¿Un paso Previo a cualquier Proyecto?

El propósito del documento de Propuesta de Valor es definir los beneficios y costos generales de un proyecto a un muy alto nivel. El subsecuente documento el Caso del Negocio te permite proveer mucha más diligencia en los costos y beneficios de tu proyecto.

Estos dos documentos están bien si tienes una muy buena idea del trabajo requerido y si eres  capaz de hacer algunas estimaciones de alto nivel de los costos totales. Sin embargo, algunos proyectos no son fácilmente definidos. En algunos casos no se  tiene una buena idea de los costos y beneficios generales. Incluso puede ser que no se entienda si el proyecto es técnicamente viable. En estos casos puede ser necesario otro enfoque . El desarrollo de un  estudio de factibilidad.

Un estudio de factibilidad se usa para proveer mucha más información  y generar una mayor  comprensión sobre si vale la pena llevar a cabo el proyecto o no. De hecho, el estudio de factibilidad puede ser un proyecto en sí mismo. Puede requerir un Acta  (Charter)  del Proyecto y el desarrollo de un plan de trabajo que incluya, el  cronograma, el presupuesto, el plan de administración de riesgos entre otros. Esto puede derivar en que el proyecto sea administrado  como un pequeño proyecto.  .

El resultado del estudio de factibilidad es un documento que es llamado Factibilidad del Proyecto y que incluye el famoso caso de negocio o business case.

Dentro del alcance del proyecto, debes considerar diversas áreas de factibilidad que deberán ser anañizadas, típicamente son las siguientes:

• Factibilidad Técnica. ¿El proyecto es técnicamente factible? Si lo es deberías de declarar cualquier riesgo técnico asociado al  proyecto.

• Factibilidad Operativa: ¿La empresa es capaz de operar el nuevo producto o servicio? En este punto debes aseguarte de que tu empresa tiene la capacidad para operar los productos y/o servicios que se construyen en el proyecto. Es posible que el proyecto en sí sea factible, pero puede tener un riesgo significativo si la empresa no es capaz de operar el producto después de que el proyecto se termine.

• Factibilidad Geográfica. ¿El proyecto es factible dada la ubicación física del equipo del proyecto?En este punto vale la pena preguntarse si la empresa tiene los recursos tecnológicos y humanos para poder entregar un resultado de alto valor como consecuencia de llevar a cabo el proyecto. Cada vez más, los proyectos se llevan a cabo con equipos virtuales, lo que trae consigo una serie adicional de riesgos inherentes. Otro aspecto a considerar en este punto es si la ubicación de la empresa le permitirá implementar la solución de mejor manera.

• Factibilidad de Tiempo. ¿El proyecto es factible dado el tiempo de dedicación que requerirá de los participantes? Esta es una gran preocupación en proyectos más grandes. Puede tener el presupuesto para ejecutar el proyecto pero puede darse cuenta de que no puede liberar de sus actividades cotidianas al personal requerido para llevarlo a cabo.

• Factibilidad Recursos. ¿Tiene el personal, equipo, suministros y otros recursos necesarios para completar el proyecto? Además del personal requerido para llevar a cabo las tareas del proyecto, ¿Existe alguna otra necesidad de recursos materiales o insumos que deban ser considerados?  Esta es la sección del estiudio de factibildad en donde deberás justificar todos los recursos adicionales que el proyecto necesita.

• Factibilidad Jurídica. ¿Hay algunos problemas legales que harán que este proyecto no sea factible? Aquí normalmente te debes de plantear si hay que proeger alguna marca, imagen, concepto que el proyecto estará generando y que puede convertirse, eventualmente, en un valioso activo de la organización. Otro aspecto a considerar es si existe algún impedimento legal o jurídico para llevar a cabo el proyecto e identificar todo lo necesario para llevarlo a cabo.

• Factibilidad Política. ¿Hay algunos problemas políticos internos (o externos) que pongan en riesgo este proyecto? Hacia dentro de la organización hay que analizar el nivel de patrocinio que existe para el proyecto y tratar de identificar a los actores clave y ver si estos están a favor o en contra de la iniciativa a llevar a cabo. Desde el punto de vista del entorno, es importante identificar tedencias sociales y políticas que representen un riesgo para el proyecto y el entorno donde éste va a actuar.

• Factibilidad Financiera. ¿El proyecto es financieramente factible? Esto será especialmente importante si la inversión o el costo del proyecto es relevante para tu organización.  Es posible que un proyecto pueda tener un costo que es significativamente suficiente para poner a la compañía entera en riesgo. Puede que tengas la capacidad para presupuestar el proyecto ahora, pero puede ser también que al  analizar el impacto, este sería un costo en exceso muy significativo. En este estudio es importante usar algunas técnicas comunes  de evaluación financiera, por ejemplo: El valor presente neto, el Payback, y la Tasa Interna de Retorno, entre otras.

Análisis costo/beneficio (alto nivel). Tiene todavía que completar el análisis costo/beneficio como parte del estudio de factibilidad. Este anñalisis típicamente considera todos los elementos de costo o inversión, así como los beneficios económicos esperados. Así, con una proyección de varios meses o incluso años, dependiendo del proyecto, se contará con la información mínima indispensable para tomar la mejor decisión de negocios.

Recomendaciones. Las conclusiones y recomendaciones deberan ser ampliamente documentadas. Una técnica que puede usar es buscar un número de alternativas de cómo el proyecto podría llevarse a cabo (si no todas). Para cada alternativa discuta los beneficios, costos y riesgos. Esto mostrará al lector que el nivel de análisis con que se llevó a cabo el estudio de factibilidad fue tomado con seriedad y se dio la atención apropiada a los aspectos más importantes, desde distintas perspectivas.

De la misma forma que en el Caso del Negocio, sus recomendaciones finales deberían incluir:

• Supuestos.
• Riesgos.
• Modelo financiero usado.
• Beneficios estimados para el negocio.
• Costo estimado.
• Alineación.
• Urgencia.
• Consecuencias de no ejecutarlo este año.

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