Juntas de trabajo: Menos verbo y más acuerdos
Como directores de proyecto una de nuestras principales cualidades debe ser la administración de los recursos, en especial, el tiempo. Todos los recursos de alguna u otra forma podemos recuperarlos en caso de algún descuido, pero el tiempo, el tiempo es un recurso no renovable. El tiempo que hoy hayamos desperdiciado no lo podremos volver a recuperar jamás.
A pesar de estar conscientes de la importancia del tiempo, es el recurso que con mayor frecuencia desperdiciamos. Al iniciar nuestros proyectos comenzamos planeando nuestro cronograma de actividades y muy a menudo pasamos por alto todos esos tiempos muertos en los que no se hace nada productivo o que beneficie al proyecto. Pasamos por alto todas aquellas sesiones de grupo donde podemos pasar horas sin llegar a nada concreto.
Las reuniones de trabajo, o “juntas”, muchas veces son necesarias aunque muy pocas son efectivas. Las juntas pueden llegar a ser ineficientes desde el momento en que se convoca, cuando no se establece un objetivo claro de la reunión, cuando no se convoca a todos los interesados o incluso cuando se convoca de manera exprés.
Podríamos comenzar con cosas muy simples para mejorar la efectividad de nuestras reuniones de trabajo, empezando por realizar una convocatoria efectiva, donde se establezca claramente el objetivo de la reunión, con un horario que se respete puntualmente y donde todos los interesados se encuentren convocados. Aunado a estos puntos básicos, podemos utilizar las mejores prácticas de otras metodologías como lo es SCRUM para llevar a cabo juntas efectivas.
La metodología SCRUM propone realizar una reunión a diario. Se asume que para no tener desviaciones dentro de nuestro proyecto es necesario mantenernos alerta, vigilando que en caso de presentarse complicaciones, queden resueltas lo antes posible. Por estos motivos se proponen reuniones diarias, con el propósito de analizar el avance de las actividades y detectar posibles complicaciones que detengan o puedan llegar a detener el avance para el cumplimiento de los objetivos.
Para tener juntas efectivas, SCRUM propone lo siguiente:
• Reuniones todos los días, con una duración de 15 minutos, siempre en el mismo lugar y a la misma hora
• Todos los involucrados deben estar presentes
• Debe ser la primera actividad del día
• Cada miembro debe responder las siguientes preguntas: ¿Qué he hecho desde la última junta? ¿Qué voy a hacer hoy? ¿Qué impedimentos tengo para cumplir mis compromisos?
• No iniciar discusiones largas y mucho menos divagar en temas que no corresponden
• Las reuniones no son para resolver problemas, estos se resuelven después de la reunión
El hecho de estar convocando a juntas donde no se llegan a acuerdos refleja una incapacidad para tener reuniones efectivas. Los puntos anteriores de la metodología SCRUM nos pueden apoyar para dejar de tener reuniones donde no se establecen los puntos a tratar, no se llega a ningún tipo de acuerdo y lo peor de todo, donde nadie se queda como responsable de nada.
El mejorar el rendimiento de nuestras juntas de trabajo radica en la persona que las dirige, así que como líderes, aprovechemos mejor nuestro tiempo, no dejemos que las reuniones se extiendan de más con temas que no conciernen con la reunión, no toleremos la impuntualidad y lleguemos a acuerdos con cada reunión.
El tiempo es nuestro recurso más valioso, no lo desperdiciemos pasando de junta en junta y sin llegar a ningún acuerdo.
Sobre el autor: Omar García
