Curado por Jorge Valdés Garciatorres, MDP, PMP

 

“Lo único sobre lo que a veces tienes control es la perspectiva.

No sobre tu situación. Pero puedes elegir cómo verla.”

Chris Pine

 

Eran las 11:47 PM de un martes. Carlos, director de proyectos en una firma de tecnología, miraba fijamente la pantalla de su laptop. El proyecto que «definitivamente» estaría listo para el viernes ahora necesitaba «dos semanas más». Era el tercer proyecto consecutivo que se retrasaba este año.

«¿Cómo terminamos aquí otra vez?» — Se preguntó mientras releía el chat del equipo. Todos habían trabajado duro. Nadie era incompetente. Y aun así, el proyecto se había descarrilado sin que nadie supiera exactamente cuándo o cómo.

Tu problema Carlos, es que no te has subido al helicóptero…  — Dije en tono burlon amigable para que se enganchara en la charla.

Este artículo presenta el «Método del Helicóptero», un enfoque práctico y personal  para la dirección de proyectos.

Esta propuesta aborda un patron que hemos identificado empiricamente, para que proyectos se encuentren desafíos que pueden ser atenuados. Éste consiste la pérdida de perspectiva estratégica por enfoque excesivo en detalles operativos.

Algunos datos de nuestra observación en campo, derivada de evlauación de madurez en distintas oganizaciones

• Una gran cantidad de proyectos no cumplen su fecha de entrega
• Gran cantidad de equipos inician sin documentación clara de objetivos
• Los retrasos, en una gran medida de retrasos son prevenibles con revisión semanal estratégica
• Causa principal: Pérdida de «visión de helicóptero» (perspectiva macro)

«Gestionar un proyecto sin visión estratégica es como construir una casa sin planos arquitectónicos»

En qué consiste el enfoque del helicóptero, lo sintetizo a continuación paso a paso:

PASO 1: Define la Meta (Técnica del Arquitecto)

Lo qe quieres en este punto es establecer con claridad absoluta cuál es el destino del proyecto

¿Que herramienta usamos para eso?

El acta del proyecto. Es el documento fundacional del proyecto que sintetiza, con la información disponible hasta este punto en el tiempo, de lo que se trata el proyecto. Nos ayuda a identificar, entre otras cosas, la justificación para iniciar el trabajo y confiere al PM la autoridad para llevar a cabo el proyecto.

Componentes esenciales del Acta:

1. Problema específico que el proyecto resuelve
2. Declaración de alcance
   1. Lo que incluye defindo desde diversas perspectivas
   2. Exclusiones explícitas (qué NO incluye el proyecto)
   3. Lista de entregables,
   4. Restricciones
   5. Suposiciones
3. Criterios de éxito definidos por el usuario, medibles y observables
4. Fecha de entrega comprometida
5. Stakeholders clave y sus expectativas

Pro tip: Cuando desarrolles el acta, al escribirla, piensa en qué preguntas puede tener la audiencia respecto al proyecto y contestalas en el acta.

Principio rector: «Un proyecto sin acta es como un GPS sin destino»

Métrica de validación: Si el acta no cabe en dos páginas, el alcance es quizás puede ser dividido para restar complejidad al proyecto.

PASO 2: Planea la Ruta (El Mapa del Tesoro)

Objetivo: Crear un plan detallado que elimine la ambigüedad

Estructura recomendada:

Proyecto completo

├── Fase 1 (20% del tiempo)

│   ├── Entregable concreto

│   └── Responsable único

├── Fase 2 (25% del tiempo)

│   ├── Entregable concreto

│   └── Responsable único

├── Fase 3 (25% del tiempo)

│   ├── Entregable concreto

│   └── Responsable único

├── Fase 4 (20% del tiempo)

│   ├── Entregable concreto

│   └── Responsable único

└── Fase 5 (10% del tiempo – buffer)

├── Entregable final

└── Líder de proyecto

Reglas críticas:

• Máximo 5 fases por proyecto (Recomiendo Descurbir, Definir, Diseñar, Desarrollar, Desplegar).
• Un solo responsable por tarea (no comités)
• Cada fase con entregable verificable (criterio de terminación binario)
• Buffer del 10% para contingencias

KPI: Proyectos con plan escrito = 22% más probabilidad de éxito[1].

PASO 3: Administra el Tiempo (La Paradoja del Tiempo)

Objetivo: Seguimiento preciso del recurso más valioso

Sistema de seguimiento, que puede hacerse en juntas de a pié o, bien en tu herramienta de seguimiento. En un tablero, el paso 1 es el equivalente a avanzar las tarjetas a otra columna.

1. Registro diario (5 minutos/día)

• Tarea realizada
• Tiempo estimado vs. real
• Obstáculos encontrados

2. Análisis semanal (15 minutos/semana)

• Identificar desviaciones
• Proponer cursos de acción
• Hacer los ajustes pertinentes

3. Regla de intervención:

• Si desviación > 20% → investigación inmediata
• Si desviación > 40% → escalamiento a sponsor con al menos tres propuestas para recuperar o mitigar la desviación y recomendar la mejor opción. Quien toma la decisión final es el patrocinador,.

Herramientas recomendadas:

• Hojas de cálculo compartidas
• Software especializado (Trello, Jira, Asana, Monday)
• Recomendar el método pomodoro para tareas individuales

Principio: «La disciplina del seguimiento diario, es como la gota perseverante que parte la roca”.

