Quienes han trabajado y formado parte de un equipo para el desarrollo de un Proyecto, saben de las muchas cosas que pueden salir mal y, como consecuencia, impactar la fecha de terminación. Por ejemplo: actividades que son más difíciles de lo inicialmente previsto, cambios de personal, traducidos en urgencia para preparar a los nuevos integrantes, o simple y llanamente, percatarse que muchas actividades fueron subestimadas.

Sin importar las causas, es común ver que un Proyecto, tiende a irse más allá de la fecha límite comprometida. Cuando el Gerente de Proyecto se percata de este hecho, su primera obligación es identificar la causa. Porque si aplica remedios sin sentido, lo más probable es que la situación se vuelva a repetir.

¿Qué hacer después de conocer la causa? ¿Solicitar al Cliente un cambio en la fecha de conclusión? Por supuesto que no. La primera obligación del Gerente de Proyecto y líder del equipo, es realizar los ajustes necesarios para regresar el Proyecto al plan original. Cuando esta tendencia de ir más allá de la fecha límite se detecta al principio de un Proyecto largo, se tienen muchas opciones, si ocurre al final del mismo, las alternativas disponibles se reducen sustancialmente.

Aquí presentamos diez técnicas que aplican a distintas situaciones. Cabe mencionar que estas técnicas no mantienen un orden de prioridad. Todo depende de las situaciones propias de cada Proyecto, algunas aplican en un caso, mientras que otras pueden ayudar a mejorar, en otras situaciones.

Trabajar Tiempo Extra

A pocos o mejor dicho, a nadie le gusta, aunque una opción lógica para resolver la situación es, trabajar horas extra. Si la gente trabaja más horas al día, avanzará más en el mismo periodo de tiempo. Las horas extra son una excelente opción cuando se está cerca del final del Proyecto y sólo se requiere un empujón final para terminar a tiempo.

Otra opción cuando se está cerca del final del Proyecto, es ofrecer el pago o compensación del tiempo extra trabajado, una vez que el Proyecto esté terminado. Cuando se está al principio del Proyecto, puede haber opciones más efectivas.

Una factor importante son los compromisos contractuales que obligan a pagar el tiempo extra y de este modo, se afecta el presupuesto original.

Reubicar Recursos a la Ruta Crítica

Una actividad básica del Gerente de Proyecto es identificar las actividades en crisis dentro de la Ruta Crítica. Finalmente, si el Proyecto se observa con una tendencia de atraso, éste lo debe reflejar la Ruta Crítica. Una vez detectada la anomalía será necesario analizar los recursos que pueden ser reubicados para reforzar las actividades en crisis. Reprogramar o extender tareas de menor urgencia, permitirá regresar el Proyecto al cauce normal. Sin embargo se debe cuidar que los cambios en verdad ayuden a rescatar el Proyecto. Para el efecto, verifique el plan de acción con mayor detalle.

Verificar las Dependencias

Un plan de trabajo presenta el orden y la dependencia entre una actividad y otra. Por ejemplo, al construir una casa, es imposible poner la estructura si no se han terminado los cimientos, aunque, no todas las dependencias son tan drásticas.

Cuando un Proyecto tiende al atraso, conviene validar las dependencias. Esta validación puede exhibir: algunas actividades innecesarias, tareas planeadas para realizarse en forma secuencial, cuando se pueden ejecutar en forma paralela y, estas pueden ser la causa del retraso. En ocasiones la programación del software crea, por accidente, una dependencia y cuando el Gerente del Proyecto revisa, el plan de trabajo, en una segunda instancia, se percata que tal dependencia no existe.

Otra revisión importante es la que pueden hacer los integrantes del equipo, revisar el plan de acción para identificar dependencias que el Gerente del Proyecto pensó como válidas y que en la práctica pueden modificarse. Estas revisiones son muy productivas, aunque antes de realizar cualquier ajuste es conveniente verificar los datos, antes de tomar medidas drásticas para rescatar el Proyecto.

Revisar Actividades de Tiempo Fijo

Las actividades de tiempo limitado son aquellas cuya duración no se altera en función al número de recursos involucrados. Por ejemplo, un curso de cinco días al que asisten tres miembros del equipo, la duración del curso no se altera aunque asistan una o diez personas.

Este tipo de actividades deben revisarse y validar el plazo considerado. Tal vez se planearon bajo supuestos y enfoques limitados. Otros casos, una entrega prevista para tres días puede realizarse en uno si se hace durante la noche. Se previeron dos días para que el concreto seque, el tiempo se puede reducir usando ventiladores para agilizar el secado del concreto.

Intercambio de Recursos

Como ya se ha mencionado, encontrar la causa, es la primera tarea que se debe hacer cuando el Proyecto tiende a salirse del plan original. Una posible causa es la productividad de recursos que no corresponde a lo planeado. Quizá no tienen las habilidades y el conocimiento adecuado o no son tan productivos en este ámbito como en otras áreas. Lo más apropiado es buscar la forma de reemplazar estos recursos.

En algunos casos, es suficiente reasignar a la gente a actividades distintas dentro del Proyecto. En otros casos, se puede liberar a cierto miembro del equipo y traer otro recurso. Vale la pena recordar que la clave radica en las actividades que están en la Ruta Crítica. Una buena opción es asignar los recursos más productivos a estas actividades y, reasignar a los recursos menos productivos a las actividades no críticas. Aun cuando las actividades de la Ruta Crítica están retrasadas, se puede cumplir con la fecha de terminación del Proyecto en general.

