El lujo de desperdiciar el tiempo en proyectos y reportes
Los recursos de las organizaciones son limitados. Los de nosotros como individuos, también. Dentro de estos recursos, el tiempo debería ser el más valioso. Sin embargo, podemos coincidir que con frecuencia nos damos el lujo de desperdiciar el tiempo.
Hay una frase atribuida a Peter Drucker que me inspiró para escribir este artículo y es la siguiente: “Seguramente no hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia aquello que no debería hacerse en absoluto.”
A nivel personal y organizacional nuestro recurso más valioso es desperdiciado día a día haciendo cosas sin valor con gran eficiencia. Tan si quiera, ¿somos conscientes de ello?
Aquí es donde se nos escapa el tiempo
Dejando de lado los tiempos muertos provocados por llegar tarde al trabajo, las idas al café o el cigarro y el constante revisar del celular, prevalecen actividades que parecieran ser productivas, pero, en realidad son todo lo contrario.
Siendo concreto, en este artículo quiero mencionar dos: Proyectos y Reportes.
Viéndolos desde un panorama general y organizacional, me gusta decir que los proyectos son los vehículos que nos llevarán a ese punto marcado por la estrategia. Cualquier proyecto que no esté encaminado a ese punto o que no brinda algún tipo de soporte para que alguna otra iniciativa aporte a la estrategia, es un desperdicio.
Por otro lado, cuando todo es susceptible a medición, debemos ser más estrictos con aquello que mediremos. Medir, solo por medir, se vuelve otro desperdicio. Esos reportes que para elaborarlos llevaron su tiempo (muchas veces más de un par de horas), se presentaron y no se tomó ninguna decisión a partir de esa información, ¿realmente sirven de algo?
El lujo de desperdiciar el tiempo
Es un problema común que padecen varías organizaciones, le dedican demasiado tiempo y esfuerzo a las cosas equivocadas. Además de la consecuencia evidente que es, desperdiciar el tiempo, otro problema, un poco menos visible pero igual de dañino para las organizaciones es, el ir minando poco a poco la moral de los colaboradores.
Aquellos responsables de estar en el día a día de los proyectos, aquellos encargados de invertir el tiempo en procesar varías fuentes de datos para esos reportes con los que no pasa nada, son ellos los que se van dando cuenta que su labor no es significativa.
Las personas necesitan un propósito por el que vale la pena trabajar, si dejamos de malgastar el tiempo de esta gente, ¿qué harán con él? Seguramente con la dirección adecuada algo más productivo.
Algunas propuestas de solución
Cada organización se enfrenta a un contexto diferente, por lo que encontrar una solución genérica no es algo realista. Sin embargo, comparto algunas ideas que seguro pueden ayudar:
Una estrategia claramente definida. Si no existe una estrategia organizacional o si es ambigua y no se comprende claramente entre los miembros de la organización, cualquier iniciativa va a arrancar, aunque no apoye en nada a la estrategia.
La estrategia es el norte a donde se encaminan los proyectos. Comienza por definir claramente una y validar que sea comprendida por todos en la organización.
Definir el porqué de las métricas. Sí, hoy todo se puede medir, las diversas herramientas lo permiten. ¿Y esta es razón suficiente para querer medirlo todo? La respuesta es no. Cuestiónate qué quieres medir y porqué lo quieres medir.
Debes definir los parámetros esperados para cada una de esas métricas que vas a estar llevando y tener claramente definido los caminos a seguir en caso de que las métricas estén dentro o fuera de los parámetros.
Voz y voto para tus colaboradores. Si los miembros del equipo son de los principales afectados por el desperdicio de tiempo, genera los espacios para que ellos puedan poner un alto. Si no les das la oportunidad de opinar te estás haciendo de un equipo de máquinas que solamente están siguiendo tus órdenes.
Consulta su opinión y realmente ponles atención para saber si ellos consideran que agregarán valor los proyectos o los reportes que tienes en mente.
Conclusiones
El tiempo es nuestro recurso más valioso porque una vez que pasa no lo podemos recuperar. Perder el tiempo en proyectos y reportes no sólo agota los recursos de la organización, sino que, de manera silenciosa, erosiona la moral de los miembros del equipo.
Reconocer la importancia de un trabajo significativo y redirigir los esfuerzos hacia iniciativas con propósito puede transformar no sólo el uso de tiempo, sino también la productividad general y la satisfacción de las personas.
Es hora de priorizar tareas que realmente contribuyan a la estrategia de la organización.
