Administrar el flujo de trabajo en la gestión de negocios ágil
Poco a poco el paradigma de la gestión de negocios ágil se instala. Ya no es una forma nueva de administrar una empresa, el manifiesto data del 2001, pero la idea fue tan revolucionadora que aún hoy se sigue en construcción porque lo cambió todo. En definitiva es un modelo no terminado, que está en mejora continua.
El adjetivo ágil se aplica a lo que funciona de manera efectiva. Cuando esta palabra se aplica en la gestión de negocios, en su forma más básica se entiende que la organización cambia conforme las necesidades, es propositiva y su estructura es sencilla, sin burocracia.
La necesidad en las empresas de ser efectivo y moverse con rapidez surge de la globalización y el internet que empoderan al cliente para documentarse en temas, comparar productos y servicios, así como contactar con sus pares para recomendar o no lo que consumen. Así lo explica Steve Denning en un artículo para la revista Forbes.
Uno de los cambios introducidos para mejorar la satisfacción en el cliente es la entrega anticipada y continúa, por lo que se trabaja en tareas relativamente pequeñas con retroalimentación constante. Los CEO que escribieron el manifiesto ágil notaron que los equipos reducidos de trabajo que son multidisciplinarios y autónomos para organizarse y ejecutar, funcionan mejor en esta dinámica.
Gracias a la comunicación constante, las “entregas rápidas, tempranas y frecuentes, el producto resultante es exactamente lo que el mercado está demandando”, así lo explica María Tena en el artículo ¿Qué es la metodología ‘agile’?. Además, cuando todos los involucrados conocen los avances del proyecto y hay retroalimentación frecuente, las juntas que se extienden por horas y no aportan nada dejan de ser necesarias.
Una manera de administrar el flujo de trabajo en ágil es a través de herramientas visuales, porque permiten mantener al tanto a todos sobre el avance del proyecto, las actividades con retrasos y los pendientes. Hay dos maneras de hacerlas. La primera es la manera tradicional en pizarrones o corchos. La segunda es por medio de aplicaciones digitales.
La manera tradicional, hecha a mano, solo sirve cuando los equipos están físicamente en la misma oficina porque está disponible en algún lugar del área de trabajo y para verla se requiere desplazarse a ese lugar.
El tablero kanban es la herramienta visual más conocida con la que se gestiona el flujo de trabajo continuo y se eliminan los tiempos muertos. Se puede ajustar a las circunstancias de cada proyecto y equipo de trabajo.
Se hace dividiendo en tres, o más columnas, el pizarrón. Cada columna es un estado en el que se encuentran las actividades del proyecto, que pueden ser “Pendiente”, “En curso” y “Hecho”, pero esto dependerá de las características del proyecto y la empresa. A su vez, cada columna puede llevar subestados. En tarjetas o post it se anota cada tarea del proyecto y se mueven conforme su status.
Es posible trasladar el kanban a un formato digital cuando los equipos no son físicos y trabajan a distancia. La manera más sencilla sería una tabla en Excel compartida en una nube que permita a todos los miembros visualizar y modificarla conforme avancen en el trabajo. También existen aplicaciones como Kanban Tool y Trello.
Kanban es muy utilizado en Scrum, pero puede ser llevado a cualquier proyecto. El tablero físico o digital ayuda a que el equipo se autoorganice e implemente; identifica los problemas que ocasionan tiempos muertos (como retrasos en alguna línea de suministros); prioriza tareas; elimina las reuniones innecesarias, ya que por medio de esta herramienta todos conocen el avance en el proyecto y transparenta las actividades de cada miembro del equipo.
Sobre la autora: Kayleigh Bistrain.
