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 Una de las maneras de hacer esta comparación de proyectos es solicitar que cada proyecto sea descrito y justificado usando un conjunto común de documentación. El documento clave es el Caso del Negocio. Describe las razones y la justificación para el proyecto basándose en sus costos estimados, los riesgos involucrados y los beneficios y valor esperados a futuro para el negocio. La persona que a fin de cuentas patrocinará la iniciativa debería ser la persona que es responsable del Caso del Negocio.

El Caso del Negocio debería contener la siguiente información:

• Nombre del Proyecto. Este es un nombre de una línea, y los nombres pueden estar estandarizados para tipos similares de trabajo si así lo decide.
• Descripción del proyecto. Esta es una breve descripción de lo que está siendo propuesto. Mantenga esto a un par de párrafos máximo, pero también asegúrese que proporcione suficiente información de manera que los demás puedan entender el trabajo que está siendo propuesto.
• Supuestos. Liste las circunstancias o eventos que deben ocurrir para que el proyecto sea exitosos. Los supuestos son las cosas que son consideradas como verdad aún cuando no son hechos 100%. Hay algo de incertidumbre, pero el Caso del Negocio “asume” ciertas cosas como verdad para el propósito de planificación y definición.
• Riesgos. Liste las circunstancias o eventos que serían el mayor impedimento para el éxito del proyecto. Los riesgos tienen una probabilidad de ocurrir, pero no está garantizado que ocurran. Los riesgos generalmente son visto como cosas malas que tienen un impacto en detrimento del proyecto. Es importante conocer los riesgos del proyecto de manera que puedan ser eliminados, minimizados, monitoreados, transferidos o evitados.
• Modelo financiero. Su organización debe crear el modelo financiero común para todos los proyectos (ROI, EVA, etc.). Esto es extremadamente importante si va a comparar proyectos en una base manzanas-contra-manzanas. Puede tener más de un modelo financiero, pero el que sea que decida, necesita aplicarse para todos los proyectos del portafolio.
• Beneficio estimado del negocio. Debe tratar de determinar beneficios tangibles e intangibles en términos de su modelo financiero común. Algunos beneficios del negocio pueden ser indirectos, pero los beneficios deberían ser tan tangibles como sea posible para comparar favorablemente con otros proyectos.
• Costo estimado. Provee un estimado preciso del costo posible. Su departamento puede establecer un estándar para el nivel de precisión requerido. Para el Caso del Negocio, puede buscar un costo estimado entre 35%-50%.
• Alineación. Valide la alineación especificando cómo este trabajo contribuye y se alinea a las metas, objetivos y estrategia de su departamento. Su organización debería tener un modelo predefinido y esquema de calificación común para la alineación de manera de que pueda comparar proyectos efectivamente.
• ¿El trabajo es requerido? Especifique si siente que este trabajo es esencial. Algún trabajo puede ser requerido por razones legales o regulatorias, aún si no está alineado y no tiene un obvio beneficio del negocio.
• Urgencia. Define el tiempo requerido para el proyecto. Algunos proyectos necesitan iniciar en un cierto momento. Algunos proyectos se deben terminar en un momento dado. Otros proyectos se pueden ejecutar en cualquier momento en el año que viene.
• Consecuencia de no ejecutarlo este año. Describa que consecuencias hay de no ejecutar el trabajo. En muchos casos, Esto es tan importante como saber los beneficios y alineación del negocio. Algún trabajo es muy valioso para el departamento, pero no es urgente. Basándose en las prioridades y fondos disponibles, trabajo muy benéfico y alineado puede ser pospuesto hasta el año próximo.

Puede parecer que es mucho trabajo. De hecho, puede ser. Sin e,mbargo, el Caso del Negocio es usado para determinar los proyectos que obtienen los fondos y aquellos que no lo obtienen. Así que, es importante gastar la cantidad correcta de tiempo en el Caso del Negocio. Si no hace un buen trabajo en este documento, su proyecto puede no compararse favorablemente con otros proyectos que tienen más detalle e información relevante.

 TenStep Project Management Process (“TenStep Process”)

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