Hacia una nueva edición de la Guía PMBOK®
No cabe duda, con más de 5 millones de copias circulando desde que salió a la luz, la Guía PMBOK® se ha vuelto uno de los libros más influyentes en el mundo de negocios actual.
Seguramente, el equipo encargado del proyecto de Ética, Estándares y Acreditación (ESA Project) quien estuvo a cargo de plantear la primera aproximación de la guía, no se imaginó la relevancia e influencia que alcanzaría su propuesta 34 años después.
Esta primera aproximación fue publicada por el PMI en el Project Management Journal en agosto de 1983, y fue actualizada en 1987 para que, lo que se dio a conocer como la primera edición de la Guía PMBOK® finalmente fuera publicada en 1996. Esta edición ha sido actualizada continuamente desde entonces.
Así, estamos prácticamente en la víspera de que el PMI comparta con el mundo una nueva y exhaustiva revisión que, por primera vez, será lanzada simultáneamente en los idiomas en que es publicada. Quizás por ello, el PMI decidió extender a casi 5 años, un periodo de actualización que habitualmente tomaba 4.
En este documento comparto la respuesta a tres preguntas que nos hacen frecuentemente nuestros clientes y amigos.
¿Cuándo se publicará la Guía PMBOK® Sexta Edición?
Según PMI®, podemos esperar que la sexta edición vea la luz en el tercer cuarto de 2017, esto es entre julio y septiembre de 2017.
Hay información y algunos documentos que hablan de los cambios en la nueva versión y que están destinados principalmente a las empresas de formación, de modo que podamos comenzar a actualizar los materiales de capacitación. Los estudiantes no necesitan preocuparse por estos documentos, sino hasta que salga la nueva edición oficial.
¿Cuándo cambiará el Examen PMP®?
El examen PMP® se basa en gran medida en el contenido de la Guía PMBOK®.
Aunque no hay alguna notificación oficial por parte del PMI, con base en lo que ha sucedido en ocasiones anteriores, el cambio de examen de la versión 5 a 6 se espera que suceda dentro del primer cuarto de 2018, es decir entre enero y marzo (posiblemente más hacia enero de 2018).
¿Cuáles son los principales cambios que se introducirán en la 6ta edición?
1. Reestructura de capítulos iniciales
En los capítulos de apertura (1 al 3), habrá cambios en la forma en que la información se presenta. Lo que actualmente está en los primeros tres capítulos, se combinará en los primeros 2 capítulos y se incluirá un nuevo capítulo 3 que será dedicado al “Papel del director del proyecto“, en donde muchos aspectos de la función del director del proyecto serán vinculados al triángulo de talento del PMI.
2. Se renombran dos Áreas de Conocimiento
• Gestión de Recursos Humanos del Proyectos ahora será Gestión de Recursos del Proyecto.
• Administración del Tiempo del Proyecto ahora será Administración del Cronograma del Proyecto.
3. Se renombran algunos procesos
• Realizar el Aseguramiento de Calidad será Administrar la Calidad
• Planear la Gestión de Recursos Humanos, ahora será Planear la Gestión de Recursos
• Adquirir al Equipo de Proyecto, ahora será Adquirir Recursos
• El proceso de Controlar las Comunicaciones ahora será Monitorear las Comunicaciones
• El proceso de Controlar los riesgos ahora será Monitorear los Riesgos
• El proceso de Planear la Administración de Interesados ahora será Planear el involucramiento de los interesados
• El proceso de Controlar el Involucramiento de los Interesados a Monitorear el Involucramiento de los Interesados
4. Cambios en los procesos que conforman la Guía PMBOK® 6ta Edición
En total habrá 49 procesos dos más que los actuales 47. Es decir, se agregan tres nuevos procesos y se elimina uno de los existentes.
Nuevos procesos:
• “Gestionar el Conocimiento del Proyecto”
• “Controlar los Recursos”
• “Implementar Respuestas a los Riesgos”
Proceso eliminado:
Se ha eliminado el proceso “Cerrar las Adquisiciones”. Éste se ha consolidado en el proceso “Cerrar el proyecto o la fase”.
5. Adaptación de la aplicación del estándar según las características del proyecto
En la actual guía y según recuerdo desde la tercera edición, se introdujo el concepto de Tayloring, en el cual se habla de que el Director de Proyecto debe entender las características del proyecto y en función de ello, adaptar el estándar para dirigir mejor el proyecto.
En la sexta edición se hace énfasis en el proceso de adaptación redundando en que es muy importante analizar el proyecto para determinar cuánto énfasis poner en la aplicación de cada proceso (basado en el alcance y el tamaño del proyecto).
6. Énfasis en la discrecionalidad del equipo de proyecto
En relación con el punto anterior, el contenido mismo de la Guía PMBOK® está tomando un tono más discrecional en lugar de uno obligatorio en algunos tópicos.
Por ejemplo, para la recolección de requisitos, ahora podría decir algo en el sentido de que, “Aquí hay una lista de posibles opciones de herramientas. Elija cualquiera de estos que mejor encajen para su proyecto.”
7. Procesos continuos y procesos no-continuos
Habrá varias notaciones a lo largo de la nueva edición de la Guía PMBOK® diferenciando entre procesos que son “Continuos” (ejecución continua) vs. “Procesos no continuos“. Este concepto será enfatizado por primera vez en esta edición.
8. Alcance del Producto vs Alcance del Proyecto
El concepto de alcance del proyecto y el concepto de alcance del producto también se enfatizará por primera vez en la nueva edición.
9. Introducción de Valor Devengado en Calendario
El kit de herramientas de Valor Devengado que soporta la Guía PMBOK® ahora incluirá un enfoque complementario conocido como “Gestión de Valor Devengado en Calendario“.
El cronograma devengado (ES, por sus siglas en inglés) es una extensión a la teoría y la práctica de Administración por Valor Devengado (EVM). A partir de 2005, el Cronograma Devengado es designado como una “práctica emergente” por el Project Management Institute. Se introdujo en 2003 derivado de un artículo seminal “Schedule is Different” publicado por Walter Lipke, en “The Measurable News”, la revista trimestral del Colegio de Administración del Desempeño del Project Management Institute.
Tradicionalmente, La Técnica EVM registra las variaciones del cronograma no en unidades de tiempo, sino en unidades de moneda (por ejemplo, dólares) o cantidad (por ejemplo, horas laborales). Por supuesto, es más natural hablar de rendimiento del cronograma en unidades de tiempo, pero los problemas con las métricas tradicionales de rendimiento del cronograma son aún más profundos.
Cerca del final de un proyecto – cuando el rendimiento del cronograma es a menudo una preocupación principal – la utilidad de las métricas tradicionales del cronograma es demostrablemente pobre. En EVM tradicional, una variación del cronograma (SV) de 0 o un Índice de Desempeño del Cronograma (SPI) de 1, indica que un proyecto está exactamente cumpliendo con cronograma planeado. Sin embargo, cuando un proyecto es concluido, su SV es siempre 0 y SPI es siempre 1, incluso si el proyecto se entregó inaceptablemente tarde. Del mismo modo, un proyecto puede languidecer casi al final (por ejemplo, SPI = 0,95) y nunca ser marcado como fuera de la tolerancia aceptable. (Usando el SV tradicional como umbral de excepción, no es raro que un SPI> 0.9 se considere aceptable.)
Para corregir estos problemas, la teoría del Cronograma Devengado representa las dos medidas SV y SPI en 2 dominios separados: moneda y tiempo. En este nuevo enfoque, las variables son nombradas como SV($) y SPI($), para indicar que se refieren a unidades monetarias y, SV(t) y SPI(t), para indicar que se refieren a unidades de tiempo.
Una ventaja declarada de los métodos de Cronograma Devengado es que no se requieren nuevos procesos de recolección de datos para implementar y obtener los nuevos indicadores; solo requiere fórmulas actualizadas. La teoría del Cronograma Devengado también proporciona fórmulas actualizadas para predecir la fecha de finalización del proyecto, utilizando las medidas basadas en el tiempo.
Se ha afirmado que este nuevo enfoque proporciona un vínculo útil entre el Análisis del Valor Ganado Tradicional y el Análisis tradicional del Cronograma del Proyecto, un vínculo que algunos consideran había estado ausente en la teoría de EVM tradicional.
10. Comunicación vs Comunicaciones
Habrá una distinción entre “comunicación” (como en la comunicación entre dos personas) y “comunicaciones” (artefactos, como correos electrónicos publicados).
11. Nueva táctica de respuesta a los riesgos
La nueva táctica “Escalar Respuesta a los Riesgos”, prevé que el PM escale el reporte de un riesgo a los involucrados apropiados de modo que el riesgo ya no será su responsabilidad. Una vez escalado, el PM tendrá ahora la opción de:
a. Eliminar el riesgo del registro de riesgos del proyecto si lo desea, o
b. Mantenerlo en el registro de riesgos, pero clasificándolo como “Escalado / Asignado a”.
12. Bitácora de Lecciones Aprendidas
Hay un nuevo Registro de Lecciones Aprendidas que será parte de las entradas, herramientas y técnicas y salidas de la Guía.
Los directores del proyecto serán responsables de actualizar con frecuencia este registro (no sólo al final del proyecto).
Las actualizaciones pueden realizarse en cualquier momento del proyecto, especialmente al final de las fases (similar a la “Retrospectiva” de Agile).
13. Agrupación de Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas
Habrá una simplificación de los insumos y productos en la tabla de EHTS. Las herramientas y técnicas se agruparán bajo títulos comunes.
14. Cambios en los apéndices
• Resumen de los conceptos clave
• Resumen de las consideraciones de adaptación
• Resumen de Herramientas y Técnicas
• Enfoques adaptativos e iterativos
En mi humilde opinión, después de haber revisado el borrador que expuso el PMI para recibir comentarios, incluso de haber contribuido por tercera ocasión con aportaciones que fueron aceptadas, me parece que esta será una buena edición. Muchos de los cambios reforzarán el sentido lógico de la guía y estoy seguro de que nos servirá a todos para incorporar nuevas prácticas que nos ayudarán a mejorar nuestros resultados.
Sin embargo, no hay que perder de vista que hoy en día nadie tiene la verdad absoluta de las cosas, por lo que les recomiendo seguir estudiando otros enfoques alternativos y decidir qué elementos pueden incorporar a su práctica profesional para hacerla más enriquecedora.
Por lo pronto, el equipo TenStep a nivel mundial, ya está calentando motores para actualizar nuestros contenidos y materiales y continuar agregando valor a nuestros queridos clientes.
Adaptado por Jorge Valdés Garciatorres, PMP.
