Grupo de Procesos de Inicio
Como lo mencionamos en un artículo anterior, el PMBOK tiene una estructura bien definida de la cual se pueden identificar las siguientes 2 secciones: las 10 áreas de conocimiento y los 5 grupos de procesos.
En este artículo nos enfocaremos en el primero de los 5 grupos de procesos, el Grupo de Procesos de Inicio.
Antes de iniciar cualquier proyecto o una nueva fase de algún proyecto que ya exista, es necesario contar con la autorización correspondiente, en esencia, de esto es de lo que se encarga el Grupo de Procesos de Inicio, el cual agrupa 2 procesos: El proceso de Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto y el proceso de Identificar a los Interesados.
Es en este grupo de procesos donde se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Además, se identifican los interesados internos y externos que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto. Finalmente, si aún no hubiera sido nombrado, se selecciona el director del proyecto. Esta información se registra en el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados.
El propósito clave de este Grupo de Procesos es alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y los objetivos, y mostrar cómo su participación en el proyecto y sus fases asociadas puede asegurar el logro de sus expectativas. Estos procesos ayudan a establecer la visión del proyecto: qué es lo que se necesita realizar.
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
Beneficio clave: Tener un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto.
El proyecto se inicia formalmente con la aprobación del acta de constitución del proyecto. Se selecciona y asigna un director de proyecto tan pronto como sea posible, preferiblemente durante la elaboración del acta de constitución del proyecto, y siempre antes de comenzar la planificación. El acta de constitución del proyecto confiere al director del proyecto la autoridad necesaria para planificar y llevar a cabo el proyecto.
Al saber la importancia de este documento hemos compartido un formato que puedes usar para desarrollar tu Acta de Constitución de Proyecto.
Identificar a los interesados
Es el proceso de identificar a las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto.
Beneficio clave: Permite al director del proyecto identificar el enfoque adecuado para cada interesado o grupo de interesados.
Los interesados del proyecto, conocidos también como stakeholders, comprenden personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, la organización ejecutora o el público, que están involucrados activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proyecto.
Para el éxito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del proyecto, para analizar sus niveles de interés y sus expectativas individuales, así como su importancia y su influencia.
Como resultado de este proceso se obtiene el Registro de Interesados, que incluye entre otras cosas: nombre, rol en el proyecto, requisitos y expectativas, influencia en el proyecto, interno o externo.
Como hemos visto, el primero de los 5 grupos de procesos tiene como objetivo dar inicio formalmente a un proyecto e identificar a las personas que de forma directa o indirecta se verán afectadas por el mismo.
Sobre el autor: Omar García
Con información tomada del PMBOK.
