Mejoramiento Continuo Guiado (GCI): Acelerando el Bucle Kaizen Ágil
Una filosofía fundamental de ágil es que los equipos deben apropiarse de sus procesos, o como nos gusta decir en Disciplined Agile (DA), los equipos deben escoger su manera de trabajar (Way of Working, WoW). Claro que esto es más fácil decirlo, que hacerlo. El reto es que cada equipo es único y enfrenta una situación específica; en otras palabras, el contexto cuenta. Es más, no existen “mejores prácticas”, en su lugar, cada práctica tiene beneficios y funciona muy bien en ciertas situaciones y pobremente en otras. Peor aún, no sabes realmente qué tan bien funcionará una técnica para ti hasta que realmente la pruebes en tu ambiente. De acuerdo con todo esto, ¿cómo puede un equipo escoger su WoW?
Mientras trabajamos con organizaciones ayudándoles a escoger su WoW, hemos desarrollado una técnica a la que llamamos “Guided Continuous Improvement” (GCI) o Mejoramiento Continuo Guiado.
Empecemos con algunas definiciones:
• Un bucle Kaizen (Kaizen Loop) es un enfoque en el que el equipo experimenta con un pequeño cambio en su manera de trabajar (WoW), adoptando el cambio si este funciona en su contexto específico o abandonándolo si no. El objetivo de Kaizen es generalmente reducir, o mejor aun, eliminar el desperdicio (muda), o eliminar el trabajo excesivamente duro (muri).
• Mejoramiento continuo es el acto de aplicar una serie de bucles Kaizen para mejorar tu WoW en el tiempo.
• El Mejoramiento Continuo Guiado (GCI) extiende la estrategia del bucle Kaizen para utilizar una guía probada que ayude a los equipos a identificar técnicas que funcionen en su contexto. Esto incrementa el porcentaje de experimentos exitosos, por lo tanto incrementa la tasa general de mejoramiento de procesos.
Este artículo se organiza en los siguientes tópicos:
1. Cada equipo escoge su propio WoW.
2. Los métodos/marcos ágiles solo te llevan hasta cierto punto.
3. Kaizen: Mejoramiento a través de pequeños cambios.
4. Mejoramiento Continuo Guiado.
5. Escapar de la prisión del método.
6. Pensamientos finales.
1.- CADA EQUIPO ESCOGE SU PROPIO WOW
Generalmente, a los equipos se les sugiere que se adueñen de sus procesos; que escojan su WoW. Este es un buen consejo por diferentes razones:
a) El contexto cuenta.
La gente y los equipos trabajarán de manera diferente dependiendo del contexto de su situación. Cada persona es única, cada equipo es único y cada equipo se encuentra en una situación única. Un equipo de cinco personas trabajarán diferente que un equipo de veinte o que un equipo de cincuenta. Un equipo en una situación regulatoria crítica para la vida trabajará diferente que un equipo en una situación no regulatoria. Nuestro equipo trabajará diferente que tu equipo porque somos diferentes personas con nuestras capacidades, preferencias y antecedentes propios.
Para ser efectivo, un equipo debe se capaz de escoger prácticas y estrategias para encargarse de la situación que enfrenta. Lo que implica que ellos necesitan conocer cuáles son estas opciones, cuáles son los beneficios de cada una, y cuándo no aplicar cada una. Dicho de otra manera, ellos necesitan ya sea un conocimiento profundo de procesos de software, lo cual pocos tienen, o necesitan tener una buena guía que les ayude a tomar estas decisiones relacionadas con procesos.
c) Debemos optimizar el flujo.
Queremos ser efectivos en la manera en que trabajamos, e idealmente, encantar a nuestros clientes/interesados mientras lo hacemos. Para hacerlo, necesitamos optimizar el flujo de trabajo dentro de nuestro equipo y en la manera como colaboramos con otros equipos a lo largo de la organización.
d) Queremos ser estupendos.
¿Quién no quiere ser estupendo en lo que hace? ¿Quién no quiere trabajar en un equipo estupendo o para una organización estupenda? Una parte importante de ser estupendo es permitir a los equipos escoger su manera de trabajar y permitirles experimentar constantemente para identificar mejores maneras en que puedan trabajar.
