Gestión de los Costos del Proyecto
Cada una de las tareas que se deben realizar para cumplir con los objetivos del proyecto involucran recursos humanos y materiales, los cuales al final, se traducen en costos para el proyecto. Estos costos deben ser planificados y bien llevados, con el fin de no sobrepasar el presupuesto que tenemos asignado.
La Gestión de los Costos del Proyecto es el área de conocimiento encargada de ocuparse de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto y se compone de los siguientes procesos: Planificar la Gestión de Costos, Estimar los Costos, Determinar el Presupuesto y Controlar los Costos.
El proceso de Planificar la Gestión de Costos, es un esfuerzo que tiene lugar en las etapas iniciales de la planificación del proyecto y establece el marco de referencia para cada uno de los procesos de la gestión de costos. El beneficio clave de este proceso es que proporciona indicaciones sobre cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo. Como resultado de este proceso vamos a obtener el Plan de Gestión de Costos.
La Estimación de Costos es el proceso que consiste en desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso es determinar la cantidad de costos requeridos para llevar a cabo las tareas del proyecto. Como salidas de este proceso encontramos, la estimación de costos de las actividades, la base de estimaciones y una serie de documentos por actualizar, por ejemplo, el registro de riesgos.
Una vez que tenemos los costos estimados de cada actividad, es momento de pasar al proceso de Determinar el Presupuesto. Este proceso consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una línea base de costos autorizada. El beneficio clave de este proceso es que determina la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto. Las salidas de este proceso son, la línea base de costos, los requisitos de financiamiento del proyecto y actualizaciones a distintos documentos del proyecto.
El último proceso de esta área de conocimiento es el Control de los Costos. Este proceso da seguimiento del estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar cambios de la línea base de costo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan y de este modo, tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo. Como resultado de este proceso, contamos con informes de desempeño de trabajo, pronósticos de costos, solicitudes de cambio, actualizaciones al plan para la dirección de proyecto, a los documentos del proyecto y a los activos de los procesos de la organización.
Solicitar más presupuesto de lo estimado aun faltando tiempo para concluir el proyecto no les sonará como buena noticia a los patrocinadores en la mayoría de los casos. El presupuesto inicial puede verse afectado y esto no representaría un mayor problema si los cambios quedan documentados y debidamente aprobados por los interesados. Concluir el proyecto en los costos estimados es parte de una buena gestión y en esta área de conocimiento se pretende brindar las mejores prácticas para conseguirlo.
Sobre el autor: Omar García
