Aprovecha el Efecto Mariposa: Usa estas 6 Recomendaciones para Generar Sinergia en tus Proyectos
Autor: José Luis Flores Pérez, MDO
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El aleteo de las alas de una mariposa se puede sentir al otro lado del mundo
Proverbio Chino
Del por qué el nombre “Efecto Mariosa”
Se denomina como Teoría del Caos a la rama de las matemáticas que trata aspectos de los sistemas dinámicos sensibles a las variaciones en las condiciones iniciales. Pequeñas variaciones en las condiciones iniciales, pueden causar grandes diferencias en el comportamiento futuro .
Edward Lorenz, meteorólogo y uno de los padres de la Teoría del Caos, trabajó en el problema de predecir el clima. Utilizando un computador notó que obtenía resultados totalmente diferentes si introducía los mismos datos pero con menos números decimales. Según las ideas convencionales, los resultados habrían tenido que ser prácticamente los mismos. Al efecto que tienen las diferencias pequeñas e iniciales se le dio el nombre de Efecto Mariposa.
Una forma de visualizar el movimiento caótico es hacer un diagrama de fases del movimiento. El tiempo es implícito y cada eje representa una dimensión del estado. Un sistema en reposo será dibujado como un punto, y un sistema en movimiento será dibujado como un círculo. Cuando el movimiento representado en estos diagramas de fases no muestran una trayectoria bien definida se considera que l sistema es atraído hacia un tipo de movimiento, es decir, que hay un atractor.
En el caso del hallazgo de Lorenz. El diagrama, lo que hoy se llama Atractor de Lorenz, es una figura geométrica similar a una mariposa.
El resultado es que fijó el final de los pronósticos a largo plazo y puso en manifiesto la sensibilidad de los sistemas no iniciales. En el caso, se trata de la influencia que la más mínima perturbación en el estado inicial del sistema puede tener sobre el resultado final.
La Teoría del Caos y la Dirección de Proyectos
La Teoría del Caos se ha movido más allá de las matemáticas y se ha trasladado a las ciencias sociales. El Efecto Mariposa es el entendimiento de que todas las fuerzas o, en el caso de un proyecto, todas sus variables, están conectadas. Teniendo en consideración la Dirección de un proyecto, lo mejor es alinear todas las fuerzas que trabajan en la misma dirección. El entendimiento implica que un pequeño impacto puede tener gran efecto cuando se magnifica con el tiempo y la distancia.
La Teoría de la Complejidad reconoce que los seres humanos, por naturaleza, cuando conviven o trabajan en conjunto son un sistema abierto. Por lo que trata de aprovechar el caos de una manera que permite que el Gerente del Proyecto aumente la eficiencia y eficacia del equipo del proyecto. Un equipo puede alcanzar más que el esfuerzo individual de sus integrantes. Esto da paso al concepto de Sinergia. La Sinergia es el resultado de la acción conjunta de dos o más fuerzas, y se caracteriza por tener un efecto superior al que resulta de la simple suma de las fuerzas.
6 recomendaciones para obtener Sinergia en tu proyecto
Para lograr Sinergia en tu proyecto los siguientes consejos prácticos pueden ser de utilidad. Si decides seguirlos, puedes provocar un Efecto Mariposa en tu proyecto.
- Procesos de auto-monitoreo: El monitoreo no debe limitarse solamente a las tareas y procesos; cada equipo necesita establecer procesos de auto-monitoreo y retroalimentación hacia su propia dinámica grupal e interpersonal.
- Celebrar avances: Todo equipo debe celebrar sus triunfos, gozar sus logros y agradecer la parte vital aportada por cada uno de sus miembros.
- Lenguaje común: Una vez conseguida y compartida la información, hay que acordar el significado de ella para contextualizarla y convertirla en conocimientos y en “sintonía” de mentes.
- Diseñar procesos de concertación: Muchos equipos gastan su energía y tiempo en crear una polarización de posiciones y opiniones encontradas, una situación de ganar-perder. Existen muchas formas de concertación que permiten que un equipo libere toda su creatividad y capacidad innovadora para crear opciones viables y productivas de ganar-ganar. Los procesos de concertación son como un código de civilidad que permite trabajar en armonía, sobre todo, en situaciones difíciles.
- Aprovechar diversidad y fortalezas: Es una paradoja de la Sinergia: A mayor diversidad de los integrantes exista, mayor potencial sinérgico pero mayor dificultad para lograrla. En lugar de percibir las diferencias perceptuales y conductuales individuales como un obstáculo a la productividad, se debe reconocer que estas diferencias son precisamente las que pueden generar mayor sinergia, siempre y cuando existan los procesos de concertación adecuados para lograrlo.
- Compartir la información: A pesar de ser tan obvio y casi axiomático, uno de los impedimentos más comunes para la optimización de la Sinergia es no tener conocimiento de todas las opciones, lo cual sucede o por no tener toda la información externa e interna del sistema, o por las políticas o hábitos organizacionales de monopolio de información. Todos los integrantes de un equipo necesitan tener acceso a toda la información, los conocimientos y las destrezas necesarios para cumplir oportuna y efectivamente su misión.
Beneficios y ventajas de la Sinergia
Un grupo de trabajo es un conjunto de personas que conviven en determinados momentos cortos, contando cada una con sus propias metas. Se define como dos o más individuos que interactúan y son interdependientes y se han juntado para lograr objetivos particulares.
Un equipo implica que todas las personas involucradas están orientadas hacia una meta común, logrando la Sinergia que les permitirá llegar más rápido y mejor que si cada uno se reparte un segmento del trabajo. Es, decir, el compromiso y la identificación son requisitos fundamentales para el trabajo en equipo.
Los beneficios son:
- Disminuye la carga de trabajo, pues varias personas colaboran.
- Se obtienen mejores resultados.
- Se aprende a escuchar y a respetar a los demás.
- Permite organizarse de una mejor manera.
- Mejora la calidad de la organización.
La ventajas son:
- Más motivación.
- Mayor compromiso.
- Más ideas.
- Más creatividad.
- Mejor comunicación.
Corolario
En su libro El fin de la eternidad, Isaac Asimov describió una dimensión espacial en la que una especie de humanos realiza cambios en la Historia viajando en el tiempo. Esto con la intención de mejorar el mundo. Realizan un Cambio Mínimo Necesario, que se considera una nimiedad, y que sin embargo tienen grandes consecuencias. Una nimiedad es algo pequeño e insignificante.
La atención que hay que tener al respecto es que, de la misma forma en que se puede provocar un efecto positivo en el proyecto con pequeñas acciones conscientes; de igual forma se puede causar un gran impacto negativo a través de acciones involuntarias.
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José Luis Flores Pérez es Director Editorial de TenStep Latinoamérica y tiene más de 30 años de experiencia en Dirección de Proyectos de TI. Cuenta con una Maestría en Desarrollo Organizacional y tiene estudios de Doctorado en Ciencias de la Administración.
