Por: Jorge Valdés Garciatorres, PMP, SMC

“Cuando se trata de estategia, el poder de la visibilidad nunca puede ser subestimado.”

Margaret cho

La dirección de proyectos es una disciplina que algunos odian y otros aman. En realidad, es una forma de organizar el trabajo para obtener resultados consistentes.

Si las organizaciones lo hacen con aspiraciones de excelencia, pueden construir un sistema de trabajo que garantice su permanencia en el mercado por años. Este sistema de trabajo es el que contribuye a inventar y hacer realidad el futuro de las organizaciones. Este sistema de trabajo en realidad es parte de un sistema mayor, por lo que se interconecta con los sistemas de estrategia, el sistema de procesos de negocio y el sistema de innovación. De éstos, hablaremos en otras entregas.

Viéndolo sin apasionamientos, todas las empresas llevan a cabo proyectos. Cualquier proceso, servicio, producto de una organización se ha de crear dos veces, una cuando se concibe la idea y otra cuando se lleva a cabo el proyecto que le da forma, lo aterriza y lo deja listo para que el sistema de procesos de negocio lo opere de manera cotidiana y genere el valor que espera la organización.

En cualquier lugar, las grandes corporaciones multinacionales o las empresas con cierto grado de consistencia en la entrega de resultados trabajan con algún grado de madurez en su sistema de dirección de proyectos.

Desde mi punto de vista, tu organización encontrará valor al contar con buenas y sólidas prácticas de dirección de proyectos. De hecho, entre más abundantes y más grandes sean los proyectos en tu organización, mayor será el beneficio de formalizar este tipo de prácticas.

Cuál es el valor de la dirección de proyectos

Hablar de valor en términos generales es subjetivo. Dependerá del estado de madurez de la organización y de los objetivos específicos que busque en función de su situación particular.

Por otra parte, cuando se busca fortalecer una práctica de trabajo a nivel organizacional es importante tener presente que las acciones que se definan no darán fruto de manera inmediata, requiere una estrategia integral, que involucre a los colaboradores en el cambio y que se tenga la “paciencia corporativa” para poder cosechar los resultados. Este periodo de espera se conoce en términos metafísicos como ley de generación.

En general, el valor de contar con un proceso formal para dirigir proyectos puede incluir todos o algunos de los siguientes:

• Reducción del ciclo de vida para entregar una solución.
• Reducción de costos asociados con la entrega de productos y/o servicios.
• Mejora en la calidad de los resultados.
• Identificación temprana de riesgos, problemas y atenderlos con un enfoque proactivo.
• Mejora en la contención y administración del alcance.
• Más oportunidades para reutilizar activos y apalancar el conocimiento organizacional.
• Mejora la precisión de las estimaciones.
• Mejor comunicación con clientes y stakeholders.
• Mejora la percepción que los clientes tienen de tu organización.
• Mejora la administración del personal y en general, los recursos asignados a los proyectos.
• Reducción del tiempo y costos asociados con el inicio de nuevos proyectos.

Algunas organizaciones utilizan enfoques formales y robustos de dirección de proyectos. Esto porque se supone que el resultado del proyecto en sí mismo tiene algún beneficio para el negocio. Sin embargo, una gran cantidad de empresas de todo tipo y tamaño, carecen de una práctica homologada para conducir sus proyectos.

Existen numerosos estudios publicados en donde se establecen las principales causas de fracaso de los proyectos y donde se habla del valor intrínseco de contar con una disciplina corporativa de dirección de proyectos. Sin embargo, muchos esfuerzos para contar con este conjunto de procesos comunes fracasan muy frecuentemente.

La oficina de proyectos PMO

Organizaciones que han tenido éxito en la implementación de esta visión, han encontrado valor adicional al definir una entidad que se dedica a auxiliar a las distintas áreas en la adopción de esta disciplina en la organización.  Esta entidad se conoce como Oficina de Administración de Proyectos (PMO por las siglas de Project Management Office). Bien manejada, puede ser un verdadero catalizador para la adaptación, adopción y uso consistente de una disciplina formal en la organización.

