Editorial: La sutil importancia de la planeación
Por Jorge Valdés Garciatorres, PMP
“Al preparar la batalla, siempre he encontrado que los planes son inútiles, pero el proceso de planear es indispensable”
Dwight D. Eisenhower
Suele decir un buen amigo que la gente que planea, de tanto que planea parece ave de rapiña con un profundo estreñimiento, pues por planear se olvida de ejecutar.
Sin embargo, alguien más sabio dijo alguna vez que al planear estamos trayendo el futuro al presente, de manera que podamos hacer algo al respecto HOY.
Muchas líneas se han escrito al respecto de la planeación o planificación como dicen en Sudamérica. Lo cierto es que existen evidencias palpables y notables cuando analizamos culturas orientadas a la planeación y culturas más reactivas. Esto es válido a nivel país y también a nivel organización. En nuestra práctica de consultoría hemos podido encontrar organizaciones que funcionan como relojito y otras en las que aun se preguntan de quien es responsabilidad el abrir la puerta.
Al abordar el tema de la dirección de proyectos, que por cierto nos apasiona, encontramos que la planeación es — en orden cronológico — el segundo grupo de procesos, pero en orden de importancia es el primero. Cuando hacemos un análisis de este grupo de procesos en la Guía PMBOK® 5ta edición, caemos en cuenta de que en él hay 24 de los 47 procesos y menciona 115 de las 209 herramientas y técnicas que conforman la disciplina de dirección de proyectos y al mismo tiempo, potencialmente representa el 37% de los registros del proyecto.
Un querido amigo criticaba alguna vez a su jefe, quien de súbito se apersonó en su oficina y le dijo que dejara de perder el tiempo y se pusiera a trabajar. A decir de mi amigo, el hecho de estar sentado enfrente de tu escritorio con la vista hacia arriba, la mirada semi-perdida, la cabeza descansando en un brazo y todo ello en actitud de pensar ¡también es trabajar!, pues está uno imaginando cuantas formas distintas hay para entregar el producto de acuerdo a las restricciones del proyecto, a las expectativas de los clientes y cuidando al máximo hacer explícitos tus supuestos.
Conversando alrededor de este tema con algunos colegas, nos resulta inverosímil que algunos profesionales con cierto nivel de preparación, desdeñan el proceso de planeación. Hay incluso casos crónicos en los que más tarda el patrocinador del proyecto en explicar los requerimientos cuando ya están buscando el teclado para ponerse a trabajar, para después pagar un precio muy alto, no solo ellos en su prestigio, sino la organización en reprocesos, retrasos y deficiencias de calidad.
Planear no es otra cosa que anticipar el futuro, adelantar la toma de decisiones, cuando hay calma relativa para analizar los posibles escenarios y en función de ello, definir el mejor curso de acción para alcanzar aquello que queremos lograr. Esto implica que como parte del proceso de planeación debemos desarrollar una visión y establecer objetivos. La visión, si está bien expresada, nos servirá de norte y de fuente de inspiración durante jornadas difíciles. Los objetivos nos ayudan a medir cuando y si ya llegamos. Una vez que están aterrizados estos conceptos, entonces podemos evaluar distintos cursos de acción para tomar la mejor decisión posible. Pero la planeación en realidad es parte de un ciclo. Es un proceso (o grupo de procesos) iterativos que se alimenta del control. El control le dice a la planeación qué tan bien o mal se están alcanzando (o se proyecta alcanzar) el objetivo y dependiendo de ello, el ciclo puede volver a repetirse n veces hasta alcanzar el resultado esperado o bien, cambiar el objetivo debido a diversas circunstancias.
En este número, vamos a reflexionar alrededor de este importante grupo de procesos y vamos a compartir algunos consejos respecto a qué hacer y qué evitar. Esperamos que lo disfrutes tanto como nosotros disfrutamos planeando y preparándolo para ti.
