Metodología TenStep
Muchas veces nos hemos encontrado en medio de un proyecto al cual no se le ve un final feliz, incluso, seguramente hemos sido parte de proyectos que no tuvieron el menor éxito, las razones para estos malos resultados pueden ser diversos y muy variados, encontrar la fórmula mágica para un proyecto exitoso aun no ha sido elaborada, pero metodologías como la de TenStep nos proporcionan más que una serie de pasos a seguir, una serie de experiencias de proyectos exitosos.
A continuación te presentamos los 10 pasos de la metodología TenStep para planificar y gestionar tus proyectos de una forma más adecuada:
1. Definición del trabajo. Antes de iniciar cualquier actividad del proyecto es necesario realizar una planificación. Lo hemos dicho repetidamente y no nos cansaremos de hacerlo, dedicar un buen tiempo a la planificación del proyecto aumenta las posibilidades de éxito en un proyecto.
Definir el trabajo implica: Reunirse con los interesados del proyecto, determinar los objetivos, alcance y riesgos, crear un borrador de la Acta de Constitución del Proyecto para que los interesados la revisen, actualizar el Acta ara obtener la aprobación y desarrollar el plan de dirección del proyecto.
2. Integración del cronograma y presupuesto. El cronograma y el presupuesto son creados a la par con el entregable del Acta de Constitución de Proyecto. El cronograma es una herramienta vital para asegurar que el equipo conoce qué es lo que necesita hacer. El presupuesto representa la cantidad de dinero disponible para gastar en el proyecto.
La integración del cronograma y presupuesto implica: Crear la Estructura de Descomposición del Trabajo, estimar el trabajo en horas de esfuerzo, secuenciar las actividades, asignar recursos, determinar la duración del proyecto, estimar los costos del proyecto y establecer revisiones.
Con estos dos puntos se tiene cubierto el proceso de planificación, del cual se deben obtener: La Acta de Constitución del Proyecto, el plan de manejo, el cronograma y el presupuesto.
3. Gestión del cronograma y del presupuesto. Gestionar el cronograma significa que comprendemos el trabajo que se debe completar, quién está asignado a él, cuando se debe concluir, etc. El gerente de proyecto debe evaluar el cronograma de manera continua y determinar el estado actual del proyecto.
La gestión del presupuesto implica: Verificar los gastos actuales contra el presupuesto, revisar el presupuesto y el proyecto para buscar señales de problema, determinar cómo resolver cualquier problema de presupuesto y validar que el presupuesto restante cubrirá el trabajo restante.
4. Gestión de incidentes. Los incidentes son más que solamente problemas comunes. Son problemas que cumplen criterios específicos. Un incidente es un problema formalmente definido que impedirá el progreso del proyecto, por lo cual antes de buscar ser resuelto, debe ser documentado. Un incidente se presenta si el problema está impidiendo el desarrollo del proyecto y si se requiere ayuda externa para resolverlo.
5. Gestión del cambio. Por más detallada que haya sido nuestro proceso de planificación existen cambios en el desarrollo del proyecto que jamás hubiéramos podido visualizar. El propósito de la gestión de cambios de alcance es proteger la viabilidad del Acta de Constitución del Proyecto y los requerimientos actuales aprobados del negocio.
La gestión del cambio implica: Identificar la solicitud del cambio de alcance, actualizar el cambio del alcance, solicitar el valor de negocio del cambio, determinar el impacto del cambio, tomar el valor e impacto para que lo apruebe el patrocinador, si se aprueba, actualizar el cronograma y presupuesto para reflejar cualquier impacto.
6. Gestión de la comunicación. La comunicación apropiada en un proyecto es un factor crítico de éxito para la gestión de las expectativas del patrocinador y las partes interesadas. Si estas personas no estén bien informadas de los avances del proyecto, existe una probabilidad mucho mayor que se enfrenten a problemas debido a las distintas expectativas y sorpresas.
La gestión de la comunicación implica: Determinar las necesidades de comunicación, crear un plan, ejecutarlo y gestionar la comunicación.
7. Gestión del riesgo. El riesgo se refiere a condiciones o circunstancias futuras que existen fuera del control del equipo de proyecto y que tendrán un impacto adverso en el proyecto si se llegan a presentar.
La gestión del riesgo implica: Crear el plan de gestión de riesgos, identificar los posibles riesgos, analizar cuáles son los de mayor importancia, crear un plan de contingencia y controlarlos durante el proyecto.
8. Gestión de Recursos Humanos. El gerente de proyecto es responsable de los procesos usados para la gestión de proyectos y para la gestión de personal.
La gestión de recursos humanos implica: Crear planificación de recursos humanos y políticas, adquisición del equipo de proyecto, desarrollo del equipo y gestión del mismo.
9. Gestión de la calidad y métricas. El propósito de la administración de la calidad es comprender las expectativas del cliente, para después hacer una planeación que satisfaga esas necesidades. Las métricas se utilizan para dar alguna indicación del estado de la calidad.
La gestión de la calidad y métricas implica: crear un plan de gestión de calidad, determinar las expectativas del cliente, crear métricas que validen las expectativas, crear un aseguramiento de la calidad para evitar errores, crear un control de calidad para inspeccionar errores y validar si se cumplieron las expectativas de calidad.
10. Gestión de las adquisiciones. La adquisición se refiere a los aspectos de la gestión de proyectos relacionados con la obtención de bienes y servicios de empresas externas. Esto se refiere específicamente a los vendedores y proveedores.
La gestión de las adquisiciones implica: Recopilar y clasificar las necesidades del negocio, crear una larga lista de proveedores, crear una corta lista de proveedores, realizar una selección final y negociar el contrato y comprobar el estado de los contratos con los proveedores.
Al compartir esta metodología queremos que tengas más herramientas de donde apoyarte para llevar por buen camino tus proyectos.
Sobre el autor: Omar García
