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En términos generales, el Gerente de Proyecto es el responsable de garantizar el éxito del proyecto.

Responsabilidades en el proceso

El Gerente de Proyecto es 100% responsable por los procesos utilizados para manejar el proyecto.

¿Que se necesita para que un proyecto sea exitoso? Si se siguen los pasos de la Metodología TenStep, primero debe definir el proyecto, luego construir el cronograma y el presupuesto. Aquí es donde comienzan las responsabilidades del gerente del proyecto. Si el proyecto inicia y luego se descubre que el alcance del proyecto no a sido adecuadamente definido, el Gerente del Proyecto o persona que funge como tal,  será el responsable de esa omisión. Si se está ejecutando un cronograma inadecuadamente concebido, el gerente del proyecto será la persona a la cual se le pedirán cuentas.

Definir un proyecto se refiere en esencia a entender y lograr concretar los acuerdos sobre los objetivos, alcance, riesgos, enfoque, presupuesto, etc. También incluye definir o adoptar los procedimientos del plan gerencial específico del proyecto que se usara en su gestión.

Esto no significa que el gerente del proyecto deba hacer todo el trabajo, por sí mismo. Normalmente existe un equipo de trabajo que realiza el acta y cronograma del proyecto, sin embargo, si algo sale mal, el gerente del proyecto es el responsable.

Al comenzar el proyecto, el gerente del mismo debe administrar y controlar con éxito las actividades y tareas, incluyéndo las siguientes:

• Gestión de todo el cronograma para asegurar que el trabajo sea asignado y completado a tiempo y dentro del presupuesto.
• Identificación, seguimiento, gestión y resolución de problemáticas del proyecto.
• Gestionar proactivamente el alcance para asegurarnos que únicamente lo acordado sea entregado, amenos que los cambios hayan sido aprobados mediante un proceso de manejo de cambio de alcance.
• Divulgar información sobre el proyecto de manera proactiva a todos los involucrados.
• Identificar, administrar y mitigar riesgos del proyecto.
• Asegurar que el resultado-producto del proyecto tenga la calidad adecuada.
• Definir y recopilar información estadística-métrica para dar sentido práctico a la forma en que el proyecto está progresando y que los productos entregados sean aceptables.

Hay que recordar que esto no significa que el Gerente del Proyecto físicamente deba realizar todo el trabajo anteriormente señalado, lo que debe hacer es asegurarse que se lleve a cabo. Si el proyecto presenta problemas, o enfrenta situaciones de riesgo, o cambios de alcance, o no ha censado adecuadamente las expectativas, entonces es al Gerente del Proyecto a quien se le exigirán las cuentas. Por ejemplo, si hay deslizamiento de alcande en el proyecto, el Gerente del Proyecto no puede decir que es culpa del cliente. El Gerente del Proyecto es la persona responsable de manejar el alcance del proyecto.

Para dirigir los procesos del proyecto, una persona deberá ser bien organizada, tener habilidades de seguimiento de actividades y asuntos, estar orientado a procesos, ser capaz de realizar varias actividades al mismo tiempo, ser capaz de determinar la causa raíz de los problemas, ser analítico, tener capacidad de hacer estimaciones realistas y de llevar un manejo adecuado del presupuesto, en general se requiere tener una buena disciplina.

Responsabilidades del Gerente de Proyecto en relación con el manejo de personas

Adicionalmente a las destrezas con relación a los procesos un Gerente de Proyecto debe tener buenas habilidades para manejar personas. Sin embargo, El Gerente de Proyecto no es 100% responsable por la gente. Esta responsabilidad está compartida con un gerente funcional. Está es una de las razones por la que la Dirección de Proyectos es difícil. El Gerente de Proyecto debe alcanzar resultados con un equipo de gente que no le reporta funcionalmente a él. Por el otro lado, manejar gente es ciertamente un aspecto importante de la Dirección de Proyectos y se vuelve más importante en la medida que el proyecto se hace más grande y requiere más personal. Estas responsabilidades de Dirección de Proyectos incluyen:

• Habilidades generales gerenciales para establecer los procesos y asegurar que el personal los realice.
• Habilidades y disciplina de líder para lograr que el equipo de trabajo se apegue a los procesos y procedimientos estándares por su propia voluntad. Liderazgo, se refiera a comunicar una visión y lograr que el equipo lo acepte y luche para llegar a esa visión conjuntamente.
• Plantear expectativas razonables, con grado de dificultad ascendente, haciendo que los participantes sean activos y responsables para lograrlas. Esto incluye el proporcionar a los miembros del equipo una buena retroalimentación de la ejecución.
• Tener habilidades para desarrollar trabajo en equipo para que los elementos trabajen adecuadamente y se sientan motivados a llevar a cabo trabajo pesado en beneficio del proyecto y de los miembros del equipo. Entre mayor sean el equipo y la duración del proyecto, mayor es la importancia de tener buenas habilidades para crear, mantener y hacer crecer al equipo.
• Comunicarse de manera proactiva, utilizando buenas habilidades verbales y escritas, así como una buena habilidad para escuchar activamente.

Reiteramos que el Gerente de Proyecto es el responsable del éxito del proyecto. Si el equipo tiene la “moral” baja y no cumple con las fechas comprometidas, es responsabilidad de usted, como Gerente del proyecto, en solucionar las causas “reales” de dicho desempeño. Esto es gestión del personal. Si los miembros del equipo no entiende exactamente lo que tiene qué hacer y cuándo, usted también es el responsable de esa situación y debe solucionarla. Esto es gestión del proceso.

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