Por: Héctor Villarreal Lozoya

El lugar por tradición donde los miembros de un equipo de trabajo o de un proyecto interactúan, colaboran y se comunican son las reuniones o juntas de trabajo. Sin embargo, continuamente, en diversas encuestas, los empleados y gerentes señalan que son precisamente estas juntas una enorme fuente de conflicto, insatisfacción y hasta de frustración.

Definitivamente la “juntitis” (esa enfermedad corporativa donde los equipos tienen demasiadas reuniones) es una de las señales más claras de que el equipo tiene mucho que hacer para mejorar su forma de realizar las cosas.

Empecemos por definir la juntitis. Tomando diversas fuentes podemos definirla como la propensión excesiva de llevar a cabo juntas innecesarias, o tener tantas reuniones que no puedes hacer tu trabajo.

¿Cómo identificar si tu proyecto sufre de este mal?  Trata de identificar los siguientes síntomas:

• Falta de espacio: las salas de junta están a tope. La gente reserva las salas, aunque aún no tenga seguro si tendrá una reunión o no, “sólo por si acaso”. Al terminar tu reunión ya está el siguiente grupo listo para sacarte si acaso te retrasas un solo minuto.
• Juntas para terminar las juntas: una gran parte del tiempo se discute sobre cuándo será la siguiente reunión para cerrar lo que no se acordó o se terminó de revisar en la anterior.
• Letargo: al observar las reuniones ¿la gente está somnolienta, aburrida o distraída?
• Irritabilidad: al ser invitados a una reunión, la gente se frustra, no quieren participar y se molestan porque la reunión se interpone en su trabajo y operación del día.
• Es costumbre el reunirse sin avisar y sin planificar.

Si alguno de los puntos anteriores te parece común, es posible que estés frente a los síntomas de un caso grave de juntitis en tu organización.

Como todo problema social, el reconocerlo e identificarlo es el primer paso para su diagnóstico.

¿Qué hacer para corregirlo?

Podrá sonar trillado, pero recuerda que la clave para la efectividad de cualquier reunión es su correcta planificación.

Tener un plan para tu reunión de trabajo te permitirá ahorrar tiempo, aumentar la calidad de las decisiones y mejorar el ambiente de la organización. Este plan no necesita ser complicado ni engorroso, y sí te ayudará a salvar a tus colegas de “otra junta que no sirve para nada”.

Toma una hoja de papel e invierte tres minutos en escribir los tres elementos críticos de tu reunión:

Objetivo – ¿Para qué nos vamos a reunir?

Muchas veces los participantes tienen una mezcla de objetivos, unos creen que están reunidos para informar, otros para tomar decisiones y otros más que es una sesión de lluvia de ideas para explorar alternativas. Defínelo y comunícalo con anticipación a los participantes. Así los convocados pueden tomar una decisión informada sobre aceptar o declinar la invitación. Asegúrate que el equipo vaya en la misma dirección desde el comienzo. Si tú como gerente del proyecto no lo tienes claro, los participantes menos. Y si sólo vas a informar, mejor escribe un reporte y compártelo.

Convocados– ¿Están todos los que deberían estarlo? ¿Quién no necesita estar?

En más de una ocasión es posible que tu reunión llegó a un punto de discusión que no pudo superarse porque el ingeniero encargado de lo que se discutía no fue invitado. Este tipo de situaciones generan grandes frustraciones entre los participantes y la energía se pierde. Cuando contestas correctamente estas preguntas, también estás ahorrando a tus colegas varias reuniones innecesarias.

Duración – ¿Cuántos minutos necesitamos para la reunión?

Recuerda la máxima de que “toda reunión se extenderá hasta llenar todo el tiempo originalmente planificado”. Si los participantes saben que la reunión dura una o dos horas, ellos se organizarán en base a ello. Asegúrate que las personas midan en minutos a la reunión, ya que existe una gran cantidad de reuniones que necesitan veinte minutos o incluso menos. Rompe el ciclo, sé crítico y aprovecha el tiempo de todos los presentes. Pudiera ser que quince minutos frente a frente te eliminen interminables correos de ida y vuelta que te tardas horas en administrar y contestar.

Los softwares de administración personal como Outlook tradicionalmente programan las reuniones con una duración de una hora. El software en sí es un gran invento, quien decidió que las reuniones deben durar una hora por default, inconscientemente provocó al resto de los usuarios una gran pérdida de tiempo.

Al comenzar a practicar estos tres sencillos pasos ten por seguro que tu equipo de trabajo notará rápidamente la diferencia y participará con más energía en tus reuniones, obteniendo mejores resultados.

Existen muchos otros elementos que te pueden ayudar a gestionar tu ecosistema de reuniones de una manera efectiva.  Pero si comienzas con los anteriores te podemos asegurar que estarás atendiendo un porcentaje clave de los problemas de tus juntas.

Si quieres aprender más sobre cómo dominar la juntitis te invitamos a nuestro próximo webinar: ¿Juntitis? Mecanismos para diseñar un sistema de reuniones efectivo y eficiente.

La cita es el próximo 22 de mayo a las 4:00 PM hora de Ciudad de México y te puedes registrar aquí.

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