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7 Técnicas para recabar requerimientos
Recolectar los Requerimientos
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A la mayoría de los miembros del equipo les gusta seguir el credo Nike: Just Do it! El cliente tiene una necesidad de negocio y el equipo inmediatamente quiere moverse hacia el modo de “resolución del problemas”. No existe mejor sensación que completar la solución y mostrarla al cliente. Hasta que, por supuesto, que el cliente te informa que esto no es exactamente lo que él o ella tenían en mente.
¡Resiste la urgencia de lanzarte de cabeza a solucionar el problema! Antes de que empiece la ejecución tienes que asegurarte de que entendiste lo que estás haciendo. Esto requiere un proceso frontal para definir los requerimientos del proyecto. Los requerimientos del proyecto te ayudan a entender los objetivos, entregables, alcance y otra información relativa al producto. También deberías descubrir alguna información preliminar y de alto nivel acerca de los entregables del proyecto. Estos son los requerimientos del proyecto. No vas a tener tiempo para recabar la información detallada de los requerimientos del producto pero deberías entenderlos a un nivel alto. Este conocimiento de alto nivel te ayudará a detallar mejor la estructura de descomposición de trabajo (WBS por sus siglas en inglés), y te ayudará a entender mejor el esfuerzo, costo y duración estimados.
La etapa o fase de recopilación es donde se agrupan los requerimientos de alto nivel directamente del cliente. Hay diversas técnicas para identificar y documentar los requerimientos y tu proyecto puede necesitar el uso de varias de ellas dependiendo de las circunstancias.
Para recabar requerimientos de manera precisa, debes hacer el tipo adecuado de preguntas y escuchar cuidadosa y activamente las respuestas. Cuando dices que vas a reunir los requerimientos del cliente, el primer pensamiento que viene a la mente es que realizarás preguntas y documentarás las respuestas.
De hecho, la recopilación de requerimientos a través de un proceso de entrevista es probablemente la técnica más común. Sin embargo, hay muchas técnicas complementarias que pueden ser muy útiles y en muchos proyectos el equipo necesitará utilizar varias de ellas en lugar de, o además de, la entrevista. Por ejemplo, Sí quieres reunir información de 500 usuarios, probablemente no podrás hablar con cada uno de ellos independientemente. De hecho, si lo hicieras, te darías cuenta de que no estás recibiendo mucha información después de haber terminado un par de ellas. Un mejor enfoque, más rápido y más barato puede ser entrevistar a un pequeño número de personas en este grupo y entonces preparar encuestas que distribuirás al resto de los usudarios para identificar requerimientos adicionales.
Como explicamos anteriormente, hay diversas técncias que puden ser usadas de manera combinada para enriquecer la información del requierimiento y con ello, poder entender mejor el proyecto y las necesidades de negocio que dan orgien a este:
• Entrevistas uno a uno. La técnica más común para reunir requerimientos es sentarse con los clientes y preguntarles qué es lo que necesitan. La discusión debe ser planeada con anticipación, de acuerdo al tiempo disponible del cliente y al número de clientes que tienes que entrevistar con base en el tipo de requerimientos que estás buscando identificar.
• Entrevistas en grupo. Estas son similares a la entrevista uno a uno con excepción de que es más de una persona quien estará siendo entrevistada. Las entrevistas en grupo requieren más preparación y más formalidad para obtener la información que quiere de los participantes. Puedes descubrir un conjunto más enriquecedor de requerimientos en un período más corto d tiempo si puedes mantener al grupo enfocado. Esto representa un desafío para el facilitador del taller pues se requieren habilidades de manejo de grupos y dinámicas que faciliten la interacción entre los participantes.
• Sesiones facilitadas. En una sesión facilitada, se reúne un gran grupo para un propósito común. En este caso, estás tratando de reunir un conjunto común de requerimientos del grupo en una forma más rápida de la que sería si entrevistaras a cada uno por separado.
• Sesiones JAD. Las sesiones de Desarrollo Conjunto de Aplicaciones (JAD, Joint Application Development) son similares a las sesiones facilitadas. Sin embargo, el grupo típicamente permanece en la sesión hasta que se completan los objetivos de la sesión. En este caso, los participantes estarían en sesión hasta que un conjunto completo de requerimientos sea acordado y documentado.
• Cuestionarios. Estos son mucho más informales, y son buenas herramientas para reunir requerimientos de los interesados en ubicaciones remotas o de aquellos que tendrán necesidades menores o más limitadas. Un cuestionario puede también ser una forma valiosa de reunir estadísticas rápidas, tales como el número de personas que usaría ciertas facilidades, o para obtener un sentido de la prioridad relativa de los requerimientos.
• Prototipos. El desarrollar prototipos es una técnica relativamente moderna para reunir requerimientos. En este enfoque, reúnes requerimientos preliminares que usas para construir una versión inicial de la solución – conocida como prototipo. Muestras esto al cliente, quien entonces te da requerimientos adicionales. Cambias la aplicación y la revisas con el cliente de nuevo. El proceso repetitivo continúa hasta que el producto cumple la masa crítica de necesidades de negocio, o bien se alcanza un un número de iteraciones preconvenido.
• Observar a la gente en su trabajo. Esta es especialmente útil cuando se reúne información de procesos actuales. Puedes encontrar, por ejemplo, que algunas personas tienen su rutina de trabajo habitual a tal grado que les es difícil explicar lo que hacen o por qué. Puedes necesitar observarlos desempeñar su trabajo antes de que puedas entender la imagen completa. En algunos casos, también puedes participar en el proceso de trabajo real para “tocarlo” y “sentir” cómo funcionan los procesos del negocio al día de hoy.
Conocer a tu audiencia te ayudará a determinar las técnicas adecuadas para seleccionar y usar la combinación que mejor cumpla con las necesidades específicas del proyecto. Debes seleccionar las técnicas que te proporcionen la mayor cantidad de información relativa y que se ajusten mejor a tu audiencia.
Reproducido y adaptado con autorización del autor.
