Por: Héctor Pérez, PMP® PMO-CP®, DAC

¿Tu PMO está generando los resultados que esperabas cuando fue creada?

Muchos líderes empiezan su viaje de implementación de la PMO con mucho entusiasmo y con un diseño inicial, definen una estructura, establecen procesos y redactan manuales… y aun así, meses después, se dan cuenta que la organización continúa trabajando exactamente igual que antes.

Y no es que no le hayan puesto esfuerzo, lo que sucede es que diseñar una PMO no garantiza que se pueda operar con el impacto que se espera.

El reto es tener un buen diseño y luego trasladarlo a acciones que permitan realizar este diseño y conseguir ese impacto tan deseado.

Con frecuencia, el esfuerzo se centra en los productos que dan soporte a los servicios que presta la PMO y no lo suficiente en el impacto que el flujo de valor de los proyectos debe tener para entregar valor a la organización y que la PMO debe activar. En otras palabras, no es solo definir correctamente lo que la PMO va a hacer, sino que es necesario lograr que ocurra.

Los servicios que la PMO va a prestar deben ser obtenidos a partir de las necesidades identificadas a partir del contexto de los proyectos en la organización (cultura, gobierno, herramientas, competencias, servicio al cliente, tipo de proyectos, etc.), y también de las necesidades que tienen los interesados y los clientes de esta PMO y luego deben ser priorizados por el impacto que se espera de ellos.

El Ciclo que impulsa los servicios de la PMO

En Proyectum hemos comprobado que las PMO que mejor logran la entrega de valor para sus organizaciones, además de hacer un muy buen trabajo en el diseño de los servicios de la PMO, al momento de implementar estos servicios aplican un enfoque simple pero muy efectivo:

Este ciclo facilita la labor de la PMO y aplica a cada servicio que vaya a implementar:

• Planifica: Establece para cada servicio qué recursos requiere, qué nivel de esfuerzo, cuánto tiempo se requiere para desarrollar y desplegar, y cuáles métricas y criterios de éxito tiene, así como los riesgos que involucra.
• Despliega: Desarrolla el servicio, realiza la comunicación del servicio y la capacitación al cliente para desplegar, y luego despliega el servicio
• Valida: Define un período de observación, mide si se han cumplido los criterios de éxito, mide resultados e interpreta la evidencia — ¿se logró el impacto esperado? ¿cómo lo perciben los clientes? ¿qué aprendimos? — Comunica los resultados.
• Repite: Realiza una reflexión y ajusta lo que no funcionó, refuerza lo que sí, y vuelve a empezar revisando y mejorando el servicio para que realmente impacte a los clientes de la PMO.

Estos servicios que el equipo ha desplegado van a evolucionar conforme la organización evoluciona; la mentalidad del equipo de la PMO ya no se centra en cumplimiento de procesos y en vigilarlos, se amplía a conectar resultados con decisiones y recursos con un enfoque más como aliado estratégico para los ejecutivos, fortaleciendo capacidades organizacionales.

Este cambio de mentalidad hace que la conversación del equipo de PMO con sus clientes sea distinta y sea orientada a valor para el negocio en lugar de enfocarse en controles.

¿Cómo sabes si estás generando impacto? 

El equipo de PMO debe definir también al inicio de su diseño, las métricas de desempeño que hagan sentido para su entorno, algunos ejemplos de estas métricas pueden ser:

• Cantidad de proyectos completados por período (trimestre, semestre, año)
• Satisfacción del patrocinador
• Beneficios obtenidos vs. planificados o retorno de portafolio de proyectos
• Mejora en los niveles competencia
• Mayor colaboración entre áreas para lograr el valor esperado.

Conclusión

Una PMO que aprende y evoluciona es una PMO que será exitosa. El ciclo planifica-despliega-valida-repite, no solo mejora la eficiencia de una PMO, sino también crea evidencia del valor que esta genera, incrementando la confianza del equipo ejecutivo en la PMO.

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