En un nivel estratégico, la PMO está siendo, cada vez más, un componente esencial que contribuye a:

• Identificar los beneficios asociados a cada proyecto y asegurar que estos se alcancen con procesos de seguimiento más allá de esperar al término del proyecto.
• Priorizar y seleccionar los proyectos con base en el punto anterior (esto se conoce como administración del portafolio de proyectos).
• Asegurar la alineación de los proyectos con la estrategia de la organización.
• Fomentar un liderazgo ejecutivo activo y positivo.
• Ofrecer visibilidad de los proyectos, para facilitar la toma de decisiones informadas e incrementar las probabilidades de que concluyan exitosamente y, por lo tanto, aportar al éxito futuro de toda la organización.

En un nivel más táctico, el valor proporcionado por la PMO se sintetiza en los siguientes puntos:

• Definir y desplegar un conjunto común de procesos y formatos para la dirección de proyectos.

Estos ayudan, por una parte, a evitar que cada gerente de proyecto tenga que crear los suyos por sí mismo cada vez que un proyecto está por iniciar; dando consistencia a la información que se genera durante la ejecución del proyecto.

Los registros de los proyectos se vuelven parte de los activos de la organización, proporcionando información histórica, que puede ser muy valiosa para futuros proyectos. 

Estos procesos e información reutilizables contribuyen a reducir el tiempo que toma iniciar nuevos proyectos, con mucho menos esfuerzo y con mayor solidez al reutilizar información de proyectos simulares concluidos anteriormente.

• Integrar la metodología y actualizarla según sea necesario.

Con esto se reflejan las prácticas que han demostrado dar buenos resultados en la organización y plantear mejoras en general. Por lo tanto, en la medida en que las mejoras están disponibles, éstas son desplegadas de manera consistente hacia toda la organización.

• Facilita la comunicación al tener un conjunto común de procesos, información e incluso terminología. Existe una menor cantidad de malentendidos y confusión dentro de la organización si cada uno usa el mismo lenguaje y la misma terminología para el trabajo relacionado con los proyectos.

• Configura, da soporte y administra un repositorio central de información, de manera que los entregables y registros de proyectos anteriores puedan ser reutilizados por proyectos similares, constituyéndose en activos para la empresa e incrementando la productividad de la organización.

• Proporciona capacitación (ya sea internamente o a través de proveedores), para crear habilidades clave de dirección de proyectos en las personas y un conjunto común de experiencias. Incluso, si la capacitación es brindada por la PMO, existe una reducción de los costos pagados a terceros por este concepto.

• Proporciona servicios de coaching para los responsables de proyectos, de este modo se trabaja proactivamente en problemas e incidentes e incluso, se reducen las incidencias. Los proyectos en riesgo pueden también ser “coachados” para asegurar que no vayan de mal en peor.

• Obtiene y da seguimiento a la información básica con respecto al estado actual de todos los proyectos en la organización, sintetiza esta información y ofrece visibilidad a la alta dirección de manera frecuente, periódica y consistente.

• Da seguimiento a indicadores institucionales del estado de la dirección de proyectos, la entrega de resultados y el valor general con el que esta disciplina está contribuyendo al negocio.

La PMO actúa como un impulsor y catalizador de la adopción de buenas prácticas de dirección de proyectos dentro de la organización. Esto incluye la sensibilización, formación y venta a la alta dirección y otros stakeholders clave, respecto al valor que obtiene la organización al tener visibilidad de su estrategia e incrementar su productividad mediante el despliegue de una PMO.

Recursos que te queremos compartir

Finalmente, comparto con ustedes, algunos recursos que podrían resultarles interesantes. En este artículo compartí algunas de las funciones clave de una PMO y hace diez años participé como ponente en el congreso de dirección de proyectos global del PMI que fue celebrado en Sao Paulo. Ahí, ofrecí una conferencia en donde hablé de un enfoque ágil para desplegar una Oficina de Proyectos.

Si tienes pensado implementar una PMO en tu organización esta plantilla gratuita que ponemos a tu disposición para el diseño conceptual de una Oficina de Proyectos te será de gran ayuda.

En Proyectum contamos con un taller basado en estos dos documentos, en donde te ayudamos a hacer la justificación y despliegue de una PMO ad-hoc para tu organización. Si te interesa conocer más, por favor descarga el temario de nuestro taller o bien, escríbenos a [email protected]

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