El concepto de oficinas de proyectos ya tiene más de dos décadas en boga. Se han hecho grandes esfuerzos por crearlas, pero una gran cantidad de ellas han fallado en la entrega de valor real para las organizaciones (PMI, 2016). 

No es extraño observar que el número de empresas grandes con oficinas de proyectos haya incrementado de 48% en el año 2000 al 85% en el año 2016 (PMSolutions, 2017), sin embargo, 40% de los proyectos en los Estados Unidos siguen enfrentando grandes problemas con un alto porcentaje de pérdida de las inversiones realizadas y entregas tardías.  Por lo tanto, “la popularidad” de las PMOs no se ha reflejado totalmente en el éxito de los proyectos.

Tanto el Project Management Institute como PMSolutions y otras organizaciones, en su búsqueda de oportunidades de mejora para las organizaciones, conducen investigaciones sobre qué acciones concretas distinguen a las oficinas de proyectos exitosas de las no tan exitosas.  Estas mejores prácticas son de uso obligado de las PMOs que realmente quieran mejorar su desempeño.

Debemos observar que la metamorfosis que toda PMO debe sufrir, para mejorar su desempeño, inicia con lo que debe dejar atrás.  Debe dejar de ser una:

• PMO de bajo valor organizacional: La organización y muchas PMOs no logran entender su valor en la organización.
• PMO sin autoridad: Normalmente se ha ganado esta situación por su deficiente desempeño en proyectos pasados.
• PMO de informes: Estas son PMOs que solo recolectan información de los proyectos, para hacer resúmenes para los niveles superiores sin proveer verdadero valor a la organización.
• PMO de control: Buscar imponer sus formularios, controles y aplicaciones sin que estos sean realmente entendidos por quienes los usan, y ellos no pueden realmente lograr beneficios de estos.
• Mentoría: No son mentores ni entrenadores de los gerentes de proyectos, por lo que éstos no mejoran la forma en que gestionan los proyectos. 
• PMO de formularios: Implementan metodologías y procesos sin la sensibilidad que necesita el negocio, por lo que los proyectos no se adaptan a ellos.
• PMO que no cierra: No lograr cerrar los proyectos, por lo que eternamente quedan a cargo de proyectos semi-cerrados, pero con pequeños problemas que sigue consumiendo recursos de la PMO.

Y ahora las seis acciones concretas para hacer que las PMOs de nuestras organizaciones, realmente sí agreguen valor.

1- Cambiar la forma de pensar del Director de la PMO

Debemos comprender que las organizaciones se deben a sus objetivos estratégicos.  El director de la PMO debe ser una persona de negocios, que entienda el plan estratégico y las acciones que la organización está realizando este año, el próximo año y los próximos cinco años para hacerlos realidad.  El director de la PMO debe comprender que él o ella es parte crítica del éxito de esta estrategia y que debe de actuar en consecuencia a esta realidad.

2- Transparencia

Los proyectos pueden, y en muchísimas organizaciones son un “dolor de cabeza”.  Se gastan miles, cientos o millones de dólares, con la expectativa de resultados que frecuentemente no se logran.  Si la PMO es la responsable de velar por el éxito de estos proyectos, lo mínimo que debe hacer es conocer el verdadero estado de todos los proyectos, mantener actualizada esta información y hacerla llegar a la organización para que esta pueda tomar las medidas pertinentes en forma oportuna.

3- Profesionalizar los directores de proyectos

Los directores de proyectos no pueden seguir siendo escogidos al azar. Siendo escogidos solamente por sus habilidades de liderazgo (percibidas) o por su facilidad de palabra, o peor aún, porque no sabemos qué hacer con este profesional y lo acomodamos en la PMO. Deben ser seleccionados por su verdadero conocimiento y habilidades de director de proyectos, además, la PMO debe tener un verdadero plan de capacitación en dirección de proyectos que mejore constantemente los conocimientos y habilidades de sus directores de proyectos.

4- Liderazgo Organizacional

Este es un reto organizacional y debemos iniciar por aceptar que toda la organización debe de trabajar en equipo, todos juntos para ejecutar un constante e importante, así como trascendente, cambio organizacional.  Para esto, la PMO debe de tomar un rol de liderazgo organizacional, creando credibilidad, teniendo ideas, mostrando resultados, y sobre todo una gran empatía por toda la organización, convirtiéndose en un verdadero habilitador de la estrategia a nivel organizacional.

Este Liderazgo Organizacional solo podrá darse, si el director de la PMO:

a) Participa en las reuniones estratégicas de la organización

b) Si comprende las necesidades de sus clientes y se esmera por satisfacerles

c) Si prioriza sus esfuerzos para lograr resultados de mayor valor

5- Autocritica constante

Las oficinas de proyectos deben de mejorar constantemente, no menos de cada quince días debe hacer revisiones de su rendimiento y búsqueda de mejores formas de trabajar, de satisfacer a sus clientes, de desarrollar los proyectos, de hacer crecer a sus directores de proyectos, de aprender de sus errores en la gestión de sus proyectos, programas y portafolios. Y por supuesto debe de poner en práctica lo que aprenda, en forma constante y consistente.

6- Mercadeo

Erróneamente, algunos entenderán el mercadeo como algo vano que no agrega valor, pero soy testigo de trabajos titánicos de PMOs, que nadie conoce, y que lamentablemente por una deficiente comunicación de los avances y logros, estos se pierden.  Y es que Mercadeo no es más que eso, comunicar los logros alcanzados por la organización en este duro esfuerzo de mejorar la gestión empresarial de proyectos.  El mercadeo es hacer ver a la organización, a sus ejecutivos, a sus funcionarios y aliados estratégicos, de estos avances.  Es una herramienta que posibilita el liderazgo interno hacia la mejora continua.  Este tipo de mercadeo si agrega valor, porque hace que el trabajo realizado se capitalice.

Es mi quimera personal desde hace muchos años impactar en forma muy positiva y contundente la forma en que nuestras empresas públicas y privadas hacen proyectos. Es triste ver la cantidad de dinero, en magnitudes de miles de millones de dólares que Latinoamérica pierde por la mala gestión de proyectos.

Si el dinero que desperdiciamos por mala gestión de proyectos se invirtiera en fines más productivos, podemos mejorar el nivel de vida de nuestros conciudadanos. Seguiré pensando que sí se puede.  Y estoy convencido que las PMOs tienen un papel protagónico en este esfuerzo.

Para seguir la conversación te invito al próximo webinar de Proyectum titulado: ¿Qué hacen las PMO exitosas que las PMO no exitosas no hacen?. Aquí te puedes registrar.

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