En breve, creemos que es tiempo de recuperar Ágil. Martin Fowler acuñó el término Complejo Industrial Ágil (Agile Industiral Complex, AIC) para referirse a la observación de que muchos equipos están siguiendo una estrategia “falsamente ágil”, algunas veces llamadas “ágiles en nombre solamente” (Agile in Name Only, AINO). Este es generalmente el resultado de organizaciones que adoptan un marco de perspectiva tales como SAFe, y luego fuerzan a los equipos a adoptarla independientemente de si tiene o no sentido hacerlo (y raramente tiene). O, fuerzan a los equipos a seguir la aplicación estándar de Scrum. Aunque el ágil convencional es muy claro en que los individuos y las interacciones están sobre los procesos y herramientas, a los equipos se les debería permitir, y mejor aun se les debe respaldar, para elegir y luego evolucionar su WoW.
2.- LOS MÉTODOS/MARCOS ÁGILES SOLO TE LLEVAN HASTA CIERTO PUNTO
Muchos equipos inician su travesía ágil adoptando un método ágil como Scrum, Extreme Programming (XP) o Dynamic Systems Development Method (DSDM)-Atern. Los equipos ágiles grandes que lidian con el “escalamiento” pueden escoger adoptar SAFe, LeSS o Nexus para nombrar unos pocos. Cada uno de estos métodos/marcos se encarga de cierto(s) tipo(s) de problema(s) específico(s) que los equipos ágiles enfrentan y desde nuestro punto de vista, ellos son bastante prescriptivos en el sentido en que no te proveen muchas opciones. Otro problema es que solo se encargan de algunos aspectos de agilidad táctica a escala y cierta agilidad no estratégica a escala, sin importar su publicidad acerca de ser marcos ágiles para escalar.
Algunas veces, particularmente cuando los marcos se aplican a contextos en los que no son ideales, los equipos encuentran que necesitan invertir un tiempo importante en “desescalarlos” para remover las técnicas que no aplican para su situación y luego añadirlos nuevamente en otras técnicas en que sí aplican. Dicho esto, cuando los marcos se aplican en el contexto apropiado, pueden funcionar bastante bien en la práctica.
Cuando adoptas exitosamente uno de estos métodos/marcos prescriptivos, la productividad de tu equipo tiende a seguir la curva que se muestra en la Figura 1. Primero existe una caída en productividad porque el equipo está aprendiendo una nueva manera de trabajar, está invirtiendo tiempo en entrenamiento y generalmente la gente está aprendiendo nueva técnicas. Con el tiempo, la productividad se incrementa posicionando sobre lo que fue originalmente, pero eventualmente descubrirás que la productividad del equipo se estabiliza.
Figura 1.- Efectividad del equipo cuando adopta un método o marco prescriptivo.
Algo de la retroalimentación que recibimos acerca de la Figura 1 es que no puede ser, dado que se sostiene que con Scrum puedes hacer dos veces la cantidad de trabajo en la mitad del tiempo. Tristemente, esta afirmación de incremento de productividad en 4X no parece mantenerse a flote en la práctica.
Un estudio reciente que cubre 155 organizaciones, 1.500 equipos en cascada y 1,500 ágiles, encontró que el incremento real de productividad en equipos ágiles, la mayoría siguiendo Scrum, es cercana a 7% o 12%. A escala, donde la mayoría de organizaciones ha adoptado SAFe, la mejora baja a del 3% al 5%.
Estamos corriendo constantemente entre equipos que han adoptado un método ágil prescriptivo, muy regularmente Scrum o SAFe, que se han estabilizado porque han caído en uno o más problemas no directamente producidos por su marco/método escogido. Porque el método no se encarga de los problemas que enfrenta y porque ellos no tienen la experiencia en esa área, tienden a trastabillar. Ivar Jacobson ha acuñado la frase: “están atrapados en la prisión del método”.
3.- KAIZEN: MEJORAMIENTO A TRAVÉS DE PEQUEÑOS CAMBIOS
Desde los años 80, la comunidad Lean ha mostrado que una manera efectiva de desarrollar sus procesos es hacerlo como una serie de pequeñas mejoras incrementales, una estrategia llamada Kaizen. Numerosas organizaciones han tomado este enfoque a través de los años, y prácticamente cada una de las historias de éxito de DevOps se basa en una estrategia de mejoramiento continuo de varios años basado en Kaizen.
La Figura 2 muestra al flujo de implementación de una sola mejora, con el bucle de Deming Planificar, Hacer, Estudiar, Actuar (Plan-Do-Study-Act, PDSA) a mano derecha para indicar la naturaleza iterativa de todo el proceso.
Figura 2.- Correr un experimento para desarrollar tu WoW.
