Dirección de proyectos colaborativa, ¿Qué $&%*@! significa esto?
Por: Jorge Valdés Garciatorres, PMP, SMC
Se necesita la colaboración de toda la comunidad para desarrollar mejores habilidades para una vida mejor. José Ángel Gurría.
¿Qué es la Dirección de Proyectos Colaborativa?
Si te has preguntado qué es la dirección de proyectos colaborativa, no estás solo. Mientras que la dirección tradicional de proyectos es muy entendida como una metodología, no hay muchas fuentes “autorizadas” para hablar de la dirección colaborativa de proyectos. Un artículo en Wikipedia que habla de la dirección colaborativa de proyectos es una de las escasas publicaciones que hay al respecto y en él las fuentes también son limitadas. De hecho, solo proporciona información de alto nivel basada en investigaciones limitadas.
Así que nos dimos a la tarea de integrar esta guía con base en nuestras propias investigaciones y en nuestra experiencia colaborando a distancia por más de 11 años.
Por lo tanto, esta entrega será un poco más extensa que otras que comúnmente presentamos, así que si buscas una definición rápida aquí proporcionamos una: La dirección colaborativa de proyectos se enfoca en que el equipo sea responsable de gestionar el trabajo, en lugar de que haya un PM dedicado. El proceso de dirección de proyectos es usado para planear, controlar, coordinar y monitorear el trabajo del proyecto por un responsable del proyecto cuyo único propósito es precisamente el de gestión. La dirección colaborativa de proyectos es usada para planear, controlar, coordinar y monitorear trabajo en equipo distribuido y complejo dentro y por el equipo. Probablemente ya lo habías anticipado. Es una simple diferencia, pero es un gran cambio de mentalidad y filosofía en la ejecución del modelo tradicional.
Hablemos de la visión tradicional
El modelo tradicional es de arriba hacia abajo. La Oficina de Proyectos (PMO), el gerente o director de proyecto, los ejecutivos que vienen con ideas para llevar a cabo proyectos. La PMO genera entonces un resumen para cada Proyecto, los compara usando algún modelo para predecir sus resultados y entonces se procede a definir el alcance de alto nivel y el plan para los proyectos con los mejores pronósticos de resultados. Será generado un plan detallado y se asignarán recursos creando un equipo que estará a cargo de crear la solución, tal como el director de proyecto y la PMO lo hayan especificado. A partir de ahí, el responsable de medir los resultados será el Director de Proyecto, así como de mantener enfocado al equipo de modo que se pueda entregar de acuerdo con el tiempo y el presupuesto aprobados.
Existen muchos enfoques para lograr lo anterior, aquí un ejemplo que muestra gran cantidad de pasos, ordenados en una metodología.
La dirección formal de proyectos es una habilidad real y muy importante en el mundo de nuestros días, con un universo de certificados y calificaciones que ilustran la competencia y la maestría en el entendimiento de la dinámica de trabajo en un proyecto y en la aplicación de buenas prácticas. Por supuesto que estas habilidades, certificaciones y grados aun son y seguirán siendo importantes, pero el contexto de negocios en donde se están aplicando, está cambiando.
La colaboración está cambiando la forma en que funcionan los negocios
La tecnología está facilitando más que nunca el que trabajemos juntos. Esto quiere decir que estamos colaborando más que nunca. Un artículo de McKinsey de 2006 refiere a una encuesta que se realizó en 2005 en donde cerca del 80% dijo que la coordinación efectiva a través de las líneas funcionales y de producto era crucial para el crecimiento, con solo 25% describiendo que sus organizaciones eran “efectivas” en compartir conocimiento a través de fronteras. ¡Eso fue hace 14 años!
La prestigiada revista Harvard Business Review destaca que hace 25 años Jack Welch estaba convencido de que las organizaciones necesitaban “trabajar diferente en el siglo 21, con ciclos de decisión más cortos, mayor compromiso de sus colaboradores y una colaboración más fuerte que nunca antes había sido requerida”. Esto se convirtió en los cimientos del famoso proceso work-out de General Electric. IBM creó algo parecido llamado “trabajo al aire libre[1]”.
