Gestión del Alcance
Alcance es el término utilizado para describir las fronteras del proyecto. El alcance se utiliza para definir lo que el proyecto va a entregar y lo que no va a entregar. Para proyectos grandes, puede incluir las organizaciones en las que habrá un efecto, las transacciones que recibirán impacto, los tipos de información incluidos, etc.
Si se analizan las razones por las que un proyecto falla, comúnmente es el resultado de dos problemas. Ya sea que el equipo no dedicó el tiempo suficiente a definir el trabajo y/o la falta de gestión del alcance. Aun si el gerente del proyecto hizo un buen trabajo al definir el alcance, la parte difícil viene al tener que dirigir el proyecto hacia dicho alcance.
El propósito de la gestión de cambios de alcance es proteger la viabilidad de la Definición de Proyecto y los requerimientos actuales aprobados del negocio. En otras palabras, la Definición del Proyecto define la totalidad del alcance del proyecto y los requerimientos de negocio definen los entregables a detalle. El equipo de proyecto está comprometido a la fecha final y al presupuesto con base en esta definición de alto nivel y alcance detallado. Si los entregables cambian durante el proyecto (y habitualmente esto se refiere a que el cliente quiere elementos adicionales), entonces las estimaciones de costo, esfuerzo y duración pueden no ser ya válidos. Si el patrocinador está de acuerdo en incluir las actividades adicionales dentro del alcance del proyecto, entonces el Gerente del Proyecto tiene derecho a esperar que el presupuesto actual y la fecha final no sean modificados (normalmente a la alza) de tal forma que reflejen este trabajo adicional. Estos nuevos parámetros (costo, esfuerzo y duración), se convierten en el objetivo aprobado.
Algunas veces, el Gerente del Proyecto piensa que la Gestión del Alcance significa decirle “no” al cliente. Esto hace que el Gerente del Proyecto se sienta nervioso e incómodo.
Sin embargo lo bueno es que la gestión de alcance es que se trata de hacer que el patrocinador tome las decisiones que se traducirán en cambios en el alcance del proyecto.
Esto es muy importante. Pocos clientes pueden notar y expresar cada uno de los requerimientos de manera anticipada. Por lo tanto, existen cambios que usualmente necesitan incorporarse durante el proyecto. Estos cambios pueden ser muy necesarios para la solución, y pueden existir razones poderosas de negocio por las que deberían incorporarse. El Gerente del Proyecto y el equipo de trabajo, deben reconocer el momento en que los cambios son requeridos. Entonces deberán seguir un proceso predefinido de gestión del alcance. Este proceso, eventualmente, proporcionará información para que el patrocinador tome las decisiones pertinentes y también le permite decidir si la modificación deberá aprobarse con base en el valor e impacto del proyecto en términos de costo tiempo.