Exploremos cada paso:
a) Planificar: Identificar un mejoramiento potencial.
El equipo identifica una técnica, ya sea una práctica o una estrategia, que piensen que funcionará para ellos. Esto puede ser algo que alguien en el equipo haya hecho antes, algo sobre lo que hayan leído, o incluso una idea que hayan identificado por su cuenta. Una consideración importante es tratar una en la que sea “seguro fallar”, en la que no tengas que poner tu equipo en riesgo por experimentar con una nueva WoW. Si un experimento se considera demasiado riesgoso para intentar, trata de desagregarlo en una serie de experimentos más pequeños que sean menos riesgosos. También es crítico identificar el criterio con el cual vas a evaluar la efectividad de la técnica. Idealmente, la mayoría de los criterios son cuantificables por naturaleza, aunque no debes ignorar las medidas cualitativas también.
b) Hacer: Probar el nuevo WoW (experimentar).
El equipo necesita ver qué tan bien funciona la técnica para ellos en su ambiente. ¿Tienen las habilidades para desempeñar la técnica? ¿Qué tan bien funciona dada su organización y la cultura del equipo? El equipo debe dar al experimento el tiempo suficiente para determinar qué tan bien funciona en la práctica. Esto puede tomar desde varios días a varios meses, aunque en la mayoría de los casos, varias semanas es suficiente.
c) Estudiar: Evaluar la efectividad.
Luego de que has corrido el experimento debes evaluar qué tan bien funcionó para ti. Esta evaluación debería ser con respecto al criterio que conviniste al inicio.
d) Actuar: Adoptar o abandonar el nuevo WoW.
Algunas veces, encontrarás que una nueva técnica funciona increíblemente bien para ti, y otras veces experimentarás el otro extremo y descubrirás que una técnica es un fracaso abismal para ti. Pero en la mayoría de los casos habrá algunos aspectos de la técnica que funciona bien para ti y otros aspectos que no (una indicación que tal vez necesites considerar cuando corres un nuevo experimento para identificar una solución). Nuestro consejo es que adoptes aquello que funciona bien para ti y abandones, o mejor aun, mejores aquello que no funciona.
e) Actuar: Comparte las lecciones aprendidas.
Los equipos DA son conscientes de la empresa, reconocen que ellos son solamente uno de varios equipos dentro de la organización. Entonces, cuando tu equipo aprende algo acerca de una técnica, la consecuencia es que debe compartirlo con otros. El objetivo del proceso Evolucionar el WoW, aborda las estrategias para hacerlo.
La Figura 3 muestra cómo la efectividad de tu equipo mejora en el tiempo con un enfoque de mejora continua. Cuando experimentas con una nueva técnica y funciona bien para tu equipo, la efectividad del equipo mejora. Cuando un experimento “falla”, la efectividad de tu equipo cae un poco. La técnica no funcionó bien en tu situación, pero terminas el experimento y vuelves a tu manera de trabajar previa (el nivel de efectividad de tu equipo vuelve a donde estaba).
Figura 3.- Experimenta para desarrollar tu WoW
Cuando adoptas una mentalidad Kaizen y te mantienes en ella, la efectividad de tu equipo se incrementa con el tiempo según la Figura 4. La figura también muestra que cuando adoptas por primera vez una estrategia de mejoramiento continuo, la efectividad de tu equipo cae al inicio porque están aprendiendo cómo seguir el proceso de mejoramiento continuo de la figura 2. En muchas maneras, inicias este viaje de mejoramiento a través de probar con esta estrategia basada en la experimentación.
Figura 4.- Mejoramiento continuo a lo largo del tiempo.
Algunas organizaciones tienen problemas con la idea de experimentar, probablemente porque aún creen en la idea de las “mejores prácticas” y generalmente están buscando una solución fácil. Tienen miedo de experimentar porque pueden fallar, no se dan cuenta de que un experimento fallido te enseña qué no funciona para tu equipo dadas las circunstancias actuales. Probar con pequeños experimentos “seguros” es absolutamente crucial para mejorar tu WoW.
4.- MEJORAMIENTO CONTINUO GUIADO (GCI)
¿Entonces, qué podemos hacer para mejorar en esto? El eje es el primer paso en el proceso de la Figura 2, la identificación de la técnica con la que se experimentará. Como ves en la Figura 5, cuando mejoramos la probabilidad de que una técnica funcione en nuestra situación, nuestra efectividad se incrementa más rápido debido a que hay más experimentos exitosos. A esto lo llamamos mejoramiento continuo guiado (CGI).
