“Ninguno de nosotros, incluyéndome a mí, nunca hacemos grandes cosas. Pero todos podemos hacer cosas pequeñas, con gran amor, y juntos podemos hacer algo maravilloso”.

Madre Teresa

Cada equipo tiene diferentes necesidades: algunos equipos necesitan mantenerse en contacto en todo el mundo, otros necesitan mantenerse en contacto menos, otros se mantienen en contacto muy bien y otros tienen problemas para que los proyectos se entreguen a tiempo.

Afortunadamente hay cientos de herramientas de colaboración con características tan diversas como tu equipo.

En Proyectum somos una organización en donde el trabajo es naturalmente colaborativo. Nuestro equipo, disperso en 6 oficinas a lo largo del continente americano, colabora de manera colectiva en al menos 10 iniciativas para incrementar el valor que ofrecemos a nuestros clientes.

Por ejemplo, una de esas iniciativas es el ciclo anual de webinars. Este ciclo que nació a mediados de 2016 ha sido muy exitoso e implica la coordinación de colaboradores dispersos geográficamente en 6 países, el equipo incluye:  investigadores, curadores de información, diseñadores gráficos, autoridades académicas internas, panelistas, equipo de mercadotecnia (interno y externo), logística, administradores de comunidades, entre otros. Solo para esta iniciativa estamos participando al menos 25 personas recurrentemente a lo largo del año.

Debo confesar que, antes de 2016 nuestro nivel de colaboración era marginal. Usábamos algunas herramientas, que, al no satisfacer las necesidades, mayormente nos llevaban a hacerlo vía correo electrónico y alguna que otra video conferencia. Lo cierto es que nos hacía falta una herramienta que cubriera diversas funcionalidades.

En la búsqueda por mejorar nuestras capacidades y necesidades de colaboración, transitamos por diversas herramientas de Software. Algunas muy rígidas, otras, muy poco intuitivas y algunas otras muy costosas.

Por eso, cuando en 2016 sugerí otro cambio de herramienta, muchos de mis colegas en Proyectum no se mostraron tan entusiastas en buscar este tipo de herramientas, pues como dije en un lapso de aproximadamente 4 años experimentamos cerca de 5 o 6 alternativas.

Al final, me dieron el voto de confianza y me apoyaron en lo que prometí, sería el último cambio de herramienta de colaboración. Desde entonces esta capacidad se fortaleció y nuestra vida cambió para bien. 

En esta guía exploro algunas de las funciones clave que deben estar presentes en un Software de colaboración, así como algunos de los inconvenientes de cada uno.

Comunicación (Chat)

¿Qué es? Las herramientas de comunicación te ayudan a comunicarte en equipo. Probablemente ya hayas oído hablar de los grandes: Slack, Skype for Business, Hipchat. Estas herramientas ayudan a comunicarte de diferentes maneras: chat de texto, voz y video en vivo.

¿Para quién? Estas herramientas son utilizadas por todo tipo de equipos. Pueden trabajar bien para comunicarse dentro de una oficina, o entre oficinas, y para ayudar a conectarte con miembros y proveedores externos del equipo.

¿Contras? Echa un vistazo a #slacklash en Twitter para darte cuenta de las personas que están abandonando Slack. Estas herramientas pueden hacer que sea muy fácil mantenerse en contacto, pero a la vez, también son bastante limitadas. Te encantará mantenerte en contacto, pero cuando tengas que trabajar, deberás suscribirte a otras herramientas.

Ejemplos:  Slack, Skype para empresas, Hipchat, Hangouts de Google.

Conclusión: El chat por sí solo no mejorará tus capacidades organizacionales de colaboración y puede ser un distractor importante.

Si consideras que esta función es muy importante para ti, busca plataformas de chat que se integren con otras aplicaciones que ya utilizas.

Manejo de archivos compartidos

¿Qué es? Son herramientas que ayudan a tu equipo a compartir archivos y mantenerlos actualizados, normalmente están disponibles desde cualquier dispositivo y fuera de tu correo electrónico.

¿Para quién? Cualquier equipo que trabaje con archivos. Probablemente en la actualidad no haya equipos que puedan trabajar sin compartir archivos.

¿Contras? Compartir archivos es grandioso, pero con muchas de las opciones disponibles, te vas a encontrar con límites de almacenamiento y muchas veces los documentos solo pueden ser editados por una persona a la vez, lo que genera riesgos de pérdida de versiones.

Ejemplos: Dropbox, Box, Google Drive

Conclusión: Compartir archivos es una excelente manera de llevar tu trabajo a donde quiera que vayas. Al buscar una solución para esto, toma en cuenta los límites de la herramienta que estás evaluando y busca opciones con capacidad de edición multiusuario.

Redes sociales corporativas

¿Qué es? Esto es el símil al concepto de Redes Sociales como Facebook o LinkedIn, pero para tu oficina. Las herramientas que presentan este tipo de funcionalidad para la oficina incorporan otras funciones atractivas, pero que pueden ser grandes distractores.