Estos “sentimientos” acerca de la importancia de la colaboración efectiva eran correctos hasta cierto punto. La fuerza de trabajo actual piensa que las empresas no son lo suficientemente colaborativas y que la falta de colaboración es vista como una fuente de fracaso laboral.
Y resulta que la colaboración solo hace centavos. Sí, es un juego de palabras de dinero. Un estudio de Deloitte encontró que los negocios colaborativos tienen el doble de probabilidades de ser rentables y el doble de probabilidades de superar a sus competidores que las empresas que no dan prioridad a la colaboración.
Pero incluso más de una década después, al interior de muchas compañías se sigue trabajando en silos y llevan a cabo el trabajo de manera tradicional. Es claro que las empresas no solo quieren, sino que tienen que ser más colaborativas y reconocer el cambio en los flujos de trabajo, pero muchas siguen batallando con encontrar cómo hacerlo.
Ok ya entendí, la colaboración es importante. ¿Qué no ibas a hablar de Dirección Colaborativa de Proyectos?
Volvamos al camino que dio lugar a esta reflexión. La colaboración está alrededor de involucrar a la gente apropiada y trabajar juntos para alcanzar una meta compartida.
La Dirección Colaborativa de Proyectos es una metodología de proyectos que involucra incorporar a la gente apropiada y remover las barreras jerárquicas que evitan que el equipo tome decisiones. Mientras que la dirección de proyectos tradicional usa un enfoque de arriba hacia abajo y el equipo se sienta fuera de la sala de consejo esperando instrucciones, en un esquema colaborativo, el equipo trabaja en la sala de consejo porque el equipo es el consejo y cada miembro del equipo tiene un asiento en ese consejo. Tomamos esta gráfica prestada de Shareworkz para ilustrar este punto.
La colaboración es inherentemente inclusiva – la colaboración efectiva requiere conexiones entre individuos con formación y experiencia diversa. No es suficiente con pensar acerca de un Proyecto en forma lineal. ¿No suena como una buena idea tener al cliente en la mesa cuando estás diseñado nuevas funciones?, ¿Qué tal un ingeniero que puede contribuir con ideas respecto a cómo incorporar estas nuevas características?, ¿Qué tal alguien de mercadotecnia? y quizá ¿alguien de ventas?
Al incorporar un equipo con perspectivas diversas alrededor del proyecto y trabajar abiertamente con ellos desde la creación de la idea, hasta la entrega al cliente final, ayuda a agilizar el proceso porque el equipo tiene todo el conocimiento y los recursos que necesita para terminar el proyecto, es decir, privilegiar la autonomía, porque de este modo el equipo contiene todo el conocimiento y los recursos necesarios para finalizar el proyecto.
Dado que todo el equipo está trabajando junto, tomando decisiones acerca de cómo mover el trabajo hacia delante en cada etapa, las herramientas y conceptos de dirección de proyectos, como dependencias y diagramas de GANTT, toda la jerga de la dirección formal de proyectos pierde relevancia.
El equipo que estás integrando puede traer a todos, desde clientes a FreeLancer, la dirección, ingeniería, ventas, mercadotecnia, las posibilidades son infinitas y con la tecnología adecuada, estos individuos tampoco tienen que estar necesariamente co-ubicados.
IBM llama a este estilo de trabajo “trabajar al aire libre” y es un concepto que ellos toman muy seriamente. Primero IBM condujo un proyecto piloto bajo el nombre clave Generation Open y listó a 22 equipos alrededor del mundo para que participaran en él. El fin ultimo de esta iniciativa era ahorrar un 20% en los costos, reducción de los tiempos de ciclo de proyectos en un 30% y un 20% de reducción en los defectos de productos. Al abrir todos los componentes de un proyecto al equipo completo, los equipos fueron capaces de tomar mejores decisiones y entregar mejores resultados por menos dinero.
¡Eso es genial, colaboraré más con mi equipo!
¡Increíble! Queremos que empieces a colaborar más efectivamente con tu equipo, así que continúa leyendo hasta el final, en donde tenemos más para ayudarte a empezar. Pero primero, no te estaríamos informado acerca de la colaboración sin discutir algunas complicaciones posibles.
