Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Hemos llegado al cuarto de los 5 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos. En nuestros más recientes artículos, hemos hablado acerca de los procesos necesarios para iniciar, planificar y ejecutar un proyecto. Hoy ha llegado el momento de hablar de los procesos que nos sirven para medir si hay desviaciones entre lo planeado y lo ejecutado, estos procesos los encontramos en el Grupo de Procesos de Seguimiento y Control.
El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control, de acuerdo al PMBOK, se compone de aquellos procesos requeridos para realizar el seguimiento, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el desempeño del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares, a partir de eventos apropiados o a partir de condiciones de excepción a fin de identificar variaciones respecto del plan para la dirección del proyecto.
En otras palabras, los procesos que pertenecen a este grupo son a los que nos debemos apegar para no tener desviaciones drásticas con respecto a nuestra planeación inicial. Es bastante común que al estar ejecutando ciertas actividades nos lleven más tiempo de lo que planeamos inicialmente. También resulta común que durante el desarrollo del proyecto se comiencen a solicitar cambios que no se tenían previstos. Si no llevamos un control del tiempo y el presupuesto invertido en las actividades planeadas que nos llevaron más tiempo y en las actividades que resultaron de los cambios que aceptamos y no teníamos planeadas, es un hecho que no llegaremos a cumplir con la fecha de entrega y/o estaremos solicitando más recursos para poder entregar a tiempo.
Retrasar un proyecto resulta sencillo, “un día a la vez”, como dice Frederick Brooks.
Para controlar el avance de las actividades y evitar problemas de retraso, es importante conocer los siguientes procesos: Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto, Realizar el control integrado de cambios, Validar el alcance, Controlar el alcance, Controlar el cronograma, Controlar costos, Realizar control de calidad, Controlar las comunicaciones, Controlar los riesgos, Controlar las adquisiciones y Gestionar los compromisos con los interesados. En conjunto, estos 11 procesos son los que componen el Grupo de Procesos de Seguimiento y Control.
Las actividades derivadas de la planeación, por ejemplo el cronograma, no se deben quedar como documentos que cumplieron al inicio del proyecto, deben estar presentes al momento de la ejecución. En cada oportunidad se debe analizar lo planeado contra lo real y hacer ajustes en caso de ser necesario. No debemos decirle sí a todos los cambios que nos solicitan y debemos estar en estrecha comunicación con los interesados del proyecto para asegurarnos de que los objetivos se van cumpliendo de acuerdo a lo esperado.
Acercarnos a la fecha límite de entrega no debería ser algo estresante, siguiendo estos procesos lo podemos tener controlado.
Sobre el autor: Omar García
