Cinco consejos para crear una estructura de desglose de trabajo (WBS)
La Estructura de Desglose de Trabajo es una herramienta poderosa si la usamos adecuadamente. Es la piedra angular de todo el proyecto y representa el primer paso para lograr un entendimiento común de lo que incluye el proyecto así como para la creación del cronograma. La WBS es usada para exhibir todo el trabajo, entender el trabajo del proyecto, te da una idea de sus dimensiones y las implicaciones de llevarlo a cabo. A continuación te presentamos cinco técnicas para crear una WBS sólida para tu proyecto.
1- No hagas tu WBS muy vertical
Si tienes la visión de hacer tu WBS con post-its sobre la pared es importante que no permitas que se torne demasiado vertical (También puede decirse “demasiado profunda”). Dependiendo del enfoque de WBS, tal vez deba estar entre dos o cuatro niveles para definir los entregables. La regla general es que no se deberían exceder 5 niveles por cada entregable e incluso cinco podría ser demasiado.
Es importante que desde el momento en que empiezas a crear la WBS involucres a tu equipo de colaboradores (incluyendo al cliente o un representante) y que acuerden algunos términos. Por ejemplo: Elementos de alto nivel se refiere normalmente a los niveles superiores del WBS y por lo tanto, tienen menos detalle que los niveles inferiores. A estos se les suele llamar elementos de bajo nivel y por lo tanto, proveen un mayor detalle. En un alto nivel, normalmente se colocan los elementos que conformarán el ciclo de vida de la solución. Mientras que en los niveles inferiores se colocarán las actividades o tareas relevantes para poder crear un entregable o parte de un entregable.
2- Crea un diccionario de WBS para los proyectos grandes
Normalmente un diccionario no es necesario pero si tu WBS tiene cientos (o miles) de actividades detalladas, quizá sea demasiado trabajo mantenerlo al corriente. Si la WBS es demasiado grande, quizá tenga sentido poner toda la información importante en un diccionario de la WBS. Una vez que se ingresa la información en una herramienta, la herramienta puede ayudar también a llevar un seguimiento de los cambios en el trabajo para que puedas rastrear de que manera los cambios impactan a la WBS y al cronograma. Tener la WBS en una herramienta también hace que la información sea mucho más fácil de reusar para futuros proyectos.
3- Usa las actividades resumidas para los hitos del cronograma
Las actividades resumidas son las que están desglosadas en mayor detalle. Las actividades detalladas no se desglosan más. Cuando creas un cronograma, debes incluir únicamente las actividades detalladas, no las resumidas. Con fines de claridad y legibilidad, a menudo tiene sentido incluir dichas actividades resumidas en el cronograma para representar un despliegue lógico de las actividades detalladas. Una actividad resumida que represente el cumplimiento de un entregable también puede ser incluida en el cronograma como un hito.
4- Desglosa las actividades resumidas en dos o más actividades detalladas
Ya que elegiste desglosar una actividad resumida en actividades más pequeñas, no tiene sentido que sólo haya una actividad detallada en una actividad resumida. Si lo haces, la actividad detallada representa exactamente el mismo trabajo que la actividad resumida. Esto no aporta nada. Si vas a desglosar el trabajo en un siguiente nivel de detalle, asegúrate de que siempre identifique de dos a más elementos en el siguiente nivel.
5- Las actividades detalladas deben ser redactadas como actividades orientadas a la acción
Las actividades detalladas en tu WBS son finalmente movidas al cronograma. Por esa razón, es más fácil si las actividades detalladas de tu WBS son orientadas a la acción – justo como estarían las actividades en tu cronograma. Por ejemplo, en vez de redactar una actividad detallada en tu WBS como “conferencia”, debes redactarla como “organizar conferencia” o “asistir a conferencia”.
Las WBS´s son estructuras interesantes que sirven como la columna vertebral para la creación de un cronograma. Hay muchas otras técnicas, pero estas cinco te dan una buena base para comenzar
Traducción: Claudia Valdés.
Complemento, adaptación y Contextualización: Jorge Valdés, PMP.
