La agilidad nos ayuda con los proyectos sandía
Puedo asegurar que todos hemos participado en un proyecto donde los reportes de avance no reflejan lo que realmente está sucediendo.
Los patrocinadores y otros interesados ven mes a mes el reporte del proyecto donde se indica que todo marcha bien. Pero en la recta final, algo sucede. Los reportes dejan de transmitir un mensaje alentador, y en cambio, ahora nos muestran preocupaciones.
Estoy seguro de que no estoy hablando de algo que sea ajeno para ti. A veces te ha tocado presentar los avances de un proyecto sandía. Y a veces, los avances te los han presentado a ti. Ante este problema, la agilidad nos ayuda con los proyectos sandía.
¿Qué es un proyecto sandía?
Un proyecto sandía es verde por fuera y rojo por dentro.
Los involucrados en un proyecto, principalmente los patrocinadores, quieren saber cuál es su estado. ¿Cuál es el porcentaje de avance? ¿Vamos bien? ¿Terminaremos a tiempo? Son algunas de las preguntas que se quieren responder con los reportes de avance o de estatus del proyecto.
Estos reportes normalmente se apoyan de semáforos, que ayudan a indicar con colores el estado del proyecto. El problema es que a menudo no reflejan la realidad. Normalmente, los responsables de presentar esta información colocan el avance en color verde. Pero llegada la recta final, esto se transforma a color rojo.
Aparentemente las luces del estado del proyecto cambian inesperadamente y sin advertencia de verde a rojo. Estamos ante un proyecto sandía, verde por fuera y rojo por dentro.
¿Realmente se convierten en proyectos sandía de forma inesperada?
Mi experiencia me dice que nos gusta vivir en una falsa realidad.
Cuando eres tú quien está reportando un proyecto sandía, sabes lo que traes entre manos. Tú decidiste colocar el semáforo en verde cuando conoces que realmente está en rojo. Tienes la falsa idea de que para el siguiente reporte podrás corregir la desviación y ahora sí presentar un semáforo verde. Un verde verdadero. La mayoría de las veces esto no sucede. Y sigues presentando falsos verdes.
Cuando eres tú quien está recibiendo informes de proyectos sandía… ¿Realmente no se despierta en ti al menos una pequeña duda de por qué todo marcha bien? Yo se que sí, pero muchas veces lo dejamos pasar.
¿Cómo es que la agilidad nos ayuda con los proyectos sandía?
Si tú has estado en alguno de los dos lados del proyecto sandía, del lado que informa el avance o del lado que recibe, seguramente me podrás confirmar que el proyecto se estaba gestionando de forma predictiva.
Una de las grandes ventajas de gestionar los proyectos con un enfoque ágil es que, se espera que proporcionen valor, en forma de trabajo completado, de forma periódica. Con esto en mente, podrás vislumbrar que, en lugar de estar esperando un reporte mensual del estado del proyecto, podrás recibir trabajo completado.
Además del beneficio de ya no estar recibiendo semáforos en verde que en realidad son rojos, se reciben avances reales del proyecto, que eventualmente pueden generar valor en una etapa temprana. Los equipos reciben retroalimentación del cliente y los usuarios, lo que ayuda a descubrir problemas, tomar acciones para mejorar y realizar mejores planeaciones.
Conclusiones
Es momento de dejar de ser parte del problema. Si te están presentando mes a mes el estado del proyecto con semáforo en verde, sospecha de ello. Aunque esta sospecha seguramente surgió en ti de forma natural. Así que el siguiente paso es cuestionar la veracidad del reporte.
Si tú eres el que está presentando el proyecto sandía, asume la responsabilidad de compartir la información real. Muestra el color rojo con anticipación para que no sea una “sorpresa” al final del proyecto.
Y en ambas partes, consideren cambiar el enfoque de la gestión del proyecto por uno ágil, donde la transparencia y la entrega de valor de forma periódica nos ayudará a olvidarnos de los proyectos sandía.
Para capacitarte en agilidad y conocer distintos enfoques ágiles y Lean te recomiendo conocer el curso Disciplined Agile Scrum Master DASM.
Referencias
