El valor de los proyectos bien hechos
Por: Héctor Pérez, PMP, DASSM y José Luis Pérez, SMC,SPOC,SAMC
Las organizaciones que tienen un buen desempeño en sus proyectos de forma consistente, utilizando prácticas de la industria, realmente tienen una ventaja competitiva sobre aquellas organizaciones cuyo desempeño no es tan bueno.
El valor de los proyectos bien hechos, se encuentra en que si realmente están bien hechos, los resultados de los proyectos se traducen en beneficios para la organización tal como fueron planteados originalmente o mejores; es decir, los beneficios esperados, cuantificables y cumplidos están realizando la estrategia de la organización. La mayoría de las organizaciones no tienen un buen desempeño realizando su estrategia, y pocas son las que tienen la claridad de que hacer bien los proyectos equivale a lograr resultados estratégicos.
Muchos líderes de organizaciones, comprenden que hay valor en la dirección de proyectos, pero no todos están convencidos de que hacer proyectos bien hechos requiere el desarrollo de buenas competencias de las personas, de procesos y de herramientas; aún una metodología sencilla con algunos procesos y algunas herramientas que conozcan todos los involucrados en la realización de los proyectos, puede hacer una gran diferencia en la obtención de resultados.
Las organizaciones que no hacen bien sus proyectos usualmente tienen oportunidades de mejora en algunas de las siguiente áreas:
- Finalizar o cerrar proyectos que no lograron los objetivos esperados por el negocio
- “Lograr” el resultado del proyecto a pesar de la falta de planificación, a fuerza de muchas horas extra y estrés intenso en los equipos de proyecto
- Finalizar de forma tardía los proyectos de manera recurrente
- Enfocarse más en el entregable que en los beneficios esperados del proyecto
- Finalizar proyectos con mayor presupuesto que el aprobado originalmente
Muchos de estos síntomas en la realización de proyectos, provienen de la carencia de una disciplina adecuada en la dirección de proyectos, competencias débiles en el personal, falta de herramientas adecuadas de planificación, falta de método para realizar estimaciones y muchas veces desconocimiento de las expectativas del valor que la organización busca obtener de los proyectos que se están realizando, en particular desconocimiento de los beneficios esperados para el cliente, los usuarios finales y para otros interesados.
Cuando los equipos de proyectos en una organización, han desarrollado buenas competencias tanto en el conocimiento como en el desempeño de los procesos de gestión de los proyectos, y además con una metodología, aun cuando esta sea básica, los resultados en los proyectos tienden a mejorar de manera significativa.
El que los equipos tengan mejores competencias y herramientas, no significa que no habrán problemas en los proyectos, significa que los equipos estarán en mejores condiciones para gestionar los problemas cuando estos aparezcan, si algo es seguro es que en la realidad los planes son solo modelos que nos guían hacia la meta y que los problemas vendrán, la pregunta es ¿Qué tan bien preparados están los equipos de proyectos para resolver los problemas que aparezcan?
¿Cómo realizar proyectos bien hechos?
Las organizaciones que han sido exitosas en la realización de su estrategia, gestionando de manera adecuada sus proyectos, comparten algunos elementos que han sido clave para que sus equipos de proyectos tengan éxito:
- Realizar una mejor definición de las expectativas de los clientes, por medio de una mejor recopilación de requisitos, hacer mejores estimaciones y tener claridad de cuál es valor que la organización busca al hacer el proyecto. Alineamiento con la estrategia
- Contar con herramientas comunes que permitan hacer una planificación inicial rápida, que puedan validar los clientes del proyecto, y aplicadas de manera consistente en todos los proyectos
- Tener menor cantidad de problemas o una mejor respuesta a estos, utilizando procesos comunes y herramientas para identificar riesgos de forma oportuna y constante
- Mejorar la toma de decisiones del equipo de proyectos, por medio de tener una mayor visibilidad de lo que pasa en el proyecto y en su entorno con un buen plan de comunicación continua con los interesados
- Mayor satisfacción de los clientes y menor desperdicio en retrabajos, al construir entregables de mayor calidad desde el inicio, con retroalimentación de los interesados sobre lo que se está construyendo
En futuras entregas, profundizaremos en algunos de estos elementos clave.
