¿Cómo manejar proyectos con fechas de término predeterminadas?
En un mundo perfecto, el calendario del proyecto y las fechas de finalización se derivarían de la cantidad de trabajo que se va a realizar y el número de recursos disponibles. Como usted sabe, ese no es siempre el caso. A veces, cuando se asigna un proyecto, ya tiene una fecha de finalización específica. Por ejemplo, la fecha de finalización puede ser determinada por una regulación gubernamental, un evento programado o para coincidir con otra iniciativa de la compañía. Esta situación se conoce como un “timebox“, lo que significa que tienes un plazo fijo para concluir el trabajo y la fecha de finalización está “empaquetada”.
No hay nada malo en que el proyecto tenga una fecha de término fija. Puedes transmitir a tu equipo un sentido de urgencia y enfoque. Sin embargo, puede haber un problema si el director del proyecto y su equipo piensan que no pueden concluir el trabajo antes de la fecha límite. En ese caso, el gerente de proyecto debe plantear esto como un riesgo. Las acciones potenciales del plan de riesgos incluyen:
• Asignar más recursos al proyecto. Poner demasiados recursos en el proyecto puede disminuir el valor, sin embargo, éste es generalmente el lugar por donde se comienza.
• Hacer que el equipo trabaje horas extra. Sin embargo, siempre toma en cuenta que las horas extraordinarias en sí tienen un rendimiento decreciente y que las horas extraordinarias a largo plazo pueden tener un efecto negativo en los miembros del equipo.
• Reducir el alcance. Trabajar con los stakeholders para reducir el alcance. Esto puede incluir la eliminación de entregables completos o parcialmente eliminar funcionalidad de los entregables requeridos.
• Confirmar si algunas entregas y características requeridas pueden entregarse después de la fecha de vencimiento. Por ejemplo, una solución del 90% puede ser viable en la fecha de vencimiento, y entregar el trabajo pendiente un poco después.
Importante: Estimar la cantidad de riesgo en el calendario
Incluso si tu gerente o patrocinador te ha dado una fecha de término fija, primero es importante elaborar cuidadosamente el calendario, como si no tuviera esta restricción de fecha. Si lo haces primero, te dará una idea de lo realista que es cumplir con la fecha fija. Por ejemplo, supongamos que tienes un proyecto que debe completarse en nueve meses. Si primero creas un cronograma “normal” que muestre que el proyecto estará completo en 9 meses y medio, no sería demasiado difícil pensar que podrías completar el trabajo en nueve meses. Sin embargo, si creas un cronograma “normal” y éste muestra que la fecha de finalización es 13 meses, comprenderás la dificultad y el riesgo asociados al cumplimiento del proyecto en un período de nueve meses. Esto no significa que eliminaras la restricción de los nueve meses. Sin embargo, te da más información para tener una conversación con base en hechos sobre los riesgos del proyecto y las opciones que están disponibles.
El timebox en el mundo ágil
En la filosofía ágil, cada iteración representa un time box. En Scrum, por ejemplo, se trata el tiempo como una de las limitaciones más importantes en la gestión de un proyecto.
Para abordar la limitación del tiempo, Scrum introduce un concepto llamado ‘Time-boxing‘, que propone fijar una cierta cantidad de tiempo para cada proceso y actividad en un proyecto. Esto asegura que los miembros del equipo de Scrum no toman demasiado o muy poco trabajo por un período de tiempo determinado y no desperdician su tiempo y energía en trabajo que aún es poco claro.
Algunos de los beneficios de Time-boxing son:
• Proceso de elaboración del entregable más eficiente.
• Menos gastos generales.
• Incrementa la velocidad de trabajo de los equipos.
Por: Tom Mochal, PMP, PgMP, PfMP.
Traducido y adaptado por: Jorge Valdés, PMP.
