Comunicación proactiva basada en el tamaño de tu proyecto
Todos conocemos la instrucción. Estás realizando un trabajo heroico al dirigir un proyecto, resolviendo problemas, liderando al equipo e intentando lograr completar todo el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto. Sin embargo, cuando tu director o tu cliente te preguntan cómo va el proyecto, invariablemente respondes “todo bien”.
Muchos directores de proyectos intentan comunicarse con el menor esfuerzo y usando la menor cantidad de palabras posibles. Parte de esta reserva, es la falta de comodidad que sienten con la comunicación escrita y verbal en general. También puede ser que en muchos casos los directores de proyectos simplemente no entienden el valor que la comunicación proactiva le da a un proyecto.
Los reportes de estado del proyecto, satisfacen los requerimientos básicos de comunicación. Dan retroalimentación a los principales grupos de interés acerca del estado actual del proyecto y del trabajo que se ha completado desde la última vez que se informó. También sirven para guiar las reuniones de seguimiento y discutir los problemas, las solicitudes de cambio y los riesgos sobresalientes que se han presentado en el periodo. etc. El propósito principal de los reportes de estado es “tomar una foto” del proyecto para informar la situación que está viviendo el proyecto y poder manejar asertivamente, las expectativas evitando sorpresas desagradables.
Crea un plan de comunicación para los proyectos grandes
En proyectos grandes, especialmente en aquellos que impactan a una amplia variedad de personas, el reporte de estado básico no es suficiente. La comunicación debe ser proactiva, multifacética y enfocada. Es momento para establecer un Plan de Comunicaciones formal. En un Plan de Comunicaciones, piensas en los principales grupos de interés, sus necesidades de información y la mejor manera de satisfacer dichas necesidades. Luego, creas diferentes tipos de comunicación para cumplirlas. Es probable que debas preparar distintos comunicados pues, distintas audiencias pueden tener distintos requerimientos de información a ser comunicados.
Usa herramientas de colaboración a medida que el proyecto crece
Los proyectos grandes generalmente tienen un gran número de interesados, quienes además tienden a ser diversos y dispersos. Debes considerar aplicaciones de software y herramientas colaborativas que faciliten el compartir documentos y permitan una comunicación más fácil.
Comunicación – ¡Sólo hazlo!
A todos nos han dicho “comunícate, comunícate, comunícate”. Los directores de proyecto deben tomarse esto muy en serio. Hay muchos otros aspectos en un proyecto que no dependen al cien por ciento de ti. La comunicación, sin embargo, es algo que está directamente dentro de tu control. Quizá te sorprendas de que tan fácil fluye tu proyecto cuando te comunicas proactivamente con el equipo, los clientes y otros interesados.
La buena noticia
Si nunca has realizado un plan de comunicaciones o quieres revisar una propuesta alternativa, nosotros en TenStep contamos con una metodología completa que contribuye a abreviar tu camino y a mejorar tu práctica individual o corporativa.
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Traducción: Claudia Valdés.
Complemento, adaptación y Contextualización: Jorge Valdés, PMP.
