5 recomendaciones para realizar tu retrospectiva anual o cualquier retrospectiva
Por: Omar García.
Las retrospectivas son una herramienta de aprendizaje continuo, que nos permiten un espacio periódicamente para reflexionar sobre la experiencia capturada en el más reciente proyecto o iteración, identificar las oportunidades de mejora, los problemas recurrentes y llegar a elementos de acción que nos permitan mejorar.
A continuación, te compartimos 5 recomendaciones para llevar a cabo tus sesiones retrospectivas de manera efectiva:
1- Desarrolla una cultura en las que se reconoce el valor de las retrospectivas
Es importante que desde un inicio se transmita el valor de las retrospectivas a todo el equipo u organización. Es común que se llegue a pensar que las retrospectivas son pérdida de tiempo pues el equipo se detiene del trabajo habitual. Cambiar esta mentalidad a veces no es fácil.
Desde el inicio se debe establecer la importancia de adquirir el conocimiento del equipo a partir de sus experiencias y que esto nos ayude a mejorar. Una buena idea es, establecer en el calendario del proyecto las sesiones de retrospectiva que se llevarán a cabo y un presupuesto asignado para llevarlas a cabo será de gran ayuda.
Con estas pequeñas acciones se transmite que las reuniones de retrospectiva tienen importancia y no son reuniones que se puedan estar posponiendo.
2- Planea la sesión de retrospectiva
Al igual que cualquier sesión que busca ser productiva, las reuniones de retrospectiva requieren ser planeadas y definir un objetivo claro para ser alcanzado.
Es importante mencionar que el planear una sesión de retrospectiva también ayudará a fortalecer el valor que tienen estas sesiones. Si logramos reunir a nuestro equipo de trabajo, alejándolo de sus actividades cotidianas, para que nosotros como líderes lleguemos a improvisar una sesión, además de generar molestia entre los integrantes del equipo, se debilita esa cultura que reconoce el valor de las retrospectivas del que hablábamos en el punto anterior.
La planeación es una de las actividades principales que debe realizar el facilitador de la sesión. Debe contemplar la definición de un objetivo claro, un espacio al inicio de la sesión que sirva para que los integrantes del equipo se pongan en la misma sintonía, actividades para recabar información y por supuesto un espacio de la sesión para el cierre y los acuerdos, entre algunas otras actividades más que podríamos ver en otro artículo.
3- Consigue un facilitador, de preferencia que sea externo
El facilitador es un rol de vital importancia para dirigir la sesión de retrospectiva a buen puerto. Además de contar con las habilidades y la experiencia de un facilitador, es recomendable que sea una persona neutral y/o externa al proyecto.
Un facilitador tiene la responsabilidad de guiar las conversaciones y mantener la discusión encaminada en el objetivo que deseamos alcanzar. Al ser un facilitador externo los miembros del equipo se sienten con mayor libertad para externar sus ideas y expresar con mayor franqueza su opinión sobre los errores cometidos.
Un buen facilitador logrará que las retrospectivas sean sesiones productivas y no una búsqueda de culpables, no tome a la ligera quién será el facilitador de sus sesiones retrospectivas.
4- Ejecuta dinámicas para obtener información
Hoy en día podemos encontrar una gran variedad de dinámicas para que la retrospectiva sea productiva, pero al mismo tiempo que sea entretenida para los participantes.
Como parte de la planeación de la retrospectiva el facilitador deberá identificar cuáles son las dinámicas que va a ejecutar en la sesión y contar con dinámicas adicionales en caso de que las iniciales no se puedan llevar a cabo por alguna razón, como puede ser, la disposición del lugar, el ánimo de las personas, el tamaño del equipo, entre algunas otras.
Para iniciar la sesión de retrospectiva se puede iniciar “tomando el pulso” como recomiendan las personas de Atlassian, donde el facilitador pide a todos los participantes que escriban en un post-it un número entre 1 y 10, donde 1 significa horrible y 10 increíble, para describir cómo se sienten.
5- Acuerdos accionables, unos pocos a la vez
Al final de las sesiones de retrospectivas y después de que el facilitador permitió que las discusiones se orientaran a propuestas de posibles soluciones, es momento de tomar nota de aquellos elementos de acción, confirmarlos ante todos los participantes y solicitar la asignación de un responsable.
El siguiente paso para que la retrospectiva sea exitosa y no se quede simplemente como una reunión más, es dar seguimiento a los acuerdos establecidos en las retrospectivas. Si las personas no ejecutan las tareas a las que se comprometieron, el ciclo de mejora continua no se completará y la cultura de valor a las retrospectivas se verá debilitado.
Una recomendación adicional es, no trates de implementar todas las mejoras al mismo tiempo, además de que será complicado, no te será fácil identificar cuál fue el elemento de acción implementado que ha comenzado a generar un cambio, positivo o negativo, en la forma de trabajar del equipo.
Si con tu equipo de trabajo has descubierto otras ideas que funcionan bien para las retrospectivas, no dudes en compartirlas.
Referencias:
