psicología, por mencionar algunos.

Pink aprendió que las capacidades del cerebro no son iguales durante todo el día. El 80% de las personas funcionan mejor por la mañana porque su estado de alerta funciona mejor, sin olvidar que también hay quienes se concentran mejor en la tarde. Por lo que parece importante identificar a cuál de los dos tipos perteneces.

Tomar descansos durante el día para mantener agudo el estado de alerta, es una de las conclusiones que Pink extrae después de leer ese volumen de investigaciones. En una entrevista con la BBC responde que “las empresas deben tomar conciencia de la importancia del cuándo a la hora de convocar a reuniones“, decidir el momento del día depende de cómo quiera el director que estén las personas: si concentradas y vigilantes o relajadas y creativas.

Considerar lo que dice la ciencia sobre la influencia del tiempo en las actividades que se realizan sirve para planificar un día y todo un proyecto, porque permite que el trabajo se realice mejor, disponiendo de las capacidades que se necesitan para hacerlo y probablemente en un periodo más corto.

Pink se pone de ejemplo sobre cómo ser asertivo para elegir el momento del día para hacer una actividad. Cuando se dio cuenta que era una persona matutina cambió su rutina, ahora lo primero que hace al llegar a la oficina es trabajar, que le exige mayor concentración, y durante la tarde revisa su correo.

Parece una forma de organización difícil de lograr, pero si se recuerda que el 80% de las personas tiene su periodo de alerta por la mañana y solo el 20% lo vive en las tardes, planear se facilita.

Siguiendo la sugerencia de Pink, el director de proyecto puede programar las actividades que demandan capacidades lógicas por la mañana, mientras que en la tarde se realice el trabajo creativo, además de considerar intervalos de descanso para que los miembros del equipo mantengan sus capacidades despiertas.

Las empresas buscan ser lo más profesionales que se pueda, el tiempo suele ser uno de los problemas a los que se enfrentan por lo que saber administrarlo sin acabar con la energía mental de los empleados es un reto. La gestión del tiempo no solo son una serie de pasos a seguir cada uno en un periodo determinado, también se puede incluir ciencia en ella.

Sobre la autora: Kayleigh Bistrain.

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