“Sabia virtud de conocer el tiempo”

Rebato Leduc

Por: Jorge Valdés Garciatorres, PMP, MDO

En la vida y en el ámbito de proyectos, el tiempo es el recurso más sagrado. En el caso de proyectos, es limitado, por eso es un trabajo de “proyecto” y no “operativo” en donde el concepto de tiempo es continuo. En el caso de la vida, es limitado porque la vida es más corta de lo que uno realmente es consciente.

Entonces, es imperativo que como persona y profesional, desarrolles buenas habilidades de gestión del tiempo para enfrentar mejor los desafíos que te esperan en la vida y en el trabajo.

Aquí te presento cinco pequeños consejos para ayudarte a administrar mejor tu tiempo:

Consejo 1: Deshazte del desorden

Hay un viejo dicho que reza “un escritorio desordenado, crea una mente desordenada”.

Como persona ni como director de proyectos, no quieres una mente desordenada. Quieres una mente clara que se mantenga nítida durante todo el día.

Así que empieza a aclarar tu mente ordenando tu lugar de trabajo.

Que no haya ni un solo papelito si es posible. Te sentirás refrescado, concentrado y más nítido que antes.

Como decía mi abuela, que por lo visto era fiel seguidora del movimiento lean empírico y de la técnica de las 5s. “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

­­­Consejo 2: Prohíbe las notas adhesivas

¿Tienes toneladas de notas que son recordatorios constantes de cosas que debes hacer? y cuando son muy importantes ¿las adhieres a tu monitor? Muchas personas lo hacen, pero no es una buena práctica de administración de tu tiempo.

La razón, es que es bastante difícil priorizar 20 notas, y terminas trabajando solo en las que están justo enfrente de ti y no necesariamente en las que son críticas para alcanzar tus metas personales o las del proyecto.

Elimina todas las notas de tu escritorio, coche y bolsillos y haz una sola lista de “cosas por hacer” en Excel, Trello, cualquier herramienta que maneje tableros Kanban y sí no quieres ser tan sofisticado, utiliza la aplicación de notas de tu celular.

Luego elimina las notas adhesivas. El resultado será un escritorio ordenado y una sola lista. Éste es un excelente comienzo para una apropiada gestión del tiempo.

Por supuesto, si no tienes la costumbre, dolerá y costará más trabajo al inicio, pero aquí otro consejo que mi sabia abuela me repetía un día si y otro también. “el que persevera, alcanza”

Consejo 3: ¿Quién grita más fuerte?

La gente con poca habilidad de gestión del tiempo adopta el principio de “¿quién grita más fuerte?”. Aquellos que griten más fuerte logran completar su trabajo primero.

Pero si tienes una sola lista de “cosas por hacer” y ya priorizaste tu trabajo de acuerdo con ésta, entonces siempre seguirás las prioridades en tu lista, y no aquellas ocurrencias que te lleguen de otras personas por correo electrónico, llamadas telefónicas o mensajes de texto.

De pronto eres tú quien determina qué se hace y qué no, no los demás.

Consejo 4: Crea un cronograma de trabajo

Ahora que tienes un escritorio limpio y una sola lista de “cosas por hacer”. Estás listo para crear un cronograma. Observa el próximo mes y planea tu tiempo cuidadosamente.

Asegúrate de que los temas importantes se programen para hacerse primero. Nunca llenes tu calendario más del 65 o 70%, así estarás disponible si llegan a surgir imprevistos.

Créeme, van a surgir.

Consejo 5: Apégate

Es difícil, pero mantente apegado a los 4 puntos anteriores. Mantén tu escritorio limpio. Mantén una sola lista de “cosas por hacer” y actualízala diario. Y si tienes más de cinco notas adhesivas en tu escritorio, entonces sabrás que estás cayendo de nuevo en el desorden.

Mantente enfocado y trabaja sabiamente usando estos simples pero efectivos consejos.

“Sin compromiso, nunca empezarás, pero lo que es más importante, sin constancia, nunca terminarás”.

Denzel Washington

Comentarios

comentarios