PASO 4: Visión de Helicóptero (Perspectiva Estratégica)

Objetivo: Mantener perspectiva macro sin perder control de detalles

Protocolo semanal de revisión (15 minutos):

Las 3 Preguntas del Helicóptero:

1. ¿Estamos más cerca del objetivo que hace 7 días?

• Sí → Continuar
• No → Activar análisis de causas raíz

2. ¿Qué obstáculo podría detenernos en los próximos 7 días?

• Identificar top 3 riesgos
• Plan de mitigación para cada uno

3. ¿Qué actividades no son esenciales?

• Aplicar Principio de Pareto (80/20)
• Eliminar o posponer lo no crítico

Dashboard de control necesario:

• % de avance real vs. planificado
• Horas consumidas vs. presupuestadas
• Riesgos identificados y su estado
• Satisfacción del cliente (si aplica)

Resultado esperado: 80% de problemas detectados antes de ser críticos

PASO 5: Protocolo de Crisis (Gestión de Emergencias)

Objetivo: Respuesta estructurada cuando el proyecto se desvía

Protocolo DIRI:

1. DETENERSE (0-24 horas)

• No tomar decisiones impulsivas
• Reunir información completa
• Evitar el «modo pánico»

2. INVESTIGAR (24-48 horas)

• Análisis de situació
• Identificar si es problema de:
• Alcance (scope creep)
• Recursos (insuficientes/inadecuados)
• Tiempo (estimación incorrecta)
• Calidad (estándares no claros)

3. RESOLVER (48-72 horas)

Conversar con el patrocinador, exponer el panorama completo, aunque sea catastrófico, ofrecer información y recomendacioones que lo ayuden a tomar la mejor decisión.

• Elegir UNA variable para ajustar:
• Reducir alcance (más común)
• Aumentar recursos (más costoso)
• Extender tiempo (requiere negociación)
• Documentar decisión y razones

4. INFORMAR (72-96 horas)

• Comunicación transparente a stakeholders
• Plan de acción correctivo

1. • Lecciones aprendidas documentadas
   • Nueva línea base del proyecto

Desarrollar la mentalidad de que los «fracasos» son éxitos que necesitan reajuste de expectativas

Implementación: Plan de 7 Días

Día 1-2: Crear Acta de Proyecto

Si no existe el acta del proyecto, este es el lugar para empezar.

• Usar template de 1 página
• Validar con sponsor
• Compartir con equipo

Día 3-4: Desarrollar Plan Detallado

• Asegúrate de usar el enfoque de las 5 fases
• Asignar responsables
• Establecer hitos o sprints con sus respectivos rituales.

Día 5: Configurar Sistema de Trackig

En conjunto con tu equipo, diseña la mecánica de seguimiento y adopténla religiosamente.

• Elegir herramienta
• Entrenar al equipo
• Establecer rutinas

Día 6: Primera Sesión de Helicóptero

Facilita la sesión de helicóptero con la participación de todo el equipo, puee

• Aplicar las 3 preguntas
• Identificar primeros ajustes
• Documentar baseline

Día 7: Comunicación y Alineación

• Presentar método al equipo
• Establecer protocolo DIRI
• Celebrar primer milestone

Preguntas Frecuentes (FAQ)

Q1: ¿Funciona para proyectos ágiles?

R: Sí. Adaptar las fases a sprints, mantener visión de helicóptero en retrospectivas.

Q2: ¿Qué hacer si el cliente cambia requisitos constantemente?

R: Activar Protocolo DIRI cada vez. Documentar impactos. Renegociar acta.

Q3: ¿Cómo convencer a mi equipo de adoptarlo?

R: Comenzar con proyecto piloto. Mostrar resultados. Escalar gradualmente.

Q4: ¿Cuánto tiempo requiere la implementación completa?

R: 7 días para setup inicial, 30 días para adopción completa, 90 días para maestría.

Lecturas Complementarias

• «The Lean Startup» – Eric Ries
• «Getting Things Done» – David Allen
• «The One Thing» – Gary Keller
• «Scrum Guide» – Jeff Sutherland

El Enfoque del Helicóptero transforma el caos en claridad mediante un sistema probado y replicable. La diferencia entre proyectos exitosos y fallidos no es el talento o los recursos, sino la perspectiva estratégica mantenida consistentemente.

Acción Inmediata Recomendada

1. Elegir un proyecto actual
2. Aplicar Paso 1 (Acta de una página)
3. Medir diferencia en claridad del equipo
4. Escalar a los 5 pasos completos

Seis meses después, Carlos me escribió un mensaje corto: «Tres proyectos, tres entregas a tiempo. El acta de proyecto ya no es un documento más. Es nuestro GPS.»

No hacen falta superpoderes para entregar proyectos exitosamente. Solo necesitas subir al helicóptero antes de ponerte a construir. La vista desde arriba cambia todo.

¿Estás listo para despegar?

Compromiso del Autor

«Si implementas los 5 pasos y tu proyecto falla, ofreceré diagnóstico personalizado gratuito del caso»

 

[1] En un estudio de estudiantes universitarios, una intervención de establecimiento de objetivos escritos se asoció con aproximadamente 22 % de mejora en rendimiento académico respecto al  gruocontrol.

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