Los axiomas de la adaptación o tailoring
Por: Jorge Valdés Garciatorres, PMP.
Un inicio sinuoso y accidentado camino
En mis inicios como incipiente responsable de proyectos, había un mandato por lo que ha de haber sido una de las primeras PMOs en México. Se pensaba que gestionar un proyecto consistía en aplicar a raja tabla la Guía PMBOK® y esto era la exigencia generalizada para los que teníamos la fortuna de tener uno o más proyectos a cargo.
El concepto de dirección de proyectos llegó a la organización donde trabajaba allá por 1988 y desde un inicio me di cuenta que muchos de los problemas que había sufrido en mis proyectos, se podrían haber manejado mejor si hubiera usado una metodología formal, desde entonces me di a la tarea de estudiar de manera autodidacta y después en diversos cursos con instructores de primer nivel.
Sin embargo, el mandato era, usar la Guía PMBOK® y los 80 formatos derivados de ello para gestionar los proyectos. Por algún tiempo intenté, como muchos de mis colegas, acomodar el proyecto al reconocido estándar y mi vida fue una pesadilla. Proyectos simples se volvían complejos y los clientes o patrocinadores del proyecto se quejaban del tiempo que tomaba ver los resultados. Al final de un periodo que pareció casi interminable, los estrategas de la organización decidieron abdicar su exigencia de utilizar una metodología formal para gestionar proyectos. Durante ese periodo, las carpetas de proyectos eran dignas de ser postuladas al Premio Nobel de Dirección de Proyectos, en caso de que existiera, pero los resultados fueron muy modestos.
Tiempo después asistí a un curso ofrecido por el coordinador del proyecto que integró la primera edición del estándar del PMI y aprendí mucho. Quizás lo más importante fue encontrarme con el elusivo tema de la adaptación o tailoring. Desde entonces supe cómo es que funciona esto de la dirección de proyectos, el juicio experto y el involucramiento del equipo.
¿Qué es la adaptación?
El tailoring o adaptación está definido en la sexta edición del estándar como “[la acción de] determinar la combinación adecuada de procesos, entradas, herramientas y técnicas, salidas y fases del ciclo de vida para dirigir un proyecto”[1].
A diferencia de ediciones anteriores donde se dedicaban solo algunos párrafos a la adaptación, en esta misma edición, la 6ta, se dedica mucho más espacio al tema, tanto en la introducción, como en una sección introductoria a cada capítulo de las áreas de conocimiento.
En mi experiencia es la adaptación lo que ayuda a encontrar el balance entre el método y la práctica y considero que es una actividad crucial de la gente que lleva a cuestas la responsabilidad de entregar un proyecto.
Las leyes inmutables de la adaptación
La agilidad llegó para quedarse y con ella surge lo que se ha nombrado enfoques híbridos, en donde se combina “lo mejor” de los dos mundos (adaptativo y predictivo) para generar valor a través del proyecto.
En la sección de adaptación, el PMI® deja claro que el estándar es un compendio de buenas prácticas, no una metodología y aclara que, una “buena práctica” es el conocimiento que puede aplicarse de diversas formas al proyecto. Al no ser el estándar una metodología, todo lo que huela a método queda fuera del alcance del estándar.
Más allá del alcance del estándar y de lo que es o no una metodología, lo cierto es que, para conducir un proyecto, no hay enfoques perfectos de origen. El equipo es el responsable de entender el entorno, identificar las necesidades del proyecto, las características del trabajo a realizar, las restricciones y expectativas que existen alrededor del proyecto y sus resultados. En función de todo eso, hay que llevar a cabo la adaptación.
En este sentido, parte de la adaptación debe ser entonces, identificar qué herramientas y técnicas de todo el conocimiento acumulado (o al alcance del equipo) pueden ser adaptadas y adoptadas para que un proyecto entregue resultados, no importa si el enfoque prevaleciente es adaptativo o predictivo, el proyecto se puede beneficiar usando componentes de ambos enfoques según sea necesario.
Los axiomas de la adaptación
De toda esta reflexión, generé lo que yo llamo los axiomas de la adaptación y que aquí comparto contigo, amable lector:
- El proyecto es un sistema vivo que se tiene que gestionar para que entregue el valor esperado.
- Cada proyecto es único, por lo que la definición de éxito es parte de lo que se debe adaptar durante la concepción del mismo.
- Es la metodología la que se adapta al proyecto y sus características y no al revés.
- La adaptación tiene mejores resultados cuando es trabajada con el equipo y, en medida de lo posible, con el patrocinador.
- El conocimiento y experiencia agregada del equipo es fundamental para encontrar el balance adecuado entre complejidad y dosis metodológica.
- La complejidad es multidimensional y abarca la combinación de varios elementos del proyecto:
- La gestión e interrelación de procesos de dirección de proyectos y del área de aplicación[2].
- El manejo de la incertidumbre asociada al proyecto.
- La gestión de las relaciones entre los distintos stakeholders, tanto las formales como las menos formales, así como sus expectativas.
- La gestión de las restricciones del proyecto.
- En el proceso de adaptación el equipo no debe limitarse a aspectos predictivos o adaptativos, lo más importante es que estos elementos contribuyan a que el proyecto entregue valor a la organización.
Conclusiones
La adaptación es necesaria pues por definición, cada proyecto es único y en ese sentido, es importante definir metodologías que estén diseñadas para poder adaptarse a la naturaleza y características singulares de cada proyecto.
Si quieres generar resultados positivos con tu proyecto, la adaptación no es opcional, esta actividad que pasó más de 20 años en calidad de incógnito, es un valioso recurso del director de proyecto y su equipo de trabajo para lograr un balance entre la flexibilidad y el nivel de control que se requieren para que los proyectos entreguen valor.
[1] Guía PMBOK 6ta edición en español, P699, Project Management Institute, 2017.
[2] Área de aplicación se refiere al trabajo técnico que debe hacerse durante el proyecto para crear el producto, servicio o resultado final. Típicamente las fases del proyecto están asociadas a los procesos de producción del entregable final.
