Documentación de problemas
1 ANTECEDENTES
1. Como parte integral de las responsabilidades del Project Manager, es necesario documentar los problemas del proyecto oportuna y adecuadamente.
2. Existe mucha confusión entre lo que es: La causa, el problema y sus consecuencias.
2 OBJETIVO
Dar a conocer una propuesta que nos permita estandarizar la manera en que se documentan los problemas y su alternativa de solución en los proyectos.
3 DEFINICIONES
a) Un problema es una circunstancia en la que se genera un obstáculo al curso normal de las cosas.
b) Un problema es un determinado asunto o una cuestión que requiere de una solución.
La idea es determinar la causa en función de:
a) Los cambios ocasionados en el alcance (regulaciones o definiciones incompletas).
b) La estimación de actividades (duración y recursos).
c) Las fallas ocasionadas por las comunicaciones (desconocimiento de las necesidades de los interesados).
d) Las dependencias externas al proyecto (Otros proyectos).
Para la definición del problema la idea es que nos enfoquemos en el entregable afectado durante la ejecución de las actividades del proyecto, esto puede ser debido a: El Incumplimiento en su fecha de entrega y/o en los criterios de aceptación del cliente por la falta de calidad acordada.
Y por último indicar cuáles son las consecuencias; es decir el impacto que genera el problema en términos de: tiempo, costo y la satisfacción del cliente. Además de su impacto en los beneficios globales del proyecto.
4 IMPORTANCIA
Conocer las causas nos permitiría:
• Anticiparnos a nuevos problemas.
• Poder definir riesgos y su posibles alternativas de solución.
• Tomar acciones oportunas.
Conocer el problema nos permitiría:
• Poder comunicar realmente la afectación en el proyecto.
• Conocer responsables del mismo.
• Documentar los problemas del proyecto.
Conocer las consecuencias nos permitiría:
• Determinar el impacto económico o de tiempo real en el proyecto.
• Beneficios afectados.
5 CONCLUSIONES
En nuestra experiencia, el seguir estas recomendaciones nos ha permitido:
a) Estandarizar la forma en la cual son documentados los problemas en la oficina de proyectos, por los gerentes de proyectos, así, como por los interesados.
b) Mejorar la comunicación entre los interesados, dado que es difícil ponerse de acuerdo en la documentación de problemas cuando no existe un estándar a seguir.
c) Mejorar la documentación de las lecciones aprendidas en los proyectos.
Sobre el autor: Williams de Jesus Rojas, PMP. Master en gestión de riesgos.
