Comunicación Proactiva, la base del Éxito de un Proyecto
Todo Gerente de Proyecto conoce su labor: Dirigir el Proyecto, Resolver Problemas, Liderar al equipo y, tratar que todo el trabajo se realice a tiempo y dentro del presupuesto.
Sin embargo, cuando su el Patrocinador, su Jefe o Cliente pregunta; ¿cómo va el Proyecto?, la respuesta lógica es; ” muy bien”.
Un buen número de Gerentes de Proyecto sólo realizan el menor esfuerzo y utilizan el mínimo de palabras para comunicarse. Parte de esta indecisión es la falta de habilidad en la comunicación verbal y escrita. Otra posible razón es que la mayoría de los Gerentes de Proyecto no entienden el valor que la Comunicación Proactiva proporciona a un Proyecto.
En primera instancia, nos guste o no, ¿Quién puede negar que uno de los principales procesos de la Gestión de Proyectos, es la Comunicación? En segundo lugar, recordemos la filosofía y estrategia de escalar los procesos de la Gestión, en función al tamaño del Proyecto.
En Proyectos pequeños, el nivel de Comunicación puede ser tan simple como asegurar que el Cliente del negocio entienda cuando inició el trabajo, y notificarle cuando el trabajo está terminado. Nada del otro mundo.
Informe del Nivel de Satisfacción, Exigencia básica de comunicación
Los problemas aparecen cuando, el mismo modelo, se aplica en Proyectos más grandes. A medida que los Proyectos son mayores, las exigencias de Comunicación también crecen, desde el requisito básico como el reporte de estado. Este tipo de informes proporciona información a las principales partes interesadas, sobre la situación actual del proyecto y las actividades realizadas a partir de la última Comunicación.
Los Informes de estado son también un foro para discutir: asuntos pendientes, solicitudes de cambio de alcance, riesgos, etc. El propósito principal de un informe de estado, es gestionar las expectativas, y asegurar el evitar sorpresas. Una mala noticia no es un problema de Comunicación. El problema es la mala Gestión de las expectativas y que los Clientes sean sorprendidos. Informar, evita sorprender a la Gente
Crea un Plan de Comunicación acorde al Proyecto
En los grandes Proyectos, especialmente los que afectan a una amplia variedad de personas, un Informe de situación es insuficiente.
La Comunicación debe ser proactiva, multifacética, con un objetivo claro y definido. Para hacer realidad la Comunicación requiere de un plan formal, pensado en los protagonistas y principales actores, en sus necesidades de información y la mejor forma de satisfacerlas.
Existen tipos específicos para satisfacer las necesidades particulares de cada audiencia. En este plan es necesario identificar y satisfacer tres tipos de información:
ü Obligatoria, tal como los informes sobre el presupuesto y el estado;
ü Valiosa, un repositorio de preguntas en línea sobre la documentación del proyecto, preparada para responder las preguntas más frecuentes;
ü Vendedora, expresiones de entusiasmo y ánimo, testimonios, historias de éxito, carteles para mostrar en el vestíbulo de la empresa.
Comunícate – Sólo hazlo
Un Gerente de Proyecto debe superar el miedo y la renuencia para comunicarse y debe asumir la responsabilidad de hacerlo de forma clara y proactiva.
La comunicación es una poderoso bastión para la Gestión de Proyectos. La experiencia demuestra cómo muchos Gerentes de Proyecto realizan trabajos excepcionales, aunque sus Clientes están insatisfechos porque no están enterados de los hechos y los resultados.
Por otro lado, existen Proyectos fuera de presupuesto con un plazo vencido que se ven como un éxito, sólo porque el Cliente sabía lo que estaba pasando y las expectativas eran bien administradas.
En materia de Proyectos es necesario aplicar la premisa, mi trabajo es: “Comunicar, Comunicar, Comunicar”.
Un Gerente de Proyecto debe tomar en serio su función de comunicar. Muchos aspectos de un Proyecto no están totalmente en sus manos. La Comunicación, es algo que está absolutamente bajo su control.
Quizá te sorprenda pero la Comunicación en un Proyecto se convierte en el lubricante que toda maquinaria valiosa requiere. ¡Comunica de manera proactiva y la voluntad del equipo, tus Clientes y los Patrocinadores, estará contigo!
Reproducido y adaptado con autorización del autor.
TenStep Project Management Process
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Mochal, Tom, 1957–
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Proceso de Dirección de Proyectos TenStep v9.0
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Esta Edición en Español, Diciembre de 2010
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