Replantear el Plan de Acción

Replantear el plan de trabajo implica asignar recursos adicionales a la Ruta Crítica. Siempre es posible asignar recursos adicionales a las actividades en crisis, aunque replantear, también significa optimizar al máximo el plan de trabajo al menor costo.

Por ejemplo, si se asignó una persona para una actividad de diez días, dos personas la podrían terminar en cinco, al estar involucrando el doble de recursos para la mitad del tiempo, puede no haber ningún costo adicional. Si dos personas terminan el trabajo en seis días, si bien el programa se acelera, existirá un costo adicional de dos días de trabajo, dos personas durante seis días frente a la estimación original de diez días.

En el ejemplo, el plan se puede replantear con más agresividad, asignando tres recursos. Ahora la actividad puede tomar cuatro días, o cuatro días y medio. Nuestra conclusión, a mayores recursos involucrados en una actividad, mayor será el costo y menor la productividad.

Los recursos adicionales pueden surgir del mismo equipo, o pueden ser conseguidos temporalmente de un fuente externa. Uno de los objetivos de replantear el plan es, reducir al mínimo el costo. Sin embargo, terminar el trabajo antes de lo previsto, generalmente implica un costo adicional, si respetar la fecha límite es más importante que mantener el costo, colapsar el plan puede ayudar a acelerar la conclusión del Proyecto.

Por la Libre

El Fast Track es una opción que implica revisar el plan de trabajo para identificar actividades previstas para ejecutarse en forma secuencial y replantearlas para realizarlas, total o parcialmente, en paralelo.

En el caso de la construcción de la casa, se mencionó que, para colocar la estructura es necesario terminar los cimientos. En una construcción grande, se puede montar la estructura donde los cimientos hayan sido terminados.

Otro ejemplo común se presenta en el diseño y construcción de un sistema de cómputo. Normalmente, no se puede empezar a programar hasta que el diseño esté terminado. Sin embargo, al aplicar el Fast Track, se puede empezar la programación de los módulos cuyo diseño sea suficientemente sólido, sin esperar a que todo el diseño esté totalmente terminado.

El Fast Track es una opción en la que se corre el riesgo de incrementar los costos por la realización de algunos re-procesos posteriores. En el ejemplo del sistema de cómputo, es probable que el diseño sufra modificaciones y estás repercutan en módulos ya terminados.

Tolerancia Cero para Cambios en el Alcance

Muchos Proyectos tienden a salirse de control, sólo por hacer más trabajo del inicialmente comprometido. Esto puede ser generado por una mala gestión de cambios o por trabajar en pequeños cambios que se realizan sin control. Por lo tanto, cuando se está en riesgo de exceder la fecha límite, el Gerente de Proyecto debe trabajar con el Cliente y con los miembros del equipo, para garantizar que todo esfuerzo se enfoque a la realización de los productos comprometidos y evitar la realización de trabajos no previstos.

Mejorar los Procesos

Al buscar la causa del retraso, es común identificar la necesidad de optimizar los procesos internos de trabajo. El Gerente del Proyecto debe solicitar la opinión de los miembros del equipo para buscar la manera de mejorar el control interno y razonar los procesos. Por ejemplo, la reunión diaria para revisar el estado del Proyecto puede realizarse en forma semanal. Otra razón puede ser los cuellos de botella para la aprobación y liberación de resultados.

Es posible identificar retrasos generados por procesos externos, entonces se deben pedir cambios, definitivos o temporales, a estos procesos. El retraso puede ser ocasionado porque la gente elabora sus evaluaciones anuales de desempeño, si bien estas evaluaciones son importantes, quizá puedan hacerse una vez concluidas las actividades críticas del Proyecto.

Negociar el Alcance del Proyecto

Si el Gerente del Proyecto considera que el trabajo y los productos pendientes no son fundamentales, una opción viable es negociar con el Cliente, la posibilidad de eliminar algunos productos. Aun cuando el trabajo restante sea trascendente para la solución, esta discusión significa un último recurso. Otra opción para terminar el Proyecto a tiempo es, entregarlo con menor funcionalidad de la comprometida para concentrar el esfuerzo a requisitos pendientes.

Resumen

El artículo describe diez áreas a revisar cuando un Proyecto está fuera de lo previsto. Sin duda, la primera opción es terminar un trabajo retrasado, en algunos casos, esto es perfectamente aceptable. Sin embargo, partimos de la importancia que representa cumplir en la fecha de terminación prevista.

Algunas de estas técnicas no requieren más gasto del presupuestado, por esta razón, deben ser las primeras a aplicar. Otras, si bien aceleran el plan de trabajo, implican mayor costo en el Proyecto. Cuando la fecha límite es más importante que el costo, sugerimos aplicar las técnicas ya descritas.

Si mantener la fecha límite es tan importante como respetar el presupuesto, la opción más viable es redefinir el alcance. Generalmente a menor alcance, un Proyecto se puede terminar más rápido. Una vez que se conoce la causa del problema, y la flexibilidad del presupuesto, se pueden emprender las acciones más viables para regresar al plan original.

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