¿Para quién? Este tipo de funcionalidad es muy útil para los grandes corporativos, en donde necesitan poder navegar por toda la organización o divisiones de gran tamaño y que necesitan encontrar personas con ciertos conocimientos y habilidades que puedan participar en sus equipos.

¿Contras? ¿Crees que tu feed personal de Facebook tiene demasiadas actualizaciones para realizar un seguimiento? Espera hasta que comiences a enterarte de todo lo que sucede en tu organización.

Ejemplos: Facebook para el trabajo, Jive, Yammer y muchos otros.

Conclusiones: ¿Trabajas para una gran empresa y necesitas ayuda para conocer gente? O ¿Tal vez quieres otra forma de compartir fotos de gatitos con tus compañeros de trabajo? La red social para el trabajo podría atender esto.

Manejo de proyectos

¿Qué es? El software de gestión de proyectos realiza un seguimiento de todas las piezas de un proyecto. Desde las personas hasta las tareas, los recursos y el calendario en el que todas estas piezas de información se vinculan y se integran.

El software de administración de proyectos te ayudará a obtener una imagen de alto nivel de lo que está sucediendo en su organización o en tu departamento.

¿Para quién? ¿Te gustan los gráficos de Gantt? ¿Tienes la biblia de gestión de proyectos en tu escritorio? ¿Es “dependencia” tu segundo nombre? ¿Tu cargo es como gerente de proyecto o programa? Entonces estos productos son para ti.

¿Contras? Si no eres una de esas personas, estas herramientas pueden resultar difíciles de entender, incómodas de actualizar y de navegar. Por si fuera poco, también será una herramienta adicional sobre todas las otras herramientas que tienes que utilizar.

Ejemplos: Asana, Wrike, Microsoft Project, Base Camp

Conclusión: El software de gestión de proyectos puede llegar a ser muy complejo para todos los proyectos. Normalmente está dirigido a las personas que están a cargo de grandes proyecto o programas.

Si no es este tu caso, probablemente necesites una solución menos estructurada, pero que contribuya a tener visibilidad de las decenas de actividades que tienes que llevar a cabo y al mismo tiempo, dar seguimiento apropiado de las tareas que tiene que hacer alguien más.

Herramientas integrales de colaboración

¿Qué es? El software de colaboración integral busca proporcionar varias de las funciones descritas anteriormente en un solo paquete. Al tener todos tus archivos, proyectos y comunicaciones en una misma plataforma, pasas menos tiempo cambiando de aplicaciones y más tiempo realizando tareas, lo cual te hace más productivo.

¿Para quién? Organizaciones e individuos que buscan no solo colaborar al interior de su organización, sino que requieren incorporar agentes externos de su cadena productiva y al mismo tiempo, simplificar su flujo de trabajo, dando a los distintos participantes el nivel de autonomía que les permita actuar y a la vez, mantener el nivel de visibilidad y control necesarios.

Aquellas personas que estén cansadas ​​de cambiar constantemente de una aplicación a otra para hacer las cosas.

¿Contras? El software completo puede tenerlo todo, pero es posible que no siempre tenga el tipo de función más avanzada para cada componente.

Ejemplos: Samepage, Basecamp, Dropbox Paper (beta).

Conclusión: El año pasado se publicó una encuesta entre Samepage y ORC International, un hallazgo muy importante es que el 50% de las PYMES utilizan seis o más herramientas de colaboración simultáneamente. ¡Sin duda eso es mucho tiempo, dinero y esfuerzo perdido!

Si te tomas en serio la colaboración, necesitas buscar una solución integral que brinde a tu equipo, un espacio dedicado para hacer más.

Conclusiones y recomendaciones

Cuando se trata de colaboración, es necesario responder algunas preguntas muy importantes, pues de ello depende en muchos casos que las empresas lleven a buen término sus proyectos y por lo tanto sean capaces de mantenerse competitivas en el mercado.

Algunas preguntas importantes podrían ser:

• ¿Qué funciones necesitan mis equipos para colaborar de manera productiva?
• ¿Cómo se están resolviendo esas funciones actualmente?
• ¿Cuánto le cuesta a tu organización cubrir esas funciones, no solo en licenciamiento sino en la productividad de tus colaboradores?
• ¿Qué grado de adopción tienen las herramientas que estás pagando?
• ¿Qué nivel de colaboración productiva contribuyen dichas herramientas?

Nosotros en Proyectum, hemos encontrado enormes ventajas que han beneficiado el trabajo colaborativo de la organización y nos han ayudado a reducir nuestros tiempos de ciclo y al mismo tiempo, aumentar el valor que entregamos continuamente a nuestros clientes y seguidores.

Seguramente te preguntarás que herramienta estamos usando. Fácil, estamos usando Samepage, que para nosotros es una plataforma que nos ayudó a convertir a Proyectum en una organización que colabora, se comunica y aprende.

No quiero sonar como un fanático irracional, pero al menos en mi caso, hoy no entiendo cómo pudimos trabajar de otra forma alguna vez.

Si te interesa conocer más de esta increíble plataforma y cómo se compara con otras que existen en el mercado te invito a hacer clic aquí.

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