Hay tres tipos de organización disponibles ¿En cuál de ellas estás tú?
“La habilidad de una organización para aprender y traducir rápidamente el aprendizaje en acción, es al final, la única ventaja competitiva”.- Jack Welch
La forma en que el equipo del proyecto está organizado está directamente relacionada con la estructura de toda la organización. En términos generales, existen tres estructuras de organización principales para administrar el trabajo y las personas.
Organización basada en funciones
En una organización funcional, el equipo de proyecto generalmente está formado por personas del mismo departamento. Por ejemplo, si el proyecto está relacionado con la función de finanzas, los recursos del proyecto provienen de la División de Finanzas.
Otra forma en que un proyecto se conforma en una organización funcional es ejecutando porciones del proyecto en organizaciones funcionales separadas. Por ejemplo, digamos que un gran proyecto necesita recursos de los departamentos de Finanzas, Compras, Informática y Manufactura. En una organización funcional, el proyecto se desglosa por unidad funcional y cada unidad haría su propia parte con relativa independencia. Al final, todas las soluciones independientes se integrarían en una solución final.
La mayor ventaja de los proyectos en organizaciones funcionales, es que normalmente hay una clara autoridad, ya que los gerentes de proyecto tienden a ser también los gerentes funcionales.
Una desventaja importante de la organización funcional es que su área funcional puede no tener todos los especialistas necesarios para trabajar en un proyecto. Un proyecto de Finanzas con un componente de TI, por ejemplo, puede tener dificultades para adquirir recursos de especializados en esa materia.
Otra desventaja es que, normalmente, la gente del área funcional es asignada al proyecto a tiempo parcial, esto porque la gente que lleva a cabo el proyecto es la misma que tiene a su cargo las tareas propias de la función. Normalmente, la gente es evaluada por el trabajo funcional, por lo que el proyecto puede convertirse en una especie de “hobby laboral” y pasar a segundo término, teniendo como consecuencia que no sea concluido, o que tenga desviaciones importantes de calendario y de costos.
Organización orientada a proyectos
Cuando los proyectos son lo suficientemente grandes, es posible subordinar las áreas funcionales alrededor del proyecto. Esto es especialmente práctico cuando un programa grande tiene cientos de personas asignadas de diversas especialidades durante largos períodos. Las ventajas incluyen, por una parte, una clara designación de responsabilidades, ya que el gerente del proyecto es la máxima autoridad y las áreas funcionales están para apoyar el éxito del proyecto y por otra parte, un enfoque claro, ya que todos en el equipo tienen sólo el proyecto para su responsabilidad principal. Si una persona de un área funcional es asignada al proyecto, esta persona deja sus labores cotidianas a un colega y pasa a formar parte del equipo de proyecto.
Una desventaja es la duplicación de recursos, ya que los escasos recursos deben duplicarse en diferentes proyectos. Por ejemplo, un gran proyecto puede tener su propio personal de Recursos Humanos, que podría duplicar un Departamento de Recursos Humanos central. También puede haber preocupaciones acerca de cómo reasignar personas y recursos cuando se completan los proyectos. En una organización funcional, la gente todavía tiene trabajos dentro del departamento funcional. En una organización basada en proyectos, no está tan claro dónde se reasignan todos cuando se completa el proyecto.
Organizaciones matriciales
Las organizaciones matriciales permiten a los departamentos funcionales concentrarse en sus competencias específicas y permitir que los proyectos cuenten con especialistas de múltiples organizaciones funcionales. Por ejemplo, un recurso del área jurídica podría reportarse al Departamento Legal, pero ser asignado a un proyecto en otro departamento que necesite experiencia legal.
La principal ventaja de la organización matricial es la asignación eficiente de todos los recursos, en especial las escasas especialidades que no pueden ser utilizadas por un solo proyecto. La organización matricial es también la más flexible cuando se trata de cambiar las necesidades y prioridades del negocio.
La principal desventaja es que las relaciones de reporte son complejas ya que muchas personas tienen doble o triple línea de reporte – tanto un gerente funcional como uno o más gerentes de proyecto. Por ello el personal requiere sólidas habilidades de gestión del tiempo para asegurar que cumpla las expectativas de trabajo de múltiples gerentes.
Así, los niveles gerenciales requieren tener un nivel de comunicación y de coordinación muy estrecho, pues si no están alineados, pueden enviar mensajes encontrados y contrarios al personal y generar confusiones y frustraciones que derivarán en un proyecto deficiente.
Conclusión
La tendencia actual es que las organizaciones trabajen de manera matricial por la flexibilidad y el mejor aprovechamiento de recursos que ocurre en este tipo de organizaciones. Este cambio no es sencillo y se requiere evaluar el contexto en que se desenvuelve la empresa, así como preparar un plan que abarque acciones concretas en tres subsistemas: a nivel gerencial, a nivel de tecnología y herramientas de trabajo y a nivel humano-social.
Y tú ¿En qué tipo de organización estás? ¿Tu organización cuenta con lo necesario para trabajar matricialmente de forma eficiente?
Por: Tom Mochal, PfMP, PgMP, PMP.
Traducido y adaptado por: Jorge Valdés Garciatorres, PMP, SMC.
