Los beneficios de una oficina de dirección de proyectos PMO en tu organización
En el camino de profesionalizar la disciplina de dirección de proyectos es probable que evalúes los beneficios de una Oficina de Dirección de Proyectos PMO en tu organización. En este artículo te decimos por qué es buena idea tener una.
¿Qué es una PMO?
Una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), Project Management Office por sus siglas en inglés, es un grupo o departamento que define, mantiene y garantiza los estándares de gestión de proyectos dentro de una organización.
De acuerdo con la Guía PMBOK ® séptima edición, la PMO representa una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, herramientas, metodologías y técnicas.
Tipos de PMO
El tipo de PMO ideal para tu organización, va a depender del nivel de madurez de varios factores como: Experiencia en dirección de proyectos, el tipo de proyectos que se ejecutan, experiencia en enfoques ágiles y la estructura organizacional, entre otros.
A continuación, te compartimos algunos de los tipos de PMO que puedes considerar para tu organización:
De Soporte: Es una PMO de mentoría para los Directores de Proyectos, provee herramientas, documentos, formatos, coaching y asesoría a todo aquel que lo necesite para sus proyectos. En este nivel se limita a ser una guía y ayuda para que la cultura de la dirección de proyectos comience a permear en la organización. Su grado de control es reducido.
De Control: Este tipo de PMO cumple también con actividades de soporte. Tiene a su cargo algunos proyectos dentro de la organización en los que se dedica a monitorear el avance de los mismos, a la vez que registra métricas, resultados obtenidos y una base de conocimiento para otros proyectos. Su grado de control es moderado.
Directiva: Muchas veces este tipo de PMO sugiere cierta madurez de la organización en la disciplina de dirección de proyectos. Ejercen el control de todos los proyectos asumiendo la propia dirección de los mismos. Los directores de proyecto son asignados por la PMO y rinden cuentas a ella. Estas PMOs ejercen un grado de control elevado.
PMO Ágil: Creada con el objetivo de cumplir que los proyectos entreguen el valor adecuado. Se basa en una mentalidad de colaboración con el cliente y se espera que sea multidisciplinaria, es decir, que este familiarizada con varias competencias que van más allá de la propia dirección de proyectos.
Centro de Excelencia Ágil: Podríamos decir que es una evolución de la PMO Ágil. Las organizaciones con estructuras más planas, iniciativas centradas en el cliente y enfoques de entrega más adaptables pueden adoptar una estructura de Centro de Excelencia Ágil (ACoE) u Oficina de Entrega de Valor (VDO). Las cuales cumplen un rol habilitador, más que una función de gestión o supervisión.
Los beneficios de una oficina de dirección de proyectos PMO en tu organización
Ofrecen orientación acerca de la dirección de proyectos
La PMO funciona como una entidad que apoya la coherencia en la forma en que se ejecutan los proyectos. Pueden proporcionar pautas, plantillas y ejemplos de buenas prácticas, junto con capacitación y coaching.
La estandarización en la forma de dirigir proyectos promueve un panorama de negocio común a todos los proyectos.
Ayuda a mantener los proyectos en marcha
Asumen el compromiso de garantizar el éxito del proyecto. Debido a su evaluación basada en métricas, puede ayudar a mantener los proyectos dentro del cronograma y dar alertas cuando el alcance, el tiempo o los costos amenacen con salirse de lo paneado.
Se centran en el dimensionamiento correcto de los procesos y la gobernanza, en función de las características únicas de cada proyecto, para producir resultados de alta calidad de manera eficiente, rápida y efectiva.
La PMO tiene una vista general del panorama
Mantener alineados los objetivos del proyecto con los estratégicos o de negocio es clave para que los proyectos cumplan su objetivo de impulsar cambios positivos en las organizaciones. La visión sistémica de la PMO permite evaluar el desempeño de los proyectos en el contexto del éxito general de la organización en lugar de maximizar los resultados de un proyecto específico.
Ayuda con las comunicaciones
La PMO funciona también como un catalizador de las comunicaciones entre proyectos. Esto ayuda a entender mejor las implicaciones y dependencias, facilitando la comunicación entre proyectos y entre la organización.
La gestión correcta de las comunicaciones ayuda a transferir el conocimiento valioso obtenido en cada proyecto. Lo que ayuda con los proyectos en ejecución y los futuros.
PMO comparte recursos en toda la organización
Los recursos siempre son limitados. Y a veces la cantidad de iniciativas de proyectos parecieran que son ilimitadas. La PMO puede ayudar a diseñar estrategias para el uso eficiente de los recursos en los distintos proyectos.
A la vez que se centrará en priorizar las iniciativas críticas. Si bien todos los proyectos son importantes, la PMO debe tener la capacidad de priorizar aquellas iniciativas que obtendrán el mayor valor posible al negocio.
Conclusiones
La PMO es una entidad que le ayudará en la profesionalización de la dirección de proyectos en su organización.
Por supuesto, una oficina de dirección de proyectos por sí sola no es suficiente. Necesita personas con las capacidades adecuadas, procesos probados y tecnología de soporte para aprovecharlo al máximo.
La invitación es que tomes acción para profesionalizar la dirección de proyectos en tu organización y comiences a percibir los beneficios. Si ahora te encuentras en un punto donde te sientes abrumado por no saber dónde comenzar, puedes ponerte en contacto con nosotros para apoyarte. Juntos analizaremos el contexto actual, tuyo y el de tu organización, para definir cuáles deben ser los primeros pasos.
Referencias
