5 ventajas de las estructuras organizacionales basadas en procesos
La experiencia nos dice que una estructura organizacional basada en procesos es ideal para las exigencias de los mercados actuales, ya que aporta flexibilidad y eficiencia.
En este primer trimestre del año, que recientemente acaba de concluir, hemos tenido la fortuna de apoyar a diversas organizaciones en la definición y mejora de sus procesos de negocio. Aunque el concepto de gestionar procesos de negocio, BPM por sus siglas en inglés, no es algo nuevo, cada vez vemos a más organizaciones apostándole a una transición de las estructuras funcionales a las basadas en procesos. Por esta razón, en esta ocasión te quiero compartir 5 ventajas de las estructuras organizacionales basadas en procesos que nos ha tocado vivir con nuestros clientes.
1. Se centra en ofrecer valor al cliente
La estructura jerárquica, propia de las organizaciones funcionales, agrupa a los individuos por especialidades, por ejemplo: área de sistemas o área contable. Estás áreas tienen indicadores, los cuales a pesar de que sean cumplidos, en muchas ocasiones pueden no tener una relación con el valor entregado al cliente.
Las áreas funcionales pueden centrar sus esfuerzos en tratar de cumplir sus objetivos, perdiendo de vista que lo importante es la satisfacción del cliente.
La ventaja de trabajar bajo procesos es que todos los esfuerzos realizados por los individuos están claramente enfocados en entregar valor al cliente y no, en cumplir los objetivos de un área en específico.
2. Flexibilidad para responder al cambio
Hoy en día, la supervivencia y el éxito de una empresa, dependerá en gran medida de su capacidad para adaptarse a los cambios. Lo anterior implica, trabajar en una cultura de alto desempeño, por encima de una cultura tradicional donde prevalecen los estilos burocráticos y los líderes autoritarios.
Las organizaciones basadas en procesos cuentan con personal auto organizado, capaces de asumir riesgos controlados y que no requieren de un jefe que los esté micro-gestionando.
Al contar con este tipo de capital humano, la capacidad para responder al entorno VUCA, que hoy en día viven todas las organizaciones, será mucho mayor.
3. No dependes de una persona
Seguramente te ha tocado trabajar con una persona que con el tiempo se ha hecho indispensable, o tal vez tú eres esa persona, aquel con el que se puede contar para resolver un problema de la oficina.
Cuando está persona cambia de trabajo, el vacío inmediatamente se siente ya que había acaparado varias tareas que sólo él sabía cómo realizar. Otro problema lo vive la misma persona, ya que se pueden presentar oportunidades para ser promovido y no podrá acceder a ellas, precisamente porque no puede dejar ese vacío.
Cuando los procesos de una organización están claramente definidos, la dependencia por una persona es algo de lo que no debemos preocuparnos. Con esto no quiero decir que las personas dejan de ser importantes, todo lo contrario, se vuelven multifuncionales y expertos en diversas cosas que fácilmente pueden desempeñar un día una actividad y al día siguiente otra totalmente distinta.
4. Mejoras constantes
La ventaja de la gestión de procesos de negocio es que está diseñada de tal manera que considera no solo las actividades que se realizan, sino también cómo estas actividades interactúan entre sí a lo largo del flujo y de extremo a extremo, lo que permite contar con una visión sistémica para identificar mejoras en aquellas actividades que realmente añaden valor.
El estar en contacto diario con los procesos va a permitir encontrar mejoras constantes, que ayudarán a eliminar actividades repetitivas, a incrementar la productividad y la satisfacción del cliente, entre otros.
5. Ventaja competitiva
Documentar los procesos de negocio y trabajar en base a ellos, es ya una ventaja.
En el mercado puede haber una gran cantidad de organizaciones que se dediquen a lo mismo. Muchas de estas organizaciones pretenden diferenciarse a través de reducir sus precios. Pero una verdadera forma de diferenciarse es a través de la forma en que se realizan las actividades que van a generar como resultado un producto o servicio al cliente, es decir, a través de sus procesos.
Gestionar los procesos de negocio, es algo único para cada organización. Aunque dos empresas se dediquen a hacer lo mismo, cada una de ellas realizará sus procesos a su modo, aquella que trabaje en mejorar constantemente la eficiencia de sus procesos logrará una ventaja competitiva real.
Las ventajas de las estructuras organizacionales basadas en procesos son muchas, el simple hecho de trabajar con procesos ya implica un cierto cambio de mentalidad. Todo este cambio provoca una mejora en la comunicación y en las relaciones entre las personas de la organización. Y esto, no me dejaras mentir, ya es una gran ventaja.
Sobre el autor: Omar García.