Figura 5. El mejoramiento continuo guiado incrementa la probabilidad de tener experimentos exitosos.
Es una idea simple: Con mejores procesos de decisión, nuestra tasa de mejoramiento de procesos es más rápida, tal como lo puedes ver en la figura 6.
Figura 6. La efectividad del equipo mejora a una taza mayor con Mejoramiento Continuo Guiado.
Existen tres maneras en que adoptas un enfoque basado en GCI:
1- Contratar un Coach con experiencia.
Aunque puede ser difícil de encontrar un coach ágil, ellos existen. Si tienes la suerte de encontrar uno de ellos, sigue su guía.
2- Aplicar el toolkit de herramientas de Disciplined Agile (DA).
Existen diferentes maneras en las que puedes aplicar el toolkit de herramientas de DA para ayudarte a tomar mejores decisiones. En lugar de prescribir las “mejores prácticas” que debes adoptar, DA te advierte sobre problemas relacionados con los procesos en los que debes pensar, y las opciones disponibles para ti. Tales problemas incluyen lo que debes considerar cuando escoges un ciclo de vida, qué debes considerar cuando formas tu equipo y qué debes considerar cuando te encargas de las necesidades cambiantes de los interesados (para nombrar algunas cosas importantes).
3- Entonces, el kit de herramienta de DA te presenta opciones potenciales y los beneficios asociados con esas opciones.
Esto te da una idea acerca de con qué técnicas podrías querer experimentar y qué podría pasar si lo haces, lo que permite hacer un mejor proceso de toma de decisiones. El Sitio Disciplined Agile Delivery revisa estas decisiones y el libro Choose Your WoW! Resume los beneficios de Disciplined Agile Delivery (DAD). GCI es una de varias estrategias para aplicar el toolkit de herramientas de DA. Consulta el objetivo del proceso Evolve Your Way of Working (WoW) Evolve Your WoW para más ideas.
Los dos puntos de arriba. Los buenos coaches tienen la humildad para reconocer que no lo saben todo y harán uso de su caja de herramientas para ayudarte a tomar mejores decisiones acerca del nuevo WoW con el que experimentarás.
5.- ESCAPANDO DE LA PRISIÓN DEL MÉTODO
La buen noticia es que estas dos estrategias, adoptar un método/marco prescriptivo, luego mejorar tu WoW a través de GCI, pueden combinarse como lo ves en la Figura 7. Por medio de aplicar una estrategia de mejoramiento continuo, o mejor aún GCI, tus esfuerzos de mejoramiento de procesos vuelven pronto a la normalidad.
Además, debido a que la situación empresarial de base que enfrentas está cambiando constantemente, no puedes dormirte en los laureles, en su lugar, debes ajustar tu WoW para que refleje la situación que se desarrolla.
Figura 7. Evolucionando lejos de un método ágil prescriptivo.
Para dejarlo claro, GCI al nivel del equipo tiende a ser una versión simplificada de lo que harías en un nivel organizacional. Al nivel del equipo, ellos pueden optar por mantener una lista de cosas (backlog) pendientes que desean mejorar. En el área organizacional, o niveles de empresa, podemos tener un grupo de gente guiando esfuerzos grandes de transformación o mejoramiento que se enfocan en permitir a los equipos escoger sus WoWs y encargarse de temas organizacionales grandes que los equipos no pueden resolver fácilmente por sí mismos.
6.- PENSAMIENTOS FINALES
El mejoramiento continuo, evolucionar tu WoW a través de experimentos, es una manera probada de alcanzar un mejoramiento de procesos que perdure en el tiempo. Los practicantes de Lean han estado haciendo esto por décadas y prácticamente cada caso DevOps te aconseja evolucionar tu WoW de esta manera. El mejoramiento continuo guiado (GCI) da un paso más allá y acelera tus esfuerzos de experimentación. Los métodos/marcos ágiles te llevarán solo a una parte del camino hacia trabajar efectivamente, el resto de tu viaje requiere que adoptes una estrategia de constantemente aprendizaje y mejoramiento continuo. Disciplined Agile y más aun los practicantes de DA, te ayudarán a hacerlo.
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Autor: Disciplined Agile Consortium. © 2013-2019 Project Management Institute, Inc.
Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC
Adaptación: Enrique Ledesma M.Sc., PMP, CDA, STC, SPOC, SMC, SDC
