Grupo de Procesos de Cierre
Hemos llegado al final de nuestra serie de artículos sobre los 5 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, y al igual que como sucede con este Grupo de Procesos que vamos a describir, este artículo establece el cierre formal.
De acuerdo al PMBOK, el Grupo de Procesos de Cierre son aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
En un escenario ideal, el cierre del proyecto debe ser un paso natural después de haber cumplido con los objetivos planeados al inicio del proyecto. Sin embargo, una vez iniciado el proyecto se pueden presentar distintos escenarios, como la cancelación prematura por falta de pagos, por inconformidad de algunos de los interesados o por objetivos no cumplidos, en fin, para estos casos, este Grupo de Procesos también establece formalmente el cierre.
Resulta igual de importante dar inicio a un proyecto, como lo es, ejecutar las actividades necesarias para elegante y apropiadamente cerrar el proyecto. Dentro de las actividades recomendadas para el cierra se encuentran:
• Reunión para concluir el proyecto: Una reunión que incluya el equipo del proyecto, patrocinador e interesados apropiados para formalmente concluir proyecto. Esta reunión debe ser una recapitulación tanto de las acciones que dieron buen resultado, como las que no.
• Declarar el éxito o fracaso: En ciertas ocasiones es obvio decidir si un proyecto tuvo éxito o no, pero en otras, es mucho más complicado. Para ello, es importante definir por adelantado cuáles son los criterios de éxito.
• Transición de la solución para su soporte: En caso de ser necesario, se debe realizar una transición a la organización, que incluya la transferencia de conocimiento al equipo de soporte, actualización y entrega de la documentación, entre otras cosas.
• Renovación de los archivos del proyecto: Se debe determinar con la organización, qué materiales del proyecto deberían ser turnados al equipo de soporte, cuáles destruidos o respaldados.
• Revisiones de desempeño: Resulta adecuado hacer revisiones de desempeño, tanto al director del proyecto, como a cada uno de los miembros del equipo.
• Reasignar el equipo de trabajo: Todo miembro remanente del equipo debería ser reasignado cuando todas las actividades sean completadas.
Es responsabilidad del director del proyecto revisar toda la información que con anterioridad se haya generado, derivada de cada uno de los cierres de las fases del proyecto, con el fin de asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que se han alcanzado los objetivos. El proyecto no se considera completo hasta que las actividades de cierre sean ejecutadas.
Cerrar un proyecto es más que solo añadir un proyecto más a nuestra experiencia, es poner punto final, amarrar los cabos sueltos, hacer evaluaciones del personal, asegurarse de la satisfacción del cliente. Son lecciones aprendidas que debemos documentar, y es igual de importante la experiencia aprendida de una decisión acertada, como de aquellas en las que fallamos.
Sobre el autor: Omar García
