La PMO debe conducir evaluaciones de proyectos para validar el apego a procesos comunes
Muchas oficinas de administración de proyectos (PMO) pasan bastante tiempo diseñando e implementando procesos comunes para conducir los proyectos de su organización y contribuyendo a desarrollar habilidades de dirección de proyectos en su personal. Pero, ¿está funcionando? La PMO puede validar si su trabajo realmente está trascendiendo en la organización mediante evaluaciones del proyecto.
Las evaluaciones de proyectos cumplen dos funciones:
• Cumplimiento. A través de un mecanismo sistemático de evaluación de proyectos, la PMO ayuda a asegurar que los responsables de proyectos utilicen los procesos definidos para la conducción de proyectos. Esto tiene muchos beneficios para la organización y para los proyectos per se.
• Mentoría. Las evaluaciones también pueden ser una oportunidad para el coaching. Durante la evaluación, la PMO puede ayudar al director del proyecto a entender la mejor forma de aplicar estos procesos a las características específicas de su proyecto.
Una cosa es que la PMO proporcione capacitación y tenga definidos todos los procesos y formatos adecuados. Otra cosa es que éstos sean realmente adoptados y utilizados por los equipos del proyecto. Si deseas cambiar la cultura y asegurarte de que los procesos sean usados, debes asegurarte de que los equipos de proyecto los utilizan correctamente. El propósito de la evaluación es determinar qué tan bien el gerente y el equipo del proyecto están utilizando los procesos definidos. Durante la evaluación, un miembro de la PMO hace una serie de preguntas para asegurar el cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos.
Para ayudar a reforzar las responsabilidades de los gerentes de proyecto, los resultados de la evaluación del proyecto deben ser documentados, explicados y devueltos tanto al gerente de proyecto como a su jefe. Además, los resultados se resumen y se envían al patrocinador de la PMO, al Comité Directivo y a otros stakeholders según sea el caso. Si un equipo de proyecto no está usando los procesos estándar, los gerentes senior y el patrocinador de PMO en última instancia, deben preguntar por qué. Esto es parte de un proceso de gobierno de proyectos. Después de todo, la organización necesita asegurar que esta cultura permee y rinda los frutos que se esperan de esta iniciativa.
Puede que no sea práctico evaluar todos los proyectos. En realidad, no es necesario. Si evalúa un proyecto en un departamento determinado y sale bastante bien, es probable que los otros proyectos en esa misma área también salgan bien, ya que el administrador funcional probablemente está ayudando con el liderazgo ejecutivo que se requiere. La conclusión opuesta puede ser válida si encuentra un proyecto que no está usando las prácticas establecidas.
Generar visibilidad sobre los proyectos que presentan omisiones debe ser suficiente para ejercer presión organizacional y que se hagan los cambios adecuados.
Un mecanismo menos invasivo y violento
En nuestra práctica de consultoría hemos encontrado todo tipo de casos durante el proceso de implementación de una cultura de dirección de proyectos, hay múltiples enfoques, estrategias y tácticas que pueden ser usados para arropar el cambio organizacional que requiere la adopción de una nueva forma de trabajo.
El uso de mecanismos de evaluación puede tener una connotación muy fuerte para algunas personas. Este proceso implica una relación activa de la PMO y pasiva del equipo de proyecto.
Un enfoque más participativo que hemos usado frecuentemente y que ha ayudado a entender por qué los equipos de proyecto “evaden” el uso de una metodología estándar es, la conducción de clínicas de acompañamiento.
En una clínica, la PMO abre un espacio de dialogo con uno o más equipos de trabajo, en él se identifica la forma en que los equipos están usando la metodología para detectar oportunidades. De igual forma, se refuerzan criterios, políticas y en general beneficios de usar un enfoque estandarizado para conducir proyectos.
La clínica también es un espacio en donde la PMO puede identificar los obstáculos que están enfrentando los gerentes de proyectos para poder utilizar este enfoque estandarizado. No siempre el problema radica en los equipos de proyecto y al detectar estos obstáculos, la PMO puede buscar incidir en los factores ambientales de la organización.
Al término de cada clínica la PMO genera un reporte con hallazgos y compromisos, esta información se distribuye con los stakeholders clave, incluyendo por supuesto a los equipos y gerentes de proyecto.
Resumen
Sería bueno si pudieras desarrollar un proceso común de gestión de proyectos, entrenar a todos, y luego sentarte y dejar que la magia suceda. Por desgracia, esto rara vez ocurre en una iniciativa de cambio cultural. La PMO debe considerar la implementación usando un enfoque holístico; incluyendo la validación de que los equipos de proyecto están utilizando la metodología como se espera. Estas evaluaciones señalarán el progreso general (o falta de progreso) que se ha logrado hasta ese momento.
Autor: Tom Mochal, PfMP, PgMP, PMP.
Traducido y adaptado por: Jorge Valdés Garciatorres, PMP, SMC.