En la medida en que la colaboración se ha vuelto una exigencia en cualquier trabajo, las súper estrellas tienden a quemarse. Entre más empresas luchan por colaborar más y alejarse de la dirección de proyectos tradicional por una dirección colaborativa de proyectos, hay una tendencia a confiar demasiado en ciertos miembros de un equipo. Tiene sentido, algunos de los miembros de tu equipo están mejor conectados que otros, y son colaboradores más naturales. Este es fácil de abordar ya que la dirección colaborativa de proyectos confía en construir puentes y romper silos. Los equipos deben llegar más en los departamentos y formar varios equipos de colaboración multifuncionales, todos ellos con diferentes colaboradores.
Otra aproximación a esta sobre carga de colaboración es hacer el conocimiento tácito más accesible. Como encontró el estudio de sobre carga, la mayoría de las solicitudes para trabajar con un colaborador principal tenían más que ver con el conocimiento que con la necesidad de tiempo cara a cara. Al aprovechar herramientas como los wikis y los informes, hace que ese conocimiento tácito esté disponible sin tener que trabajar directamente con cada individuo y esto contribuiría a eliminar el 80% de la carga de tus colaboradores VIP.
Perfecto, pero ¿por qué estás hablando de todo esto?
Como integrante de una organización distribuida geográficamente, que tiene proyectos regionales, pasamos mucho tiempo observando tendencias y hablando con clientes acerca del mercado de colaboración. La única cosa que es clara hasta este momento es que el mercado de aplicaciones de colaboración está extremadamente fragmentado. Hay diversos géneros de herramientas, todas jactándose de que tienen la más avanzada herramienta de colaboración. Estos géneros van de vídeo conferencia, herramientas de edición en equipo, administración de tareas, manejo de eventos y calendarios, a aspectos más sofisticados como gestión de proyectos.
Después de evaluar y experimentar con una gran cantidad de herramientas durante más de 2 años y medio, nos dimos cuenta de que la verdadera colaboración es en realidad una combinación de todas estas funcionalidades.
Fue hace más de 2 años, cuando por fin encontramos una herramienta que combinara muchas de estas funciones que la mayoría de las aplicaciones que existen en el mercado ofrecen parcialmente. También nos dimos cuenta de que la dirección de proyectos tradicional no encaja con estos flujos de trabajo más ágiles y responsivos. Bueno hoy más que nunca se ha vuelto un desafío constante explicar por qué se está dando este cambio y cómo contextualizarlo. Creemos que la mejor forma de describir este fenómeno es hablando de la dirección de proyectos colaborativa, la forma de trabajo en que los equipos de alto desempeño están estructurando su trabajo.
Si te interesa conocer la herramienta que seleccionamos y algunos casos de uso, contáctanos.
Algunas conclusiones
La dirección colaborativa de proyectos es una nueva forma de resolver problemas centrada en el equipo. También se puede entender como una metodología que se contrasta con la forma tradicional de dirigir proyectos basado en un enfoque de comando y control a partir de un mando centralizado que define el alcance con mucho rigor y fija las variables de costo y cronograma a ultranza. Ser más colaborativo es un aspecto clave para el éxito del negocio que las organizaciones tienen que desarrollar.
Si te interesa seguir leyendo para tener más ideas de cómo empezar a adoptar un enfoque de dirección colaborativa de proyectos, hay un excelente artículo de Mckinsey en cómo hacer de la colaboración a través de funciones una realidad y si estás buscando lecturas más cortas, desarrollamos esta guía que describe 3 formas fáciles de impulsar la gestión de proyectos colaborativos de tu equipo.
¿Preguntas? Déjanos tus comentarios. ¿Estás buscando ayuda para mejorar la colaboración de tus equipos de trabajo? Hemos desarrollado enfoques de intervención no invasiva que te puede llevar al siguiente nivel más rápido de lo que imaginas, contáctanos hoy para poder conversar y explorar posibilidades.
[1] N del T. Working in the open fue el término acuñado por IBM